10 Tipps für die Budgetierung Ihres ERP-Systems

Budgetierung_ERP-System

Die meisten ERP-Projekte beginnen lange vor der eigentlichen Evaluation. Nämlich dann, wenn der Antrag für ein Evaluationsprojekt gestellt wird. Meist ist hier die Frage, lohnt sich die Evaluation und was kostet das neue ERP-System? Eine berechtigte Frage, aber keine einfache. Hier finden Sie 10 Tipps für den Umgang mit der Budgetierungsfrage in ERP-Projekten:

1. Warum…? Klären Sie die zentrale Frage

Die Gründe, warum ERP-Systeme abgelöst werden sollen, sind sehr vielfältig. Vielleicht wird die bestehende Lösung vom ERP-Hersteller nicht mehr weiter entwickelt, Ihr Unternehmen ist schnell gewachsen oder es ist in neue Bereiche vorgestossen, die von der bestehenden Lösung nicht mehr ausreichend unterstütz werden. Der Grund für die Ablösung gibt Ihnen wichtige Hinweise zum Umfang des Projekts. Die Suche nach einem neuen ERP-System, das sich vom Funktionsumfang mit dem bestehenden deckt ist etwas anderes, als der Ersatz des bestehenden Buchhaltungssystems mit Reengineering sämtlicher Prozesse, Vollintegration aller Produktionsanlagen und Anbindung an die drei wichtigsten Key-Accounts.  Und das muss sich auch in Ihrer Budgetierung niederschlagen.

2. Definieren Sie den Umfang

Meist hängt an einem ERP-System mehr als man im ersten Augenblick vermutet. Lagerverwaltungs-, Product-Lifecycle-Management-, Tourenplanung-, Web-Shopsysteme sind nicht selten angebunden. Hier stellt sich die Frage, bleiben diese bestehen, sollen Sie durch das ERP- oder durch ein anderen System ersetzt werden?

Erkundigen Sie sich auch nach anderen, geplanten oder parallel laufenden Projekten. Häufig sind sie ein guter Grund, das Projektbudget aufzustocken oder tiefer zu kalkulieren.

3. Das ERP-System ist kein Produktionsmittel

Auch der Nutzen eines ERP-Projekts kann Teil der Budgetierung sein: Oft wird in ERP-Projekten hierzu eine einfache Rechnung mit Nutzwertanalyse und Investitionsrechnung erstellt. Beides adäquate Mittel für die Investition in Produktionsmittel. Über die Auslastung, die Investitions- und Betriebskosten kann relativ leicht ein Stundensatz kalkuliert, der Vergleich mit den Marktpreisen erstellt und der Nutzen kalkuliert werden. Bei ERP-Systemen haben wir solch abenteuerliche Kalkulationen auch schon gesehen (Anwender arbeiten zu 70% im ERP-System, sind mit dem neuen um 5% schneller…). Das ist gelinde gesagt Humbug. Spätestens wenn versucht wird, die Systeme damit zu vergleichen (bei dem einen sind wir 5.4% schneller, beim anderen 6.3%) wird das hoffentlich allen klar. ERP-Systeme unterstützen Geschäftsmodelle meist nicht nur, sie machen sie oft erst möglich.

Nutzen kann monetär und messbar sein (z. B. durch Reduktion der Betriebskosten). Es kann (und wird) aber auch nichtmonetären und nicht quantifizierbaren Nutzen (z. B. Reduktion von Ausfallrisiken, bessere Datenqualität) geben. Das wäre dann ein Fall für den Business Case in Punkt 8 dieser Liste.

4. Seien Sie skeptisch gegenüber Richtwerten

Im Internet kursieren verschiedene Richtwerte, sei es für Lizenzkosten, die Wartung oder das Gesamtbudget. Die Richtwerte für Lizenzen bewegen Sich je nach Schätzung zwischen CHF 1500 und CHF 10’000 Franken pro User (fast Faktor 7!), bei den Gesamtinvestitionskosten zwischen CHF 5’000 und CHF 17’000 pro User (Faktor 10). Mir ist schon klar, dass es einige Leser dieses Blogs geben wird, die Ihr Budget jetzt anhand der Mittelwerte der genannten Kostenrahemn aufstellen. Tun Sie es nicht! Das wäre, wie wenn Sie den Bau Ihres Hauses auf Basis der mittleren Investionen in Häuser in der Schweiz erstellen. Da ist vom Gartenhaus bis zur Diplomatenvilla alles drin!

Hinzukommt, dass die Kosten für Wartung (gemäss Internet-Richtwerten zwischen 14% und 22%) auf Basis der Lizenzkosten gerechnet werden. Da Basis und Faktor schwanken, ist eine Budgetierung die nahe an den später tatsächlich investierten Wert kommt reiner Zufall.

Auf die Kosten für die Implementation gehe ich hier nicht mehr ein, da bereits jetzt klar sein sollte: Richtwerte sind für die seriöse Budgetierung nicht geeignet. Erwähnenswert an dieser Stelle ist noch, dass es mittlerweile verschiedene alternative Preismodelle gibt, die oft ein breiteres Leistungsspektrum enthalten und mit dem herkömmlichen Budget-Modell nicht kalkuliert werden können.

5. Denken Sie umfassend und vernetzt

Bei der Budgetierung eines ERP-Projekts sind nicht nur die Kosten für Lizenzen, Einführung, Wartung & Support relevant. Auch intern entstehen erhebliche Aufwende bei der Evaluation und der Einführung, sowohl im Projktteam aber auch bei den Anwenderinnen und Anwendern. Des Weiteren fallen Kosten für die Entwicklung von Schnittstellen bei Partnersystemen und für die Infrastruktur an. Auch nicht zu vergessen sind Spesen z. B. für Reisen zu Referenzkunden.

Spätestens bei der Beurteilung von Investitionsoptionen sind Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung der ERP-Lösung von Interesse. Und auch die Frage nach dem Nutzten wird eine Rolle spielen. Hier kommen Kosten ins Spiel, die zwar schwer zu beziffern, aber dennoch vorhanden sind. Dazu zählen z. B. die Anwenderzufriedenheit oder die Effizienz des zukünftigen ERP-Systems (dazu kommen wir in Punkt 8 noch genauer).

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Wenn Sie in die Budgetierung für das Projekt einsteigen, sollten Sie all das im Hinterkopf haben. Nicht alles ergibt im Budget eine Position. Dennoch ist die Gesamtsicht auf das Projekt für eine gute Budgetierung zentral.

6. Schaffen Sie Fakten

Für die Budgetierung ist wichtig (auch später um sie nochvollziehen zu können), die Situation von der ausgegangen wurde, genau zu definieren. Fakten schaffen können Sie beispielweise auch durch ein Vorprojekt, ein Vorstudie oder eine Evaluation (siehe nächster Punkt). Dazu gehört beispielsweise auch, Art und Anzahl der User Ihres ERP-Systems genau zu ermitteln oder den Systemkontext zu erarbeiten. Fakten geben Ihrer Budgetierung Schärfe und Ihnen mehr Sicherheit.

7. Gehen Sie schrittweise vor

Sie müssen in der Budgetierung ja nicht gleich das ganze Projekt kalkulieren. Eine Evaluation kann und sollte auch ein Mittel sein, den Ersatz der bestehenden ERP-Lösung in Frage zu stellen. Sprich: die ERP-Evaluation ist offen, sofern die bestehende ERP-Lösung weiterverwendet werden kann (eine echte Option ist).

In der Evaluation können Sie die Informationen beschaffen, die für eine solide Budgetierung des Einführungsprojekts und übrigens auch des Betriebs der Lösung notwendig sind. Dazu ist etwas Vorarbeit notwendig. Dafür hat das Budget anschliessend nicht nur Hand und Fuss sondern auch Herz und Hirn.

8. Schreiben Sie einen Business Case

Hier könnte man Anhängen: „…Sie brauchen ihn sowieso“. Irgendwann im Projekt wird der Auftraggeber aufgrund der gesammelten Informationen eine Entscheidung treffen müssen. Diese Informationen sammeln Sie in einem Evaluationsbericht oder eben einem Business Case. Bei der Budgetierung enthält er nur die zu dem Zeitpunkt bekannten Daten und ist vielleicht nur zwei Seiten lang. Aber er  steht, die Fakten sind auf dem Tisch und Sie können damit arbeiten und diskutieren. Ausserdem können Sie die Informationen, die Sie bei der Budgetierung gesammelt haben, im Business Case oder in begleitenden Dokumenten festhalten.

Nutzen, die sich nicht in Franken messen lassen, haben auch hier ihren Platz. Der Business Case vermittelt dem Auftraggeber eine Gesamtsicht auf mögliche Handlungsoptionen. Dazu gehören z. B. auch qualitative Aspekte und Risikobetrachtungen. Sie fliessen neben der reinen Kostenbetrachtung in den Business Case mit ein.

9. Sprechen Sie mit anderen Unternehmern über die Budgetierung

Jährlich werden zig Evaluationen und Einführungen durchgeführt. Profitieren Sie von den Erfahrungen in Ihrem Netzwerk. Wichtig sind dabei nicht absolute Werte, da die Ausgangslagen oft völlig unterschiedlich sind (und Sie machen sich des Richtwertvergehens (Punkt 4) schuldig). Aber Sie erhalten wichtige Informationen zum Vorgehen, zum Wie, zum Was-Lief-Gut-und-was-nicht in der Budgetierung.

10. Fragen Sie mal umgekehrt

Immer interessant ist die Frage, was darf eine ERP-Lösung kosten? Auch diese Frage ist nicht einfach, je nachdem, ob das bestehende System die Anforderungen bereits gut erfüllt oder ob deutliche Verbesserungen erwartet werden. Aber sowohl die Antwort auf die Frage als auch die Gedanken dazu, geben Ihnen wichtige Hinweise für Ihre Budgetierung.

Veröffentlicht am 23. März 2015
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