Change Management im ERP-Projekt – do’s and don’ts

Change Management [oder Änderungsmanagement] ist – obwohl der Name etwas anderes andeuten könnte – etwas ganz natürliches. Ein Change (eine Änderung) sagt vorerst einmal nichts über die Qualität oder die Planung des ERP-Projekts aus. Dies ist unser 1. don’t: setzen Sie eine notwendig erscheinende Änderung nicht mit einem Fehler in der Planung gleich. Change Management hat viel mit Glaubwürdigkeit und Kommunikation zu tun. Mit jedem Fortschritt im ERP-Projekt werden neue Erkenntnisse gewonnen. Damit ist bereits erkennbar, dass neue Erkenntnisse auch zu neuen Entscheidungen führen können. 2. do: sehen Sie eine beantragte Änderung als eine Chance, aus neuen Erkenntnissen etwas zu lernen und auf die Situation reagieren zu können.

Verantwortlichkeiten im Change Management

Wahrscheinlich liegen wir nicht allzu falsch, wenn wir die grundsätzliche Zuständigkeit für Änderungen in einem laufenden ERP-Projekt bei der Projektleitung ansiedeln. Doch wie bei einigen Disziplinen im Projektmanagement gilt es auch im Change Management die Verantwortlichkeiten festzulegen und zu dokumentieren. Aus meiner Sicht gibt es drei Rollen im Change Management:

  1. der Antragsteller beantragt für sich oder repräsentativ für eine Gruppe von Stakeholdern die Änderung
  2. die Projektleitung sammelt sämtliche CR (Change Requests, Änderungsanträge) und administriert, analysiert und beurteilt diese in Bezug auf die Zweckmässigkeit und die Machbarkeit
  3. der Auftraggeber entscheidet abschliessend im Rahmen der festgelegten Kompetenzen

Eine Änderung kann von allen Projektmitgliedern, also inklusive der Projektleitung oder der Projektlenkung initiiert werden. Weshalb definieren wir diese drei Rollen? Stellen Sie sich vor, ein Teilprojekt oder ein einzelnes Projektmitglied führt eine wesentliche Änderung durch ohne die entsprechend notwendige Kommunikation. Dies führt zu unklaren Situationen und verschwendet früher oder später unnötige Ressourcen. 3. do: trennen Sie die Rollen des Antragstellers und des Entscheidungsträgers ganz bewusst.

HERMES 5.1 schreibt dazu: Der Änderungsantrag bildet die Grundlagen für eine Änderung. Er umfasst die Änderungsbeschreibung mit dem eigentlichen Antrag, das Vorgehen, um die Änderung durchzuführen, und den Lösungsvorschlag, um die Änderung umzusetzen. Der Änderungsantrag hat Anforderungscharakter und spezifiziert die durchzuführende Änderung im Detail. [Quelle: 17.08.2015, Szenario Leitfaden – Änderungsantrag]

Warum es ohne das Change Management nicht funktioniert

Schon früh im Projekt legen Sie beispielsweise mit der Unterstützung der Systemkontext-Analyse den Projektumfang fest. Da dieser sich nun mit dem Änderungsantrag verändert, sind die Konsequenzen strukturiert zu analysieren um anschliessend bewusste Entscheidungen treffen zu können. 4. don’t: gehen sie nicht davon aus, dass ihre Änderungen nur positive Konsequenzen auf das Projekt haben und deshalb unter dem Deckmantel „zu viel Administration, ich entscheide halt gerne, jetzt müssen wir vorwärts machen, …“ unkontrolliert ablaufen. Der Projektleiter und das ERP-Projektteam wird an der Erreichung der Projekziele gemessen. Was bedeutet, dass wenn Änderungen angebracht werden, diese auf die möglichen Konsequenzen zu analysieren sind:

  1. Funktionsumfang und dessen Abhängigkeiten
  2. Zeit- und Aufgabenplanung
  3. Risiken
  4. Finanzen

5. don’t: es gibt im Projektgeschäft (fast) nichts gratis, auch nicht wenn Ihr Entwickler sagt, für dieses Feature oder diese Änderung brauche ich nicht länger als für das bisherig vorgesehene. Vielleicht hat er recht, und finanziell hat es keine Konsequenzen (dann haben sie dann aber wirklich einen guten Entwickler, oder viel Glück gehabt). Aber wie sieht es mit den Projektrisiken, der Zeitplanung und den Abhängigkeiten aus? 6. do: Prüfen sie jeden Änderungsantrag sorgfältig und in Bezug auf alle möglichen Konsequenzen. Das haben Sie am Anfang des Projekts mit der Anforderungsanalyse ja auch gemacht. Wieso sollte dies jetzt nicht mehr nötig sein?

Und noch ein paar Worte zur Budgetierung von Änderungen

Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass Änderungen im Verlauf des Projekts auftauchen werden. So weit so gut. Doch was, wenn das Projektbudget keinen Spielraum mehr zulässt? Keine einfache Ausgangslage. 6. don’t: ignorieren sie keine CR aufgrund der fehlenden finanziellen Möglichkeiten. In diesen Ausführungen steckt ja bereits eine Annahme. Und zwar, dass jeder Änderungsantrag Mehrkosten nach sich zieht. Dem ist nicht so, sollte mindestens nicht so sein. Eine Änderung kann durchaus auch bedeuten, dass auf etwas verzichtet wird, dass eine einfachere Lösung die Ansprüche erfüllen kann oder das eine durchaus taugliche Alternative das Projekt beschleunigen kann. 7. do: durchlaufen Sie bei allen Änderungen ein strukturiertes Change Management. Changes sind auch Anpassungen nach unten, sei es in den Kosten, im Funktionsumfang oder im Ressourcenbedarf.

Change Management – die Umsetzung mit 5 Schritten

Die Umsetzung und Strukturierung des Ablaufs im Change Management folgt einfachen Grundsätzen:

  • Trennung zwischen Antragsteller und Genehmigungsstufe (Gremium)
  • Nachvollziehbarkeit und offene Kommunikation vom Antrag bis zum Entscheid
  • Konsequente Beurteilung in Bezug auf die Auswirkungen auf die Projektziele

Wir empfehlen 8. do: das Change Management frühzeitig und wenn möglich vor dem Projektstart zu institutionalisieren. Damit regeln Sie den Umgang mit sicherlich aufkommenden Wünschen zu Anpassungen und Veränderungen pro-aktiv. Das Projekt Framework der Heiner Ackermann Consulting AG sieht folgende 5 Schritte des Change Managements vor:

Change Management

 

Unsere do’s und don’ts zum Change Management in der Zusammenfassung

  1. setzen Sie eine notwendig erscheinende Änderung nicht mit einem Fehler in der Planung gleich.
  2. sehen Sie eine beantragte Änderung als eine Chance, aus neuen Erkenntnissen etwas zu lernen und auf die Situation reagieren zu können.
  3. trennen Sie die Rollen des Antragstellers und des Entscheidungsträgers ganz bewusst.
  4. gehen sie nicht davon aus, dass ihre Änderungen nur positive Konsequenzen auf das Projekt haben.
  5. es gibt im Projektgeschäft (fast) nichts gratis.
  6. ignorieren sie keine CR aufgrund der fehlenden finanziellen Möglichkeiten.
  7. durchlaufen Sie bei allen Änderungen ein strukturiertes Change Management.
  8. institutionalisieren (organisieren) Sie das Change Management frühzeitig und wenn möglich vor dem Projektstart.
Veröffentlicht am 27. August 2015

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