ERP-System – Ein Mysterium

ERP-Systeme sind mittlerweile zu einem festen Bestandteil fast aller mittleren und grossen Unternehmen geworden. Millionen Menschen arbeiten täglich mit ERP-Systemen. Eigentlich müsste doch jeder Bescheid wissen, was ein ERP-System ist, wo es herkommt und was es kann. Überraschenderweise ist dem aber nicht so, kaum jemand beschäftigt sich mit der ungeliebten IT, sie wird lediglich, mehr oder weniger freiwillig, als Mittel zum Zweck genutzt. Testen Sie sich doch selbst einmal: Beschreiben Sie ein ERP-System in zwei bis drei Sätzen und überlegen Sie sich, ob Ihr Ergebnis verständlich und aussagekräftig ist. Erfahrungsgemäss trifft dies in den allermeisten Fällen nicht zu. Dabei kann es ungemein hilfreich sein, ein gewisses Grundverständnis über die IT bzw. ein ERP-System zu besitzen. Nehmen Sie dem grossen Unbekannten, der doch so wichtig ist, etwas von seiner Undurchsichtigkeit. Sie werden feststellen, dass vieles plötzlich besser verständlich wird. Sie erkennen Zusammenhänge, Ursache- und Wirkungsbeziehungen, arbeiten sicherer und vertrauter mit der IT, was sich schliesslich dadurch bemerkbar machen wird, dass Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohler fühlen und letztendlich bessere Ergebnisse erzielen können.

Ziel dieses Beitrags ist es, das Mysterium ERP einmal in aller Kürze ganzheitlich und verständlich zu erklären, um gerade diejenigen, die mit ERP-Systemen zu tun haben, bislang jedoch noch ohne Grundverständnis sind, mit der Thematik vertraut zu machen. Dieses Ziel soll durch die Beantwortung von 10 Fragen erreicht werden:

1. Was bedeutet ERP?

ERP kürzt den Begriff „Enterprise-Resource-Planning“  (auf Deutsch „Unternehmensressourcenplanung“) ab. Der Ausdruck steht für die Tätigkeit, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Betriebsmittel, Kapital), effizient einzusetzen, um Geschäftsprozesse bestmöglich zu steuern.

2. Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Anwendungssoftware, die die Verteilung der Unternehmensressourcen und Steuerung der Geschäftsprozesse unterstützt. Sofern ein Unternehmen eine gewisse Größen- und Komplexitätsschwelle überschritten hat, lässt sich diese Aufgabe nicht mehr optimal ohne IT-Unterstützung bewältigen – ein ERP-System wird benötigt.

3. Was kann ein ERP-System?

ERP-SystemMehr als manch einer denkt. Die Funktionen eines ERP-Systems lassen sich kaum ganzheitlich aufführen. Ein ERP-System kann ein Unternehmen in beinahe allen Geschäftsprozessen unterstützen, angefangen beim Einkauf über die Produktion, den Verkauf und Kundendienst bis hin zu den Finanzen und der Personaladministration.

4. Wie viel ERP-System benötigt ein Unternehmen?

Dies lässt sich nie pauschalisieren. Die Beantwortung dieser Frage lässt sich nur in Abhängigkeit des jeweils zur Diskussion stehenden Unternehmens beantworten. Notwendig ist eine tiefgreifende Analyse der spezifischen Unternehmensanforderungen wie auch der gegenüberstehenden Möglichkeiten, die die verschiedenen ERP-Systeme bereitstellen.

5. Wodurch unterscheiden sich ERP-Systeme?

Um diese Frage zu beantworten, soll ein Vergleich zum allgemein bekannten Automobil gezogen werden. Je nach Anforderungen des Fahrers wählt dieser seinen PKW aus. Der eine möchte ein schnelles zweisitziges Cabriolet, der andere einen familienfreundlichen Minivan. Ein anderer entscheidet sich für eine luxuriöse Limousine und wieder ein anderer für einen sparsamen Kleinwagen. Sehr ähnlich ist es auch bei ERP-System. Das eine hat seine Stärken im Finanzbereich, das andere in der Produktion, eines ist speziell auf den Handel ausgerichtet und das andere wiederum eigens für Dienstleister. ERP-Systeme haben dementsprechend eine sehr individuelle Charakteristik, die sich dem Betrachtenden häufig eben nicht so einfach wie bei einem PKW erschliesst. Daher haben Unternehmen auch häufig Probleme das für sie „richtige“ System zu evaluieren und greifen verständlicherweise auf die Hilfe (siehe z. B. www.h-a.ch) externer Experten zurück.

6. Wie findet ein Unternehmen das passende ERP-System?

Dies gelingt nur dann, wenn ein Unternehmen sich selbst ausreichend gut beschreiben kann. Denn die Grundlage für das passende ERP-System sind ausformulierte, unternehmensspezifische Anforderungen, in welchen genau und vollständig beschrieben ist, was ein Unternehmen benötigt. Diese Anforderungen müssen in einem systematischen Prozess mit den Möglichkeiten und Grenzen der verschiedenen ERP-Systeme abgeglichen werden, um letztendlich die am besten passende Lösung zu identifizieren.

7. Warum ist es wichtig, dass das ERP-System im gesamten Unternehmen „richtig“ genutzt wird?

Ein ERP-System kann nur dann seine Vorteile voll entfalten, wenn dieses von allen Unternehmensbereichen optimal genutzt wird. Man stelle sich das Unternehmen als eine Datenrennbahn in Form eines Rundkurses vor, auf der die Daten in 10 Spuren nebeneinander durch das Unternehmen flitzen. Arbeitet ein Unternehmensbereich nicht optimal mit dem ERP-System, so sind an dieser Stelle einige Spuren nicht befahrbar, was sich wiederum negativ auf den Rennbetrieb des gesamten Rundkurses auswirkt.

8. Wie hängt das ERP-System mit anderer Software zusammen?

Auch ein ERP-System kann nicht alles, bzw. manchmal kann eine andere (speziell auf eine bestimmte Anwendung zugeschnittene) Software etwas besser. Sollte dies der Fall sein, entscheidet man sich für gewöhnlich für die Spezialsoftware. Diese stellt auf der oben angesprochenen Datenrennbahn ein kleines Teilstück dar, beispielsweise eine Unterführung, eine Brücke oder ähnliches. Wichtig ist, dass die Software, die nicht zum ERP-System gehört, optimal in die IT-Struktur eingebunden ist, um den „Rennbetrieb“ bestmöglich zu unterstützen.

9. Warum kann ein ERP-System-Wechsel notwendig sein?

Der Wechsel eines ERP-Systems kann aus mehreren Gründen notwendig sein. Ein Unternehmen ist in eine dynamische, sich verändernde Umwelt eingebettet und macht – sofern dies sinnvoll und notwendig ist – selbst Veränderungen mit. Die Anforderungen des Unternehmens an die IT ändern sich demnach ebenso. So kann es vorkommen, dass die Anforderungen eines Unternehmens eben nicht mehr durch die Möglichkeiten des bestehenden ERP-Systems abgedeckt werden können. Das Unternehmen hat sich folgerichtig mit den Chancen eines Systemwechsels zu befassen. Wie erwähnt gibt es jedoch auch andere Gründe für einen System-Wechsel, beispielsweise Unzufriedenheit mit dem Support durch den Systemanbieter oder zu hohe Kosten.

10. Was kostet ein ERP-System?

Wie schon Frage 4 lässt sich auch diese Frage nicht pauschalisieren und nur in Abhängigkeit des jeweils zur Diskussion stehenden Unternehmens beantworten. Die Kosten lassen sich in Initialisierungskosten und laufende Kosten unterteilen. Die Initialisierungskosten entstehen bei Einführung eines ERP-Systems und bestehen grösstenteils aus Lizenzkosten für die Software, Dienstleistungskosten für den Systemanbieter und Kosten für allfällige Hardware. Die laufenden Kosten setzen sich aus verschiedenen Kosten für den stetigen Support der Software zusammen. Sowohl Initialisierungskosten als auch laufen Kosten sind abhängig vom Umfang und vom Individualisierungsgrad des ausgewählten ERP-Systems.

Veröffentlicht am 4. Dezember 2013
1 Kommentar

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