9 Schritte zur Mobil-ERP-Strategie

Mobile_ERP-Strategie

Mobile Anwendungen mit ERP-Systemen werden auch in naher Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Was wir heute privat und beruflich nutzen, ist der Anfang einer Entwicklung. Diese bietet neue Möglichkeiten für das eigene Anwendungsfeld. Gleichzeitig werden wir mit grundsätzlichen Fragen und Risiken konfrontiert. Es ist wichtig, sich dazu einige grundlegende Gedanken zu machen. Wer bei der Initiative für mobile Anwendungen von Anfang an das Richtig zu tun möchte, muss eine gute Strategie für mobile Anwendungen erarbeiten, sie laufend prüfen und aktualisieren. In diesem Beitrag haben wir 9 Punkte zusammengetragen, die Ihnen bei der Erarbeitung der Mobil-Strategie helfen:

1. Ziele

Die Umsetzung mobiler Anwendungen mit ERP-Systemen ist mit Aufwand verbunden. Demgegenüber muss ein adäquater Nutzen stehen. Das eigene ERP-System mobil zu machen damit man dem Trend folgt oder damit der Verkauf beim Kunden zeigen kann, dass er jetzt auch einen Tablett einsetzen kann, reicht dafür sicher nicht aus. Entscheidend ist, wo Unternehmensziele durch den Einsatz mobiler ERP-Anwendungen erreicht oder besser erreicht werden können. Wichtig ist dabei der Fokus auf einer langfristigen Entwicklung. Vielleicht gibt es heute in Bereichen noch Einschränkung. Aber die Entwicklung geht weiter.

2. User

Sich darüber im Klaren zu sein, wer wo mobile ERP-Anwendungen einsetzen wird, ist zentral für viele der folgenden Punkte. Dabei geht es nicht nur darum, die relevanten Benutzergruppen zu identifizieren. Wichtig ist auch, ihre Erwartungen, Anliegen und Möglichkeiten zu verstehen. Diese können innerhalb der Gruppen unterschiedlich sein. Auch die Schulung bei der Einführung sollte an den Möglichkeiten und den Herausforderungen einer mobilen ERP-Anwendung ausgerichtet werden um einen reibungslosen Start sicherzustellen.

3. Kunden

Neben den Usern spielen die Kunden von mobilen Anwendungen eine wichtig Rolle (mit Kunden meine ich hier Personen, die das System nicht unmittelbar nutzen jedoch davon profitieren). Nicht selten wird in Projekten das Szenario gezeichnet, in dem der Verkäufer vor den Augen seines Kunden am Tablett eine Offerte erstellt. Es mag Bereiche geben, in dem dies sinnvoll ist. Im Allgemeinen wird der Kunde jedoch nicht eine Viertelstunde oder länger zuschauen wollen, wie der Verkäufer kalkuliert. Dagegen werden Kunden froh sein, wenn er aktuelle Produktinformationen schnell abrufen und übersichtlich präsentieren kann. Auch Prüf- und Freigabe-Prozesse können für Kunden relevant sein.

4. Funktionalität

Wem wo welche Funktionalität bereitgestellt werden soll, ist eine der zentralen Fragen für eine Mobil-Strategie. Nicht überall wo mobile Lösungen technisch möglich sind, sind sie auch sinnvoll. Nicht alles was im Büro erledigt werden können muss, muss auch für unterwegs möglich sein. Für die jewilige Funktionen sollten wiederum die richtigen Endgeräte bereitgestellt werden (siehe Technologie) und ein geeigneter Zugang verfügbar sein.

5. Usability

Die Usability, also die Bedienbarkeit von mobilen Anwendungen ist wesentlich für deren Erfolg. Die Anwenderinnen und Anwender haben eine Vorstellung davon, wie einfach der Zugang, die Bedienung und die Wartung einer Anwendung sein soll. Dies ist Herausforderungen und Motivation zugleich. Wer es schafft, mobile ERP-Anwendungen nahe an den Erwartungen der Anwenderinnen und Anwender umzusetzen, hat gute Chancen auf Erfolg.

6. Technologie

Hier geht es um die Frage, welche Endgeräte (Grösse, Leistung) mit welche OS (Apple, Andorid, Windows) wo eingesetzt werden. Auch welche Webtechnologie (z. B. native oder Browserapps) und welcher Zugang zu den Firmendaten eingesetzt werden soll, fällt in diesen Bereich. Eine allgemeine Antwort dazu gibt es nicht. Ein Geschäftsführer möchte vielleicht über sein Telefon schnell ein paar Kennzahlen abfragen. Ein Verkäufer, der beim Kunden Präsentationen zeigen können muss, reicht ein Smartphone dagegen kaum. Mitarbeiter im Lager schätzen leichte Geräte, die auch unter physisch härteren Bedingungen zuverlässig funktionieren. Daher sollten die oben genannten Fragen besprochen sein bevor man sich diesem Punkt im Detail widmet. Sie geben Hinweise auf die zu wählende Technologie für mobile ERP-Anwendungen. Auch die Frage, ob mobile ERP-Anwendungen nur auf bestimmten Geräten oder Plattformen genutzt werden können, oder ob jeder seine bevorzugte Technologie einsetzen darf, gehört in die Mobil-Strategie.

7. Anbindung

Mobil heisst ja nicht zwingen online. Mit der heute verfügbaren Technologie, können Funktionen durchaus mobil aber ohne Anbindung angeboten werden. Trivial ist dies allerdings nicht immer. Bei Anwendungen, die unterwegs zwingend eine Netzverbindung benötigen stellt sich umgekehrt die Frage, was passiert/ist zu tun, wenn diese nicht verfügbar ist. Um es einfach und schlank zu halten, sollten Offline-Funktionen des ERP-Systems dort bereitgestellt werden, wo sie unbedingt notwendig sind. Das ist m. E. selten der Fall. Zudem birgt die Offline-Bereitstellung auch Risiken (s. u.). Für alle anderen Bereiche gibt es Workarounds.

8. Entwicklung

Wer vollen Einfluss auf die Entwicklung seiner mobilen ERP-Anwendungen haben möchte, muss sie selber entwickeln. Das ist jedoch nicht immer möglich und sinnvoll. Alternativ dazu können der Anbieter des ERP-Systems oder ein beauftragtes Software-Unternehmen die Weiterentwicklung übernehmen. Auch eine Kombination aus beidem ist möglich.

9. Sicherheit

Durch mobile Anwendungen werden Daten breiter verfügbar gemacht und mehr Parteien werden involviert (z. B. Anbieter der Basitechnologie, Netzwerkanbindung). Dies wirft einige Fragen auf. Der Datenmissbrauch durch Angriffe ist dabei ein Aspekt. Auch Unachtsamkeit oder Fehlbedienungen durch das eigene Personal sind Risikofaktoren. Daher sollte dem Sicherheitsaspekt sowohl technologisch als auch menschlich ausreichend Rechnung getragen werden. Wer beispielsweise nur die Daten mobil bereitstellt, die auch wirklich unterwegs benötigt werden und keine Daten offline auf Endgeräten speichert, hat bereits ein wesentliche Reduktion von Risiken erreicht.

Fazit

Massgebend für den Erfolg der eigenen Initiativen für mobile ERP-Anwendungen ist, die bestehenden Möglichkeiten optimal auf die eigenen Anforderungen abzustimmen. Die Auswahl an Technologien und Konzept für die eigenen mobilen Anwendungen ist gross, die Chacnen sind es aber auch. Eine Mobil-ERP-Strategie schafft die Basis für die optimale Abstimmung von Anforderungen und Möglichkeiten.

Veröffentlicht am 1. Juli 2015

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