10 Tipps für Ihr ERP-Lastenheft

10 Tipps für Ihr Lastenheft

Wer ein Lastenheft erstellen soll, steht vor einer Herausforderung: Das Lastenheft soll vollständig, eindeutig und konsistent, gut strukturiert, leicht verständlich und erweiterbar sein. Gleichzeitig soll es mit vertretbarem Aufwand (wirtschaftlich) erstellt werden und nicht zu fest ins Detail gehen. Ein Mittelweg also zwischen Aufwand und Nutzen. Mittelweg heisst aber nicht mittelmässig. Die folgenden 10 Tipps sollen Ihnen helfen, zu einem hochwertigen Lastenheft zu kommen.


Requirements_Engineering_im_Lastenheft

Hinweis zum Begriff Lastenheft: In der Praxis wird statt „Lastenheft“ häufig „Pflichtenheft“ verwendet. Genaugenommen ist das Pflichtenheft die Konkretisierung des Lastenhefts durch den Auftragnehmer. Alternativ dazu kann man den englischen Begriff „Requirements Specification“ verwenden. Er bringt den Inhalt besser auf den Punkt und macht sich auch in Deutsch „Spezifikation der Anforderungen“ ganz gut. 

1. Zielgruppen des Lastenhefts

Bevor ich mit dem Erstellen eines Lastenheftes beginne, überlege ich mir, für wen ich schreibe. Welches Hintergrundwissen haben die Personen allgemein? Welche Informationen haben Sie zu dem bestehenden Vorhaben? Haben Sie schon Erfahrung mit Lastenheften in vergleichbarem Umfeld gemacht? Welche (Fach-)Sprache sprechen sie? Welche Informationen benötigen Sie zu den Hintergründen um das Projekt zu verstehen und richtig einzuordnen? Alle weiteren Punkt richte ich nach den Antworten auf diese Fragen aus.

2. Zweck des Lastenhefts

Wozu wird das Lastenheft benötigt? Diese Frage ist zentral für die Gestaltung, die Struktur und den Inhalt. Ein Lastenheft für eine Entwicklung muss anders aufgebaut werden als das für eine Evaluation eines Systems.

Hinzukommt, dass Lastenhefte häufig mehrfach verwendet werden können. Das Lastenheft, das für die Aufwandschätzung erstellt wurde, wird später auch für Erstellung des Testkonzepts oder die Abnahme des ERP-Systems herangezogen. Wer sich frühzeitig Gedanken zu den voraussichtlichen Einsätzen macht, erspart sich unnötige Arbeit.

3. Fokus: „was?“ und „wofür?“

Das Lastenheft beschreibt, wofür ein ERP-System eingesetzt werden soll und was es können muss um ein geeignetes ERP-System zu sein. Darüber hinaus gibt es Hintergrundinformationen und Rahmenbedingungen, die zum Verständnis beitragen können. Wie die Anforderungen umzusetzen sind oder wie ein ERP-System funktionieren muss, sollte dagegen offen bleiben. Das ermöglicht den ERP-Anbietern, ihre Erfahrung und Lösungskonzepte einzubringen und schafft Raum für neue, evtl. kreative Lösungsansätze.

4. Gehen Sie strukturiert vor

Viele Lastenhefte werden vom Hirn in den Rechner gehackt. Das funktioniert. Aber erstens dauert es meist länger und zweitens ist das Ergebnis nicht befriedigend. Es lohnt sich, sich vorab Gedanken zum Vorgehen zu machen. Die schliesst die Punkte 5, 6, 7, 8 und 10 mit ein. Welches Diagramm ist sinnvoll? Wer kann mir bei der Erstellung des Diagramms helfen? Welche Begriffe definiere ich vorab im Gloassar. Slow down to speed up ist auch hier das Motto.

5. Gliederung und Struktur des Lastenhefts

Die Struktur des Lastenhefts ist wesentlich für das Verständnis. Die Zusammenhänge zu verstehen ist mindestens genauso wichtig wie die einzelnen Anforderungen. Als Autor sollte man für eine durchgehend konsistente Gliederung sorgen und sich vom Groben zu den Details vorarbeiten. Grundlegende Informationen, die für das Verständnis der Anforderungen notwendig sind, gehören an den Anfang des Dokuments. Erläuterungen, die helfen, ein Detail zu verstehen, zum Detail.

Verweise in dem Lastenheft erleichtert den Leserinnen und Lesern zu den jeweils relevanten Stellen zu springen.

6. Referenz auf externe Dokumente

Häufig ist es sinnvoll, im Lastenheft Musterdokumente, Bilder, Pläne oder Beispiele einzubauen. Dadurch erhält die Leserschaft schneller einen tieferen Einblick in die Materie. Eine grosse Zahl an Musterdokumenten oder Beispiele mit vielen Seiten können die Lesbarkeit des Lastenhefts einschränken. Denken Sie daran, dass das Lastenheft ein Arbeitsdokument ist. Es wird nicht wie ein Roman einmal von vorne bis hinten gelesen. Häufig wird vor und zurückgeblättert. Da hilft es, wenn man grosse Dokumente, oder Beispiele, die nur einmal eingesehen werden müssen, nicht jedesmal neu überblättern muss weil sie der Autor oder die Autorin in weiser Voraussicht in den Anhang gehängt hat.

7. Nutzen Sie bestehende Lösungsansätze und Standards

ERP-System-Kontextdiagramm

Muster eines Systemkontextdiagramms

Zu vielen Themen, auf die Sie beim Schreiben des Lastenheftes stossen werden, gibt es bereits etablierte Lösungen. Dazu gehören Konzepte wie die automatische Rechnungsprüfung oder Standards sowie Normen auf die man sich beziehen kann. Dadurch erspart man sich nicht nur Arbeit. Man erleichtert der Leserschaft gleichzeitig das Verständnis („Ah, die meinen…“).

Sehr hilfreich sind auch Diagramme und Modelle. Es gibt kaum einen Sachverhalt, der nicht bereits von anderen dargestellt werden musste. Irgendjemand hat sich dann mal überlegt, wie man das in einem Diagramm oder Modell machen könnte. Zu den hilfreichsten Diagrammen in Lastenheft gehören.

  • Use-Case-Diagramm
  • Systemkontext-Diagramm
  • Aktivitätendiagramm
  • Zustandsdiagramm
  • Klassendiagramm

Allerdings sollte das Modell allgemein bekannt sein oder entsprechend erklärt werden. Ein Diagramm, das nur der Ersteller versteht, hilft im Lastenheft nicht weiter. (Ja wir stossen auf Modelle von anderen Beratern die hoch spannend aussehen, die wir aber selbst nach eingehender Analyse nicht entschlüsseln können). Das Requirements Engineering enthält neben den oben genannten weitere Standard-Diagramme.

8. Lassen Sie sich helfen

Häufig ist das Themenspektrum, das in einem Lastenheft abgedeckt werden muss, breit und tief. Dass eine Person dies alles in der notwendigen Details überblickt, ist meist kaum zu erwarten. Des Weiteren ist man schlicht schneller, wenn mehrere Personen parallel arbeiten.

Hilfe kann man sich von Leuten holen, die einen Teil des Textes liefern, ein Diagramm erstellen oder das Lastenheft auf Verständlichkeit, Vollständigkeit und Rechtschreibung prüfen.

9. Schreibstil

In Texten, die unterhalten sollen, ist ein abwechslungsreicher Schreibstil wichtig. Nur so können Leserinnen und Leser bei Laune gehalten werden. Der Unterhaltungswert von Lastenheften ist in der Regel ohnehin begrenzt. Zudem stehen Präzision und Verständlichkeit im Vordergrund. Daher sollten in einem Lastenheft möglichst einheitliche Begriffe und keine Synonyme verwendet werden. Wenn für ein Objekt oder eine Tätigkeit jeweils der gleiche Begriff verwendet wird, ist für die Leserschaft stets klar, was gemeint ist.

Kurze Sätze mit maximal zwei Aussagen pro Satz tragen ebenfalls zur Verständlichkeit bei.

10. Glossar für Fachbegriffe und Abkürzungen

Erstellen Sie für Begriffe die sie im Lastenheft verwenden einen Glossar. Darin sollten auch solche Begriffe erklärt werden, die in Ihrer Firma oder Ihrer Branche vielleicht verbreitet aber nicht allen Leserinnen und Lesern geläufig sind. SIe erleichtern damit nicht nur die Verständlichkeit sondern helfen auch, Missverständnisse zu vermeiden.

Abkürzungen können mehrere Bedeutungen haben. Ein Abkürzungsverzeichnis am Anfang des Lastenhefts hilft ebenfalls sicherzustellen, dass allen klar ist, was mit den Kurzformen gemeint ist.

Veröffentlicht am 12. August 2015

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