Die ERP-Evaluation als Speed Dating

Good_and_Cheap ERP-Evaluation schnell und günstig

In einer ERP-Evaluation werden das richtige ERP-System und der richtige Systempartner ausgesucht. Die Suche soll schnell, kostengünstig und erfolgreich abgewickelt werden. Erfolgreich heisst, das ausgewählte System soll kostengünstig in Einführung und Betrieb sein, alle Anforderungen erfüllen und sicher 15 Jahre laufen. Was schnell bedeutet, werde ich heute beleuchten. Aber eins vorneweg: eine ERP-Evaluation ist kein Speed Dating.

Klarheit über das Zielsystem

Zu Beginn einer Evaluation steht die Frage, was soll das zukünftige ERP-System können? Nach was wird überhaupt gesucht? Diese Klarheit ist wichtig für die Auswahl des Systems (Marktanalyse und Evaluation).  Sie ist auch zentral für klare Abmachungen zum Funktionsumfang des Systems und den Leistungen des ausgewählten ERP-Anbieters der später ein Preis gegenüber steht.  In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage, welche Funktionen durch andere Systeme erbracht werden sollen und wo Schnittstellen zu diesen notwendig und sinnvoll sind. Um auch zukünftige Anforderungen mit einzubeziehen, lohnt sich ein Blick auf die Unternehmensstrategie und parallele Projekte.

Wesentlich hierbei ist auch, dass man definiert, wer alles Anforderungen an das System stellt oder stellen sollte. Die Beteiligung ist aus vielerlei Hinsicht wichtig. ERP-Evaluationen, in denen der IT-Leiter alle Anforderungen  für das Business formuliert, sind selten von Erfolg gekrönt.

Diese erste Phase des Projekts, in der auch die Projektorganisation aufgebaut wird, braucht Zeit. Wie viel hängt im Wesentlichen von Umfang und Komplexität des Projekts und den Kapazitäten im Projekt (neben dem Tagesgeschäft) ab. Wer es zügig angeht und mag, kann das in zwei Wochen schaffen, in grösseren (z. B. internationalen) Projekt kann eine Stakeholder-Analyse auch mal einen Monat dauern.

Dokumentation und Verbindlichkeit

Um mit den Erkenntnissen aus der Analyse arbeiten zu können, müssen diese strukturiert und verständlich dokumentiert werden. Das heisst nicht, dass jedes Feld des neuen Systems mit Bezeichnung, Datenbankfeld und Feldlänge beschrieben werden muss. Vielmehr geht es um eine unter wirtschaftlichen Aspekten sinnvolle Beschreibung der relevanten Anforderungen.

Das Dokumentieren von Anforderung an IT-Systeme ist in vielen Organisationen nicht Tagesgeschäft. Profis verfügen über einen Werkzeugkasten mit Satzschablonen und Diagrammen. Selbst damit brauchen Sie eine Zeit die Dokumentation konsistent, verständlich und vollständig erstellen zu können. Wer sich selber um die Dokumentation kümmert, sollte hier ausreichend Zeit einkalkulieren um sich mit dem Dokumentieren an sich sowie um eine für die Evaluation geeignete Dokumentation zu erstellen.

Die Dokumentation bildet die Basis für verbindliche Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Auch der ERP-Systemanbieter hat ein Interesse daran, klare Abmachungen mit dem Kunden zu treffen. Weder in der ERP-Einführung noch im späteren Betrieb möchte man darüber diskutieren müssen, ob eine Funktion im gekauften ERP-System vorhanden sein müsste oder nicht.

Evaluation

In der eigentlichen Evaluation wird die Lösung konkretisiert in Bezug auf Funktionen, Leistungen und Kosten. Der ERP-Anbieter erstellt eine Offerte und Sie lernen seine Lösung, seine Firma, und sein Projektteam näher kennen und holen Referenzen ein. Die vertiefte Auseinandersetzung mit den Details und den Unterschieden ist essentiell für das Verständnis und die Beurteilung von ERP-Lösungen. Das kann Ihnen letztlich auch niemand abnehmen. Und das braucht Zeit. Allerdings ist diese Phase gut kalkulierbar wenn man das Vorgehen vorab sauber durchdenkt und definiert.

Schnell und Günstig?

Häufig werden ERP-Systeme auch als Standardsoftware bezeichnet. Der Begriff suggeriert, dass die in einem ERP-System benötigten Funktionen in allen Unternehmen gleich sind. Selbst Untergliederungen wie Handel/Fertigung/Dienstleistung oder Einzel-/Varianten-/Serienfertigung sind grobe Vereinfachungen. Vielleicht entsteht die Auffassung, man können eine solide ERP-Evaluation in sechs Wochen durchführen auch auf diesem Missverständnis. Allein in der Schweiz gibt es weit über 100 ERP-Systeme. Wenn all diese Systeme Standardsoftware, die Out-of-the-Box alle Anforderungen erfüllt, wären und das gleiche könnten, wären es sicher nicht so viele.

Betrachtet man die gesamte Evaluation von der Analyse der Anforderungen bis zum unterzeichneten Vertrag gibt es einige Blöcke deren Dauer gesetzt ist. Um ein sinnvolles Angebot erstellen zu können, braucht ein Anbieter eine gewisse Zeit, sagen wir als Richtwert drei Wochen. Auch um einen seriösen Vertrag zu erarbeiten, brauchen der Kunde wie der Anbieter Zeit. Auf die Dauer dieser Blöcke haben Sie relativ wenig Einfluss. Alle anderen Phasen lassen sich fast beliebig kurz oder lange ausgestalten. Hier lohnt sich eine sorgfältige und realistische Planung. Sie sollte vor dem Hintergrund erfolgen, dass es sich bei einer ERP-Evaluation und -Einführung um ein Projekt mit hohen Risiken aber auch mit vielen Chancen handelt. Es geht um eine Investition die lange halten soll. Das heisst nicht, dass man jedes Detail berücksichtigen und Jahre für die Evaluation brauchen muss. Ein gutes Augenmass ist erforderlich. Und man sollte berücksichtigen, dass die Projektmitglieder meist nicht „vollamtlich“ für das Projekt arbeiten, sondern alle Tätigkeiten neben dem Tagesgeschäft umsetzen müssen.

Um es kurz zusammenzufassen: Sie können zwei ERP-Lösungen an einem Tag präsentieren lassen, dabei nach den groben Kosten fragen und sich am Abend für eine der beiden entscheiden. Hier wird hoffentlich jedem klar: Fast and Cheap (won’t be Good).

 

Veröffentlicht am 20. März 2015

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