7 Thesen zu ERP-Systemen und warum Sie sie in Frage stellen sollten

Thesen zu ERP-Systemen

Auch bei ERP-Projekten gibt es so etwas wie Grundwissen, das von allen anerkannt wird. Dazu gehört, dass Schnittstellen vermieden werden sollten, dass man in einem ERP-System direkten Datenbankzugriff benötigt oder einem Datensatz beliebig viele eigene Felder hinzufügen können muss. Aber nicht immer ist das, was als allgemein anerkannt gilt, auch uneingeschränkt richtig.

1. Schnittstellen sind schlecht

Schnittstellen zwischen Systemen haben so ihre Tücken. Zum einen ist das Aufsetzten nicht immer einfach, zum anderen gibt es Fragestellungen im Betrieb. Wird beispielsweise eins der Systeme geändert (Update, Releasewechsel) muss die Schnittstelle berücksichtigt werden. Im Idealfall passiert dies schon bei der Planung des Updates. Spätestens jedoch vor der Inbetriebnahme der Änderung muss geprüft werden, ob alles wie gewohnt funktioniert. Wenn in Zusammenhang mit einer Schnittstelle etwas nicht funktioniert stellt sich die Frage, wer der beteiligten Anbieter zuständig ist usw. Wenn alles in dem ERP-System läuft, stellen sich diese Fragen nicht.

Alles in einem System behandeln zu können bedeutet umgekehrt, der Anbieter muss in allen Themen topfit sein. Je nach Art und Umfang der Anforderungen kann diese Aufgabe einfach bis unmöglich sein. Nehmen wir ein ERP-System für die Fertigungsindustrie. Hier müsste von Produktentwurf über CAD, Produktdaten- und Life-Cycle-Management, Verkauf, Ticketsystem, Routenplanung, Produktion mit BDE und Maschinenanbindung, Produktionsplanung und Steuerung, Lager, Webshop, Personal, Zollabwicklung… Sie merken auf was ich hinaus möchte? Es gibt ERP-Systeme, die Anforderungen in all diesen Bereich abdecken können. Je nachdem was genau in den einzelnen Bereichen benötigt wird, wird man jedoch ein spezialisiertes System oder ein Tool evaluieren und anbinden. Die Anbieter können sich jeweils auf ihre Kernkompetenz konzentrieren und so die benötigte Funktionalität besser bereitstellen. In der Praxis entscheidet man also jeweils zwischen All-in-One- oder Best of Breed-Strategie.

Eine praktische Lösung ist, wenn der ERP-Anbieter entsprechend spezialisierte Systeme einbindet und zur Verfügung stellt. Häufig trifft man dies in den Bereichen Zeiterfassung, Webshop, PDM aber auch bei der Personaladministration an. Er tritt damit als Generalunternehmer auf, der Kunde hat nur einen Ansprechpartner und trotzdem die Vorteile der der Best of Breed-Strategie.

2. Individualentwicklungen in ERP-Systemen sind schlecht

Änderungen im Programm-Code eines ERP-Systems haben ihren Preis. Dabei fällt die eigentliche Programmierarbeit häufig gar nicht so ins Gewicht. Der Aufwand entsteht meist in der Vorbereitung (z. B. der präzisen Spezifikation, Konzeption) und der Nachbearbeitung (Testen, Dokumentation, Integration). Die eigentliche Frage ist jedoch nicht, was kostet eine Entwicklung sondern, was bringt sie im Verhältnis zu den Kosten? Dabei sollten interne Kosten mit einkalkuliert werden.

Ein weiterer Kritikpunkt ist häufig die Releasefähigkeit. Sie kann durch individuelle Entwicklungen beeinträchtigt werden. Das hängt jedoch wesentlich vom Konzept und vom Vorgehen ab. In einer professionell konzipierten Software sind individuelle Entwicklungen ohne Einschränkung der Releasefähigkeit durchaus möglich. Hier hilft es, die Beteiligten frühzeitig ins Boot zu holen und offen für Vorschläge zu sein.

Individualentwicklungen sollten nicht dazu dienen, die zahllosen Mängel eines ERP-Systems zu beheben. Sie können jedoch in bestimmten Situationen den notwendigen und gewünschten Zusatznutzen bringen. Manche Firmen bauen über individuelle Anpassungen in ERP-Systemen ihre Marktposition auf.

3. Direkter Datenbankzugriff ist unbedingt notwendig

Direkter Datenbankzugriff ist etwas für Kontrollfreaks. Sie loggen sich in der Datenbank des ERP-Systems ein, durchforsten die zahllosen Tabellen um mit ihren ausgefeilten SQL-Statements die Informationen herauszukitzeln, die den Reports des ERP-Herstellers verborgen bleiben. Das ganze ist komplizierter als man meinen möchte. Selbst wenn der Anbieter eine detaillierte Dokumentation zur Datenbank mitliefert, muss man wissen, wo welche Daten wie gespeichert sind um sinnvolle Views und Queries zu erstellen. Effizient ist das so sicher nicht. Umfangreiche Daten lassen sich ohnehin nicht über einzelne SQL-Abfragen analysieren.

Das ERP-System sollte Funktionen bereitstellen, mit denen versierte Anwender die Analysen durchführen können. Je nach Anwendungsfall ist das ein Reportgenerator, ein Cockpit, ein Management Informationssystem, ein Abfragetool oder ein Business Intelligence- (BI) oder Date Warehouse-Modul. Sie alle kommen ohne direkten Datenbankzugriff der ERP-Anwender aus und bringen mehr und bessere Informationen zu Tage.

4. Alle Daten müssen immer offline verfügbar sein

Es gibt Situationen, in denen Mitarbeitende Daten von unterwegs aus dem ERP-System abfragen oder bearbeiten können müssen, auch wenn kein Mobilnetz verfügbar ist. Dazu gehören z. B. Servicetechniker für Anlagen im Tunnelbau, Lieferanten für Teile von Tiefkühlräumen und Alpkäsereien. Für die meisten Mitarbeitenden ist die Situation jedoch eine Ausnahme. Die Netzabdeckung in der Schweiz ist i. d. R. für die meisten Geschäftsfälle ausreichend. Daher stellt sich die Frage: lohnt sich der Aufwand, Daten auf Clientgeräte zu replizieren und später zu synchronisieren wirklich? Die Antwort heisst in den meisten Fällen: nein.

5. Alle Masken müssen individuell angepasst werden können

Ja, das ist ein Punkt: die Masken in einem ERP-System sollten anpassbar sein. Und zwar so, dass Sie die wesentlichen Informationen und Felder anzeigen, die nicht benötigten jedoch ausblenden können. Die Anzeige sollte wiederum abhängig von der Aufgabe (also den Rollen) der angemeldeten ERP-Anwenderin sein. Das ist in den modernen ERP-Systemen heute so. Sogar browserbasierte ERP-Systeme verfügen über ausgefeilte Maskeneditoren. Das wissen wir sicher, denn interessanterweise zeigen uns fast alle ERP-Anbieter bei Infomeetings zum ERP-System, wie umfassend und flexibel die Möglichkeiten sind.

Der Punkt ist sowohl von ERP-Anbietern wie auch von Kunden überbewertet. Denn das Anpassen von Masken machen Sie idealerweise einmal zu Beginn des Projekts und später nur, wenn es Änderungen in Datenstruktur oder Prozessen gibt. In beiden Fällen erfolgt die Änderung hoffentlich durch eine ihre Fachpersonen. Es gehört nicht zum Tagesgeschäft eines ERP-Anwenders seine Masken zu optimieren. Das gilt analog für die Gestaltung von Reporten in ERP-Systemen (These Nr. 6). Verkäufer sollten nicht zu Layoutern ausgebildet werden.

7. Man muss beliebig viele Felder hinzufügen können

Es kann durchaus sein, dass Sie zu einem Datensatz ein neues Datenbankfeld hinzufügen wollen. Z. B. um zu einem Auftrag eine zusätzliche Information zu speichern, die nicht in anderen Felder abgelegt werden kann. Damit haben Sie jedoch nur eine Zusatzinformation in einem dafür vorgesehenen Feld gespeichert. Das ERP-System baut darauf keine Business-Logik auf. Wird dies erwartet, muss das ERP-System entsprechend konfiguriert oder programmiert werden. Das geht, aber das wollen Sie nicht mit beliebig vielen Feldern machen.

Das Hinzufügen von Felder ist gut und sinnvoll, sollte jedoch eine Ausnahme sein. Die ausgewählte ERP-Software sollte die benötigten Informationen nach dem Customizing verwalten können ohne, dass der Kunde Hand anlegt.

Veröffentlicht am 5. Juni 2015
1 Kommentar

[…] des ERP-Systems dort bereitgestellt werden, wo sie unbedingt notwendig sind. Das ist m. E. selten der Fall. Zudem birgt die Offline-Bereitstellung auch Risiken (s. u.). Für alle anderen Bereiche gibt es […]

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