Datenmigration in ERP-Projekten (1/5)

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Datenmigration in ERP-Projekten

Teil 1: Das Migrationskonzept

Auf die ERP-Auswahl folgt meist die Einführung des ERP-Systems. Dabei werden Daten aus der alten in die neue ERP-Lösung übernommen. Die grösste Sorge der Kunden dabei ist: „Können die Daten automatisch übernommen werden oder müssen wir alles von Hand eingeben?“. Natürlich ist der Aufwand bei der Datenmigration ein zentrales Thema. Es ist jedoch eine von vielen wichtigen Fragen die im Rahmen Der ERP-Einführung behandelt und beantwortet werden müssen.

In unserer Serie über die Datenmigration bei ERP-Einführungen zeigen wir Ihnen die grundlegende Herangehensweise und was es zu berücksichtigen gibt. Teil 1 behandelt die Grundlagen und die Vorbereitung der Datenmigration.

Die Serie „Datenmigration“ im Überblick:

1. Ganz am Anfang…

…stehen die Fragen welche Daten wann, wie und wohin migriert werden sollen oder müssen. Im neuen ERP-System werden Daten nicht nur für den produktiven Betrieb sondern auch für Tests und Schulungen benötigt. In der Regel steht dafür ein Test-System zur Verfügung.

Damit ist auch klar, dass es nicht eine sondern in den meisten Fällen mehrere Datenmigrationen geben wird.

Wann Daten migriert werden sollten ist häufig schwierig zu beantworten. Denn es liegt in der Natur der Daten, dass sie sich verändern. Eine gewisse Struktur erhält man, wenn man seinen Bestand in Stamm- und Bewegungsdaten unterteilt. Stammdaten sind eher statisch, Bewegungsdaten ändern sich häufiger und schneller. Das ist aber nur eine grobe Aufteilung. Letztlich kommt man nicht umher für jeden Datenbestand im Detail zu überlegen, wann eine Übernahme von (Teil-)Daten notwendig und wann sie sinnvoll ist.

Für erste Tests am Anfang des Projekts genügt es häufig, einige Musterdatensätze im neuen Testsystem zu erfassen. Die gleichen Daten können u. U. auch für die Schulungen verwendet werden sofern sie durch die Tests nicht völlig verunstaltet wurden.

Eine grosse Herausforderung bei der Datenmigration ist meist das sog. Mapping. Dabei wird festgelegt, welches Feld in der Datenbank des alten ERP-Systems welchem Feld im neuen ERP-System entspricht. Oft ist eine einfache Zuordnung gar nicht möglich. Dann müssen Umformungen vorgenommen werden. Doch dazu mehr im zweiten Teil dieser Serie.

2. Die grundlegende Vorgehensweise bei einer Datenmigration

Bei der Migration in das Produktivsystem geht man in der Regel in mehreren Schritten vor:

Im ersten Schritt werden Daten testweise in das Testsystem übernommen. Dabei wird geprüft, ob die definierten Filter korrekt funktionieren, ob die Daten richtig gemappt werden sprich, ob im neuen System alles so ankommt, wie man sich das vorstellt. Der Test ist wichtig um Fehler zu entdecken und zu bereinigen bevor in das Produktivsystem migriert wird. Die einzelnen Arbeitsschritte und Methoden werden für den späteren Gebrauch dokumentiert.

Im zweiten Schritt werden die statischen Daten in das neues System übernommen. Dabei werden die im ersten Schritt getesteten Verfahren für Bereinigung, Korrektur und Mapping angewendet. Nicht selten muss hier Hand angelegt werden. Denn nicht immer sind Daten so strukturiert, dass über Algorithmen die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Dieser Schritt erfolgt in der Regel einige Zeit vor dem Produktivstart im neuen System. Denn die importierten Daten müssen nun im neuen ERP-System ergänzt werden um Informationen die vom alten ERP-System nicht mitgeliefert wurden.

Von nun an müssen alle Änderungen, Löschungen und Neuanlagen von Datensätzen, die migriert wurden in beiden Systemen vorgenommen werden: im alten, weil dies noch produktiv ist, im neuen damit die Daten auf dem aktuellen Stand sind, wenn produktiv gearbeitet wird. Damit ist auch klar, warum man diese Migration so früh wie nötig aber so spät wie möglich durchführt. Die Doppelbelastung für die Mitarbeiter sollte möglichst kurz gehalten werden. Der Parallelbetrieb ist aber gleichzeitig eine Chance, sich im Umgang mit dem neuen System den letzten Schliff zu geben.

Der dritte Schritt ist der Test der Migration von Bewegungsdaten. Das können Aufträge, Bestellungen, Projekte oder Tickets sein. Das Verfahren ist vergleichbar mit dem bei den statischen Daten. Unterschiede gibt es im nächsten Schritt.

Schritt Nummer vier: Hier werden die dynamischen Daten in das Produktivsystem übernommen. Die Migration findet unmittelbar vor dem Produktivstart stattfinden. In der Zeit der Migration darf natürlich nicht an den Systemen gearbeitet werden. Bevor der produktive Start im neuen ERP-System freigegeben wird, sollten die Daten im neuen ERP-System genau geprüft und in Abläufen getestet werden.

In der Praxis erfolgt die Datenmigration sehr selten direkt vom Alt-System ins neue. Weitaus beliebter ist der Export in Excel. Dort werden die Daten gesichtet, bereinigt und korrigiert, gemappt und am Schluss nochmal überprüft. Anschliessend erfolgt der Import in das neue ERP-System.

Das beschriebene Verfahren gibt einen groben Überblick über das prinzipielle Vorgehen. In der Praxis gibt es zahlreiche Varianten. Welches Vorgehen sinnvoll ist, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Auch sind viele Detailfragen zu klären auf die wir in den folgenden Teilen der Serie eingehen werden. Wichtig ist, dass man sich im Vorfeld genau Gedanken macht, welches Vorgehen möglich und sinnvoll ist. Damit kommen wir zum dem wichtigen

3. Migrationskonzept

Datenmigration_Konzeptvorlage_HERMES

Erfahrene Projektmanager erstellen ein Migrationskonzept. Es beschreibt die technischen und organisatorischen Anforderungen an die Migration sowie das Migrationsverfahren. Das Migrationskonzept dient dazu, alle beteiligten zu informieren. Das Niederschreiben zwing einen gleichzeitig, die eigenen Ideen zu prüfen und sie mit anderen diskutieren zu können.

In der Projekt Managementmethode Hermes vom Bund ist die Erstellung eines Migrationskonzepts vorgeschrieben. Es lohnt sich, sich zum Thema Datenmigration frühzeitig und im Detail Gedanken zu machen und diese schriftlich festzuhalten.

Oftmals kann es auch hilfreich sein, jemand nur für die Datenmigration zu involvieren, der Erfahrung auf dem Gebiet hat. So kann man das eine oder andere Fettnäpfchen umgehen und von den Erfahrungen anderer lernen. Häufig sind es kleine Details die über den Erfolg einer Datenmigration in das neue ERP-System entscheiden.

Veröffentlicht am 27. November 2013
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