Benutzerfreundliche ERP-Systeme (1)

Benutzerfreundlichkeit von ERP-Systemen

Wir treffen uns regelmässig mit ERP-Anbietern um uns über aktuelle und zukünftige Entwicklungen zu informieren. Die Anbieter präsentieren bei den kurzen Meetings meist auch den aktuellen Stand ihrer ERP-Lösung. Das Thema, das dabei mit Abstand am häufigsten präsentiert wird ist: wie gut die Masken bedient und an die individuellen Anforderungen angepasst werden können. Interessant dabei ist vor allem die Einschätzung der Anbieter der eigenen Lösung. nicht selten werden Funktionen als Innovation präsentiert, die wir als selbstverständlich voraussetzen. Wirkliche Innovationen werden leider selten gezeigt. Daher drehen wir den Spiess einmal um und ziegen Ihnen, was wir uns von einem effizienten System erwarten.

Erwartungshaltung und Benutzerakzeptanz

Im Requirements Engineering wird zwischen drei Kategorien von Anforderungen unterschieden:

  • Basisfaktoren sind Anforderungen, die vorausgesetzt werden. Menschen, die eine Evaluation durchführen fragen nicht danach weil sie diese als selbstverständlich voraussetzen. ERP-Lösungen müssen diese Anforderungen erfüllen, um Akzeptanz bei den Usern zu erreichen. Sie sind nicht als Alleintellungsmerkmale geeignet.
  • Leistungsfaktoren sind Anforderungen, die gezielt in einer Evaluation abgefragt werden. ERP-Lösungen müssen einen Grossteil der Anforderungen erfüllen um als geeignete Lösung akzeptiert zu werden
  • Begeisterungsfaktoren sind Anforderungen, die Kunden nicht auf dem Radar haben. Wenn Sie sie jedoch kennenlernen, sind sie begeistert. Begeisterungsfaktoren werden mit der Zeit zu Leistungsfaktoren.

Im ersten Teil dieser Serie zeigen wir Ihnen, welche Anforderungen User heutzutage in einer modernen ERP-Lösung als selbstverständlich voraussetzen.

9 Basisanforderungen an benutzerfreundliche ERP-Systeme

Schnellsuche und Filter

Das ERP-System bietet die Möglichkeit, nach Datensätzen über eine Schnellsuche zu suchen. Das funktioniert sehr effizient. Der Anwender kann die Suche über einen omnipräsenten Button oder besser einen Shortcut (siehe unten) aktivieren. Gesucht wird ein Name, eine Bezeichnung, eine Nummer oder ein Dokument. Während er einen Suchbegriff erfasst, wird die Liste der möglichen Treffen laufend angepasst.

Favoriten

Anwenderinnen und Anwender können sich die Menüs und Listen, die sie am häufigsten brauchen, als Favoriten festlegen und so einen schellen Zugriff ermöglichen.

Masken und Berechtigungskonzept

In ERP-Systemen wird jedem Anwender mindestens eine Rolle zugeteilt. Über die Rolle ist wiederum festgelegt, welche Masken, Berichte, Funktionen und Daten für den Anwender zugänglich sind. Zum einen verhindert das nicht berechtigen Zugriff auf sensible Daten. Gleichzeitig reduziert das Verfahren aber auch die Informationen in Masken auf das, was der Anwender für die Erledigung der ihm zugeteilten Aufgaben notwendig und sinnvoll ist.

Kontextsensitive Menüs

Das ERP-System stellt den Anwendern in Abhängigkeit der jeweiligen Situation in der Benutzeroberflächen (dem Kontext) ein Menü zu Verfügung. Sie kennen das aus den Office-Anwendungen. Heutzutage bieten selbst Web-Anwendungen diese Möglichkeit (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag vom „Usability von ERP-Systemen„). Das Menü zeigt jeweils die Menüpunkte an, die in der jeweiligen Situation am häufigsten benötigt werden. Kontextsensitive Menü sind ein Basisfaktor für benutzerfreundliche ERP-Systeme.

Weiterführende Links

Das ERP-System bietet die Möglichkeit, über die in einer Maske angezeigten Daten in die jeweiligen Details abzusteigen. zeigt die Maske einen Artikel an, kann man durch Klick auf den Lieferanten zu dessen Details gelangen. und umgekehrt. Dasselbe Funktioniert bei Kunden und deren Offertanfragen, Aufträgen, Reklamationen, bei Lagerartikeln und ihren Bestandsveränderungen usw.

Felder mit Codes und Text

In Datenbanken wird für einen Datensatz ein eindeutiger Schlüssel verwendet (z. B. die Auftragsnummer beim Auftrag, eine ID einer Zahlungskondition). Die Codes sind auch praktisch bei der Erfassung. Es gibt ERP-Systeme, die nur die Codes in den Masken anzeigen. Das führt häufig zu Zusatzaufwneden und Missverständnissen. Ein ERP-System sollte in Masken und Menüs immer Code und Bezeichnung eines Datensatzes anzeigen.

Anpassbarkeit von Masken

Meist müssen in Masken von ERP-Systemen sehr viele Informationen dargestellt werden. Die ERP-Anbieter stehen vor der Herausforderung, diese u. U. auf verschiedenen Bildschirmformaten übersichtlich darzustellen. Sehr wichtig ist dabei, dass Felder, die von Anwendern nicht benötigt werden, ausgeblendet werden können. Diese Möglichkeit besteht in den meisten ERP-Systemen. Im Einführungsprojekt wird mit dem Key Usern erarbeitet, welche Felder benötigt werden und welche nicht.

Tabs und Shortcuts

Wer Daten effizient erfassen können möchte, muss viel mit der Tastatur arbeiten können. Ein etablierter Ansatz ist, dass der ERP-Anwender mit der Tab-Taste den Fokus jeweils in das nächste Feld setzen kann. Shortcuts, wie Sie sie auch aus Office-Anwendungen kennen, helfen ebenfalls das System schnell zu bedienen.

Nutzerorientierung

Diese Punkte werden heutzutage als selbstverständlich vorausgesetzt (Basisfaktoren). Sie ermöglichen den Anwenderinnen und Anwender ein effizientes Arbeiten und sind die Voraussetzung für eine gesunde Zufriedenheit der ERP-User. Zeigt Ihnen Ihre ERP-Anbieter, dass man in seiner Lösung seit neustem die Masken abhängig von der Rolle des Anwenders darstellen lassen kann, hat er sein ERP-System gerade auf  den Mindeststand gebracht. Benutzerfreundliche ERP-System verfügen nicht nur über durchdachte Masken sondern ein Gesamtkonzept, das sich an den Anforderungen der Anwenderinnen und Anwender orientiert.

Beispiele

Hier einige Beispiele welche Gedanken sich ERP-Anbieter zur Benutzerfreundlichkeit machen. Machen Sie sich selbst ein Bild:

Die Liste wird laufend um neue Artikel zur Benutzerfreundlichkeit von ERP -Systemen ergänzt.

Veröffentlicht am 6. Februar 2015

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