5 Tipps zur Projektleitung bei ERP-Einführungen

Projektleitung ERP-Einführung

Wir werden vor oder während der Evaluation von ERP-Systemen von Kunden immer wieder gefragt, wer aus unserer Sicht die Projektleitung für die Evaluation und die Einführung übernehmen soll. Eine nicht ganz einfache Frage. Denn neben der Qualifikation und persönlichen Fähigkeiten stehen oft ganz praktische Fragen bei der Auswahl im Vordergrund.

Projektleitung mit Profil

Die Computerworld veröffentlichte Ende November eine Liste der Top-Skills von IT-Projektmanagern. Die Liste gibt einen guten Überblick über die Eigenschaften, zu denen man sich als Projektauftraggeber oder als angehende Projektleiterin/angehender Projektleiter Gedanken machen sollte. In Organisationen sind Mitarbeitende, die eine ERP-Einführung leiten können, in der Regel knapp und Sie können nicht zwischen mehr emotionaler Intelligenz oder passenden Charakteren auswählen. Wir möchten Ihnen daher einige einfache und konkrete Überlegungen zur Leitung von ERP-Einführungsprojekten mit geben, die Ihnen hilft, die passende Wahl zu treffen.

1. Vertrauen

Grundsätzlich sollten Sie der Person vertrauen, ein Projekt dieser Art realisieren zu können. Sie hat zwei Hauptaufgaben: Projektmanagement intern und Ansprechpartner für den ERP-Systempartner. Dazu muss sie kein fertig ausgebildeter Projektmanagement-Profi sein. In guter Systempartner wird ohnehin grosse Teile des Projektmanagements übernehmen (Vereinbarungen dazu treffen Sie in der ERP-Evaluation) und kann so Ihre Projektleitung entlasten. Sie muss Sie und Ihre Organisation gegenüber dem Anbieter jedoch vertreten und bei kritischen Fragen Position beziehen können. Dazu benötigt sie den Rückhalt der Führung im Unternehmen.

2. Businessknowhow

Bei ERP-Einführungen geht es primär um die spezifischen Anforderungen aus dem Business, also aus dem Tagesgeschäft Ihrer Organisation. Diese zu kennen und zu verstehen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Das bedeutet nicht, dass die Projektleitung alles über die Prozesse und Anforderungen wissen  muss. Diese Knowhow kann über das Projektteam bereitgestellt werden. Sie muss jedoch wissen, welche Personen wann involviert werden müssen sowie welche Themen aus Sicht des Tagesgeschäfts, für die Kunden, die Geschäftsparter und das Unternehmen wichtig sind und welche nicht.

3. Anwenderperspektive

Gerade wenn es um die qualitativen Anforderungen geht, ist es wichtig, zu wissen, welche Themen die Anwenderinnen und Anwender beschäftigen und für die Arbeit im Tagesgeschäft wichtig sind. Natürlich gehört die Anwenderperspektive auch zum Businessknowhow. Aber sie verdient einen separaten Punkt, da sie oft genug nicht ausreichend ausgeprägt ist und so zu unnötigem Frust und Verwirrung führt. Die Projektleitung muss hier zum einen Sicherstellen, dass die wesentlichen Anforderungen berücksichtigt werden. Gleichzeitig muss sie zwischen echten Anforderungen (werden für die effiziente Abwicklung des Tagesgeschäfts benötigt) und Wünschen (haben keine echten Einfluss auf Effizienz, halten das Projekt unnötig auf) unterscheiden können. Anwenderinnen und Anwender müssen sich durch die Projektleitung wahrgenommen fühlen.

4. Anbieterperspektive

Viele Probleme in Projekten entstehen, weil es Missverständnisse zwischen ERP-Kunde/ERP-Anwender und ERP-Anbieter gibt. Besonders deutlich zeigt sich dies, wenn Entwicklungen umgesetzt werden. Oft stellt man bei Inbetriebnahme eine Entwicklung fest, dass der ERP-Anbieter nicht das entwickelt hat, was die Anwender tatsächlich brauchen. Dies allein dem Anbieter in die Schuhe zu schieben, ist meist nicht treffend. Denn häufig ist durch den Kunden nicht genau genug beschrieben, was der Anbieter umsetzen soll. Die Projektleitung des Kunden kann hier einen wesentlichen Beitrag leisten in dem sie versteht, was der Anbieter wissen muss, um seine Arbeit gut zu machen. Das hilft auch, Entwicklungen so aufzugleisen, dass sie nicht nur einige seltene Spezialfälle abdeckt sondern für einen breiten Anwendungsfall konzipiert werden kann.

5. Verfügbarkeit

Stellen Sie sicher, dass die Projektleitung ausreichend Kapazitäten hat um sich wirklich um das Projekt zu kümmern. Zum einen ist hier die zeitliche Verfügbarkeit gemeint. Hierzu wird oft beim ERP-Anbieter angefragt, welche Kapazitäten die Mitarbeitenden im Projekt benötigten. Angaben in Prozentzahlen sind hier wenig hilfreich. Denn zum einen wird die Projektleitung je nach Projektphase unterschiedlich stark beansprucht. Zum anderen hängt das Ausmass sehr stark von der internen Organisation, dem Projektteam, der Erfahrung und den auftretenden Fragestellungen ab. Diese kennt der Systempartner bei der Kapazitätsschätzung nicht. Überlegen Sie daher sorgfältig, welche Kapazitäten Sie freigeben müssen, besprechen Sie dies mit den vorgesetzten Stellen und ermöglichen Sie im Bedarfsfall mehr Zeit.

Ein zweiter wichtiger Punkt ist die gedankliche Verfügbarkeit. Es hilft nichts, wenn die Projektleiterin von Ihrem Tagesgeschäft zu 80% freigestellt ist, die in der Abteilung verbleibenden Mitarbeitenden die Arbeit jedoch nicht schaffen und die Projektleitung sich gedanklich nicht lösen kann.

 

Veröffentlicht am 9. Dezember 2014
1 Kommentar

[…] zu Beginn (Warum das Pflichtenheft so wichtig ist) oder im schwachen Projektmanagement zu suchen (Tipps zur erfolgreichen Projektleitung bei ERP-Einführungen). Das ist bedauerlich, denn die Potentiale der ERP – Lösungen könnten meist viel rascher […]

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