Datenqualität in ERP-Systemen (Datenmigration Teil 2/5)


Datenmigration in ERP-Systemen

Teil 2: Vor dem Umzug: die Datenbereinigung

Auf die ERP-Auswahl folgt meist die Einführung des ERP-Systems. Dabei werden Daten aus der alten in die neue ERP-Lösung übernommen. Die grösste Sorge der Kunden dabei ist: „Können die Daten automatisch übernommen werden oder müssen wir alles von Hand eingeben?“. Natürlich ist der Aufwand bei der Datenmigration ein zentrales Thema. Es ist jedoch eine von vielen wichtigen Fragen die im Rahmen Der ERP-Einführung behandelt und beantwortet werden müssen.

In unserer Serie über die Datenmigration bei ERP-Einführungen zeigen wir Ihnen die grundlegende Herangehensweise und was es zu berücksichtigen gibt. Teil 1 behandelt die Grundlagen und die Vorbereitung der Datenmigration.

Die Serie „Datenmigration“ im Überblick:

  • Teil 1: Gewusst wie: das Migrationskonzept
  • Teil 2: Vor dem Umzug: Datenqualität
  • Teil 3: Datenmigration 1: Stammdaten
  • Teil 4: Datenmigration 2: Bewegungsdaten
  • Teil 5: Praxisbeispiele

1. Wer darf mit?

Datenqualität_in_ERP-Systemen

Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen

Für den Verkauf ist klar, alle Kunden müssen in das neue ERP-System migriert werden. Der Einkauf braucht selbstverständlich alle Artikel. Wirklich alle? Wird der Kunde XY der vor zehn Jahren die letzte Bestellung aufgegeben hat wirklich im neuen System benötigt? Und die Firma SoUndSo, vor drei Jahren Konkurs gegangen ist sicher auch kein unbedingt notwendiger Datensatz im neuen ERP-System. Räumen Sie auf und werfen Sie Ballast ab! Die Einführung eines neuen ERP-Systems bringt viele Chancen. Die Datenqualität in der neuen ERP-Lösung ist eine davon.

Das alte ERP-System wird ja nicht am Tag des Produktivstarts der neuen ERP-Lösung abgestellt. Meist wird es, auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben noch über Jahre weiter betrieben. Sie können bei Bedarf noch lange in den alten Datenbeständen stöbern.

Im Verkauf müssen alle Kunden migriert werden, die Anfragen, Offerten oder Aufträge im System offen haben. Darüber hinaus wird man in der Praxis die Kundendaten migrieren, die im neuen System wirklich benötigt werden. Sinnvoll kann beispielsweise sein die Kunden zu migrieren, die in den letzten zwei Jahren Aufträge oder Anfragen hatten. Bei den Artikeln werden alle mit Bestand sowie diejenigen, die im Webshop angeboten migriert usw.

Weniger ist mehr. Denn der Datenbestand wird sich im neuen System automatisch schnell um die benötigten Datensätze erweitern.

3. Erfolgsfaktor Datenqualität

Die Datenqualität in ERP-Systemen ist ein Kapitel für sich. Schlechte Datenqualität wirkt sich auf die Effizienz der Prozesse, die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden und sogar Entscheidungen in der Unternehmensführung aus. Sie kostet viel Geld und Vertrauen. Eine gute Datenqualität ist ein Erfolgsfaktor.

Bevor die Daten in das neue ERP-System eingespielt werden, gilt es, alle Mängel zu beseitigen. Und derer gibt es in der Regel viele. Dubletten sind da noch das kleinste Übel. Eine Datenbereinigung lässt sich meist nicht in einem bestehenden, laufenden ERP-System durchführen. Daher werden die Daten exportiert und ausserhalb der Businessssoftware bearbeitet.

Nicht selten müssen Expert mit professionellen Werkzeugen an den Datenbestand. Sie können nicht nur die Datensätze an sich analysieren und auf Vordermann bringen. Wichtig ist der Aufbau der benötigten und korrekten Datenstrukturen. Denn häufig liegt hier der Hund begraben. Der über Jahre gepflegten Datenbestand im alten ERP-System entspricht in der Struktur gar nicht dem der evaluierten Businesssoftware. Aber bei der Neustrukturierung  der Daten sollte nicht nur das Tagesgeschäft sondern auch das Informationspotenzial der Daten berücksichtigt werden. Welche Auswertungen sollen In Zukunft möglich sein und wie müssen die Daten dazu aufgebaut werden?

Zwar ist das Managen der Datenqualität eine oft zeitaufwendige Angelegenheit. In Anbetracht der Tragweite lohnt es sich jedoch, hier zu investieren. Wenn interne Mitarbeiter nicht über das benötigte Knowhow oder die notwendigen Zeit verfügen oder wenn die Herausforderungen komplexer werden, sollten man sich professionelle Hilfe holen. Spezialisten wie die Firma Data Logistics, schrecken auch vor grossen Datenbeständen und komplexen Herausforderungen nicht zurücks.

Veröffentlicht am 30. November 2013
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