Datenqualität – Erfolgsfaktoren im ERP-Projekt (Teil 4)

Viele haben bei der ERP-Evaluation und -Einführung die jeweils aktuellen Trend im Focus. Derzeit: Cloud-Computing, Big-Data und der Einsatz mobiler Endgeräte (Mobility). Das sind ohne Frage spannende und wichtige Themen. Nur machen sie für sich genommen den Erfolg einer ERP-Lösung nicht aus. In dieser Serie zeigen wir Ihnen, welche Themen Sie in Ihrem ERP-Projekt berücksichtigen sollten um die volle Leistung des neuen Motors auf die Strasse zu bringen.

In dieser Serie:

  1. Dokumentenmanagement
  2. Automatisierung
  3. Suchen und Finden
  4. Datenqualität
  5. Intercompany-Prozesse und Vernetzung
  6. Betriebskostenrechnung

Teil 4: Datenqualität

Datenqualität ist eine Frage der Prozesse

Beim Thema Datenqualität fallen vermutlich jedem so seine Geschichten ein: Der Kunde, der drei Einladungen zum gleichen Event bekommen hat oder die Unmengen an Rücksendungen des letzten Flyerversands, Fehlauskünfte am Telefon sind genauso unangenehm wie der Aufwand, der vor jedem Weihnachtskartenversand getrieben wird, um den Adressbestand aus dem ERP-System auf Vordermann zu bringen.

Qualität im allgemeinen und Datenqualität im speziellen sind weite Begriffe. Wenn wir von Daten mit guter Qualität sprechen, meinen wir vereinfacht gesagt Daten, die korrekt, widerspruchsfrei, eindeutig, genau, verständlich, aktuell, verfügbar und relevant sind. Der letzte Punkt scheint selbstverständlich. Aber häufig entsteht, gerade bei Neueinführungen von ERP-Systemen eine wahre Datenerhebungswut. Durch Konzentration auf das Wesentliche kann man viele Punkte auf der Skala der Datenqualität gut machen, gerade auch wenn man bedenkt, dass die Haltbarkeit von Daten in Bezug auf Ihren Nutzen begrenzt ist.

Natürlich können schlechte Daten durch fehlende Aufmerksamkeit oder Disziplin entstehen. Aber in den allermeisten Fällen ist es ein Hinweis auf Schwächen im Prozess.

Lösungsansätze

Was bei der Auswahl von Software gilt, kann auch auf die Datenqualität in Systemen angesetzt werden:

Der Weg zur Datenqualität in ERP-Systemen: Strateige Prozesses Systeme

Zunächst wird eine Strategie erarbeitet, darauf basierend die Organisation und die Prozesse und darauf basierend die Daten(-strukturen) und Systeme ausgewählt oder konfiguriert. Eine Strategie zu erarbeiten bedeutet, sich strukturiert Gedanken zu Messgrössen, Messwerten, möglichen und notwendigen Prozessen, der Relevanz von Daten zu machen. Eine Strategie sollte Auskunft geben können über:

  • Wo werden Daten benötigt?
  • Wo werden Daten erfasst und welche Fälle der Datenmanipulation gibt es?
  • Welche Prozesse sind dafür vorgesehen?
  • Wie wird mit Ausnahmen umgegangen? (> Prozesse definieren > Ausnahmen eliminieren)
  • Wie wird die Qualität der Daten gemessen? (> Messgrösse > Zielwert)

Eine heute kaum zu überschätzende Thematik in dem Zusammenhang ist auch die Datensicherheit: welche Daten dürfen ausserhalb des Systems gepflegt, welche importiert und exportiert werden? Mit Sicht auf die Datenqualität in den ERP-Systemen spricht vieles für die Pflege im System. Dagegen spricht häufig der hohe Aufwand, der für die Pflege im System benötigt wird.

Anschliessend können die Prozesse und die Organisation erarbeitet werden. Bei der Verantwortung ist häufig eine Herausforderung, dass die Erfassung der Daten und die Nutzung nicht durch die gleichen Funktionen in der Organisation wahrgenommen werden, oft werden Daten von vielen Stellen genutzt. Hier ist wichtig, dass klar ist, was wo und wie benötigt wird. Nicht selten werden Daten erfasst und gepflegt, die niemand (mehr) benötigt.

Auf Seiten der Systeme kann auf Basis der Strategie und der Prozesse festgelegt werden, wie die Applikationen das vorgesehen Konzept unterstützen können. Je nach Ausgangslage und Fragestellen können die ERP-Anbieter und System-Partner hier wichtige Hilfestellungen leisten (wie Beispiele aus der Praxis immer wieder zeigen).

Fazit

Die Datenqualität ist primär Thema des Business‘, sprich der Anwender von ERP-Systemen, nicht der IT , des ERP-Herstellers oder -Anbieters. ERP-Systeme können lediglich prüfen, ob die eingegeben Daten plausibel sind. Ob sie beispielsweise korrekt, aktuell oder relevant sind, liegt in der Verantwortung der Anwenderinnen und Anwender.

Natürlich sind Funktionen, wie die Dublettensuche in ERP-Systemen hilfreich und erwünscht.  Sie lösen jedoch die Herausforderungen im Bereich der Datenqualität nicht. Ziel muss es sein, die Datenqualität dauerhaft hoch zu halten. Periodische Aufräumaktionen und Massnahmen vor Durchführung von Kampagnen sind zwar heute an der Tagesordnung, jedoch lediglich ein Hinweis, dass in den Prozessen etwas nicht richtig organisiert ist.

In ERP-Systemen gilt:

  • Die Datenstrukturen müssen stimmen (Datenqualitätsstrategie)
  • Die Verantwortung für die Datenpflege muss klar geregelt sein (Berechtigungskonzept)
  • Die Zahl der Anwenderinnen und Anwender die Daten manipulieren soll sich auf das notwendige Minimum beschränken
  • Die Anwenderinnen und Anwender müssen adäquat geschult sein
  • Die Anwendung soll die Anwender optimal unterstützen (Gestaltung der Masken, benötigte Funktionen aber auch Hardware)

Weiterführende Informationen mit guten Hinweisen für die Praxis finden Sie zum Beispiel auf den Folien zum Vortrag „Datenqualitätsmanagement in ERP-Systemen“ von Michael Röthlin, Berner Fachhochschule, Technik und Informatik Fachbereich Informatik am 31. Mai 2011 für die SAQ

Veröffentlicht am 24. September 2014
3 Kommentare

[…] nichtmonetären und nicht quantifizierbaren Nutzen (z. B. Reduktion von Ausfallrisiken, bessere Datenqualität) geben. Das wäre dann ein Fall für den Business Case in Punkt 8 dieser […]

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