Ausfälle von ERP-Systemen im Visier

Ausfälle von ERP-Systemen

ERP-Systeme werden in Bezug auf die notwendige Verfügbarkeit oft nicht allzu hoch eingeschätzt. Schliesslich können Bestellungen auch ohne ERP-System angenommen und Rechnungen später erstellt werden. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch, dass Ausfälle von ERP-Systemen zu den empfindlichsten Störungen eines Unternehmens gehören. GIA Informatik AG hat eine Studie zur Verwendung von ERP-Systemen in der Schweiz durchgeführt. Schweizer Unternehmen beziffern darin den Schaden eines ERP-Ausfalls auf zwischen CHF 30’000 und CHF 70’000 pro Tag.

Business Software mit unterschiedlicher Priorität

Ein Unternehmen muss für seine Kunden jederzeit erreichbar sein. Daher müssen Kanäle wie die Telefon und E-Mail mit sehr hoher Verfügbarkeit funktionieren. Auch Systeme wie Webshops oder das Serviceportal müssen ständig erreichbar sein. Das ist jedem klar. Beim ERP-System ist man eher bereit Abstriche zu machen. Denn wenn ein Sachbearbeiter fünf Minuten lang keinen Auftrag bearbeiten kann, ist das zwar ärgerlich aber nicht dramatisch (sofern kein Datenverlust hingenommen werden muss). Schliesslich kann der Auftrag nach der Unterbrechung komplettiert werden. Doch je länger ein Ausfall dauert, desto gravierender werden die Auswirkungen.

Integrationsgrad des ERP-Systems bestimmt die Verfügbarkeit

Arbeitet das ERP-System mit anderen Systemen zusammen, kann ein Ausfall zu einer Kettenreaktion führen. Zur Beurteilung der Risiken eines Ausfalls müssen Subsysteme daher in der Betrachtung berücksichtigt werden.

Für die Definition der notwendigen technischen Verfügbarkeit sind folgenden Punkte wichtig:

  • Welche Anforderungen an die Verfügbarkeit der einzelnen Systeme gestellt?
  • Wie ist die Schnittstelle zwischen ERP- und Partnersystem realisiert?

Die Verfügbarkeit der Einzelsystem ergibt sich aus dem jeweiligen Kontext. Die Konstruktion kann u. U. ohne funktionierendes Produktdaten-Management-System (PDM) im CAD-System Fweiter an Teilen abreiten. Die Tourenplanung plant ohnehin einen Tag im voraus. Die Servicetechniker dagegen, erhalten sämtliche Daten das Serviceportal und sind ohne dies nicht einsatzbereit.

Greift ein Subsystem direkt auf Daten aus dem ERP-System zu, bedeutet ein Ausfall u. U. auch den Stillstand des Subsystems. Werden Daten dagegen filebasiert über einen überwachten Ordner ausgetauscht, erhält das Subsystem bei ein Ausfall zwar keine neuen Daten, kann aber weiter funktionieren. Ausfälle vom ERP-System sollten daher bei der Konzeption von Schnittstellen berücksichtigt werden.

Nachschub aus dem ERP-System

Wird ein ERP-System lediglich zu Erfassung von Adressen und Tätigkeiten sowie zur Erstellung der Rechnungen verwendet, kann man u. U. relativ lange darauf verzichten. Aber bereits im Lager kann ein Ausfall des ERP-Systems zum Stillstand führen. Die Produktion kann häufig eine gewisse Zeit ohne ERP-System arbeiten. Aber spätestens wenn der Nachschub an Auftragspapieren und Rohmaterial endet, steht auch die Produktion.

Für jeden Bereich eines Unternehmens stellt sich also die Frage:

  • Kann ohne ERP-System weitergearbeitet werden?
  • Wie sieht ggf. der Notbetrieb aus?
  • Wie lange kann im Bedarfsfall im Notbetrieb gearbeitet werden?
  • Welcher Aufwand entsteht für die Nachbearbeitung eines Ausfalls?

Aussenwirkung von Ausfällen des ERP-Systems

Ausfälle können auch von aussen wahrgenommen werden. Sei es indirekt durch reduzierte Leistung, sei es direkt durch Ausfall von Kanälen, Anbindungen oder Subsystemen (z. B. Webshops). Neben den technischen und wirtschaftlichen Aspekten muss letztlich auch der Imageschaden mit einkalkuliert werden.

Vereinbarungen zur Servicequalität mit Kunden können die Kosten für einen Ausfall des ERP-Systems ebenfalls beeinflussen. Konventionalstrafen können unmittelbar ein die Ausfallkosten einkalkuliert werden. Umgekehrt sollten Vereinbarungen mit Kunden und die Vereinbarungen zur Systemverfügbarkeit (sei es mit der internen IT oder einem IT-Partner) aufeinander abgestimmt sein.

Vorkehrung und Ausfälle des ERP-Systems

Ausfälle des ERP-Systems zeigen wie wichtig das Zusammenspiel von IT und Business heutzutage ist. Nur wenn beide Bereiche sich der Anforderungen und Risiken bewusst sind, können adäquate Vorkehrungen getroffen werden (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag vom 9. März 2015). Wir meinen zudem, dass die Wichtigkeit des Themas in den meisten Firmen eine hohe Aufmerksamkeit und eine genau Betrachtung erfordern. Durch Übungen zu ERP-Systemausfällen können die technischen sondern auch die organisatorischen Herausforderungen erkannt und gemeistert werden.

Veröffentlicht am 23. September 2015
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