3 Erfolgsfaktoren für Business Software Projekte

Anlässlich des Schweizer Nationalfeiertags (1. August) zeige ich drei Erfolgsfaktoren auf, welche ein freudiges (Projekt-)Feuerwerk ermöglichen. Was lesen und hören wir doch immer wieder von erfolglosen, Ärger verursachenden oder sogar zu scheitern drohenden Business Software Projekten. Im Nachgang und vielleicht sogar noch durch bisherig nicht Beteiligte werden dann Beurteilungen, Begründungen und einige „hätte man, dann wäre …“ generiert. Sorry – zu spät! Damit wir uns richtig verstehen, ein Projekt zu verschieben oder gar abzubrechen ist keine Niederlage. Wenn dies ein vorgeschlagenes Fazit, zu einem definierten Zeitpunkt, aufgrund guter Entscheidungsgrundlagen durch die „richtigen“ Personen ist. Damit wären wir bereits beim ersten Erfolgsfaktor für Ihr Business Software Projekt.

Erfolgsfaktor #1 – Stakeholder & Entscheider

Ohne den Support von Personen mit Einfluss und Entscheidungskompetenzen hören Sie besser gleich auf. Ihr Business Software Projekt braucht einen Sponsor, noch besser eine ganze Anzahl von Sponsoren. Personen welche das Projekt „mein Projekt“ nennen und nicht von irgendeinem „IT-Projekt“ sprechen. Betreiben Sie soviel Aufwand für das Stakeholdermanagement wie Sie es für sinnvoll und zweckmässig einschätzen, aber vergessen Sie niemals die Top-Unterstützer, die Projektgegner und alle die vom Projekt betroffenen. Es gibt viele Vorlagen und Empfehlungen (bspw. openPM, HERMES, ERP-Selection) dazu, der Einsatz eines Werkzeugs kann die Projektleitung gut unterstützen. Machen Sie die Kommunikation mit Ihrem Sponsor / mit Ihren Sponsoren zum Reinheitsgebot, und vergessen Sie die Gegner mit überdurchschnittlichem Einfluss auf das Business Software Projekt nicht.

Erfahrungsstipp: Regelmässiger und auf Augenhöhe geführter Informationsaustausch mit dem Sponsor / den Sponsoren des Business Software Projekts. Schaffen Sie dazu einen formellen (im Rahmen von bspw. Projektsteuerungsmeetings) wie auch einen informellen (bspw. zweiwöchentlicher Austausch in ca. 15 – 20 Minuten, natürlich ohne Protokoll) Rahmen.

C’est toujours le ton qui fait la musique. Dies ist auch in der Welt der Stakeholder von Bedeutung. Ob Sie im Business Software Projekt mit dem Auftraggeber, dem Marketing, den Anbietern, den Anwendern, den technischen Experten, den Geschäftsprozessverantwortlichen oder mit IT-Personal sprechen, jeder bringt seine Sicht ein und jeder wird (oder ist schon) Teil des Projekts. Stakeholder die von „meinem Projekt“ sprechen, die fühlen sich als Beteiligte und übernehmen aktiv und engagiert Verantwortung. Theoretisch könnte man dies auch mit einem Stakeholdervertrag regeln. Wichtiger erscheint mir jedoch, dass der Mechanismus vom „geben“ und „nehmen“ erkannt wird und dass gemeinsame Ziele angestrebt werden.

Erfolgsfaktor #2 – Methodik & Erfahrung

Ohne ein minimales Verständnis der Projektmethodik geht es nicht, einverstanden. Doch überschätzen Sie keinesfalls deren Einfluss auf ein erfolgreiches Business Software Projekt. Vielleicht existiert in Ihrem Unternehmen bereits ein Projektmanagementhandbuch oder Sie nutzen bspw. die Vorlagen von Hermes (unbedingt reinschauen!) oder eine der vielen und frei verfügbaren Excel- Word- und wie sie alle heissen Templates. Die Google Suche nach „Projektplan Vorlage gratis“ liefert rund 2’700 Treffer. Da haben sich wohl schon ein paar Personen Gedanken dazu gemacht, da braucht es keine 2’701 Vorlage, oder? Hier stand nicht – und hier wird auch nie stehen – Sie brauchen keine Projektmethodik. Nein, im Gegenteil. Sie hilft den Rahmen zu gestalten. Sicherzustellen, dass die richtigen Aufgaben und Lieferobjekte erstellt werden. Sie ermöglicht eine Planung, bietet gewisse Sicherheiten und unterstützt strukturiertes Vorgehen. Die Methodik hilft auch, innerhalb des Business Software Projekts dieselbe Sprache zu sprechen und einander besser zu verstehen.

Erfahrungstipp: Auf Vorlagen zurückgreifen und erprobte Methoden anwenden. Investieren Sie Zeit in die Auswahl der für Ihr Business Software Projekt passenden Methodik und nicht in die Gestaltung vieler eigener Vorlagen. Nutzen Sie die ausgewählte Methodik mit Verstand und auch Flexibilität an.

Führen ist die Kunst, den Schlüssel zu finden, der die Schatztruhe des Mitarbeiters aufschliesst. Die Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten (siehe auch #1) steht vor der Methodik. Die Auswahl der für das Projekt passenden Methode können Sie so oder so weder googlen noch auf Wikipedia nachschlagen. Aber verzichten Sie trotzdem niemals auf das Fundament einer erprobten und den Erfolg bereits mehrfach unterstützten Projektmethodik. Kombiniert mit der entsprechenden Erfahrung ein weiterer Erfolgsfaktor.

Erfolgsfaktor #3 – Planung & Change Management

Planung ermöglicht und vermittelt Sicherheit, lassen Sie uns dies hier eingangs festhalten. Planung ist ein MUSS, in einem Business Software Projekt können Sie keinesfalls auf die Planung verzichten. Ebenso sicher ist jedoch, dass sich der Plan verändern wird. Seien Sie darauf vorbereitet.

Erfahrungstipp: Während der Initialisierungsphase bereits festlegen, in welchen Bereichen Veränderungen zulässig sind und wo nicht. Sind beispielsweise der Inbetriebnahmetermin und das Budget strikte einzuhalten, dann müssen Sie Flexibilität bei den Funktionen und Inhalten voraussetzen. Und schaffen damit ein gutes Fundament für eine agile Projektmethode (siehe #2). Oder Sie definieren den Leistungsumfang (Scope) sehr detailliert und sind nicht bereit davon abzuweichen, dann wird ihre Termin und/oder Kostenplanung früher oder später angepasst werden müssen.

Im Weiteren fällt mir auf, dass es einige Projektbeteiligte gibt, die dem Projektauftrag einen enormen Stellenwert zusprechen und diesen noch nach sechs oder mehr Monaten Projektzeit als wichtigste Messgrösse heranziehen. Während der Projektarbeit lernen Sie dazu, es tauchen neue und wichtige Aspekte und Zusammenhänge auf, Sie erkennen neue Chancen und bisher unbekannte Risiken. Nutzen Sie diese Erkenntnisse und passen Sie die Planung regelmässig an. Eine gute und anpassbare Planung bringt einen Mehrwert, ein stures Festhalten an alten Vorstellung eher nicht.

Weitere Erfolgsfaktoren für Ihr Business Software Projekt?

Projektleitung. Diese beinhaltet alle leitenden Aufgaben, welche zur erfolgreichen Abwicklung und Zielerreichung sinnvoll und notwendig sind. Planen, steuern und kontrollieren Sie das Business Software Projekt und informieren den Auftraggeber regelmässig und transparent. Gestalten Sie einen vertrauensvollen und zielführenden Projektverlauf.

Projektbegleitung und Coaching. Arbeiten Sie mit Experten zusammen, so bleibt Ihre Projektleitung auf dem richtigen Weg. Nutzen Sie Unterstützung auch um projektspezifische Auslastungsspitzen und personellen Engpässe unkompliziert und professionell zu bewältigen.

Projektausbildung. Projekte werden von Menschen für Menschen gemacht. Bilden Sie sich ständig weiter und lernen Sie neue Werkzeuge, Methoden und Möglichkeiten kennen.

Projektcontrolling. Controlling Aktivitäten können einen entscheidenden Beitrag für Ihre erfolgreiche Projektdurchführung bedeuten. Lassen Sie bei Bedarf transparente und aussagekräftige Reviews erstellen.

Feiern Sie den 1. August und lassen Sie sich von diesem Tag und den drei Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Business Software Projekte inspirieren. Freuen Sie sich auf (Projekt-) Feuerwerke und ermöglichen Sie diese!

Veröffentlicht am 1. August 2016

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