DMS Anforderungen als Herausforderung

DMS Revisionssicherheit

DMS (Dokumenten-Management-Systeme) haben vielfältigen Ansprüchen zu genügen, im Zusammenhang mit ERP-System Evaluationen setzen wir uns zusammen mit unseren Kunden des öfteren mit DMS Anforderungen auseinander. Begriffe wie Revisionssicherheit, Versionierung, In- und Export, Bildverwaltung, Archivierung oder ganz allgemein auch der Funktionsumfang sind nicht so einfach zu spezifizieren und festzulegen. Dazu tragen teilweise auch Unklarheiten und Interpretationen aufgrund fehlender Grundlagen bei. Beispielsweise bestätigen einige ERP-Anbieter bei einem Request for Informationen oder bei einer Offertanfrage, dass Ihre Lösung die DMS Anforderungen an die Revisionssicherheit erfüllt. Doch was bedeutet revisionssicher überhaupt?

DMS Anforderungen an die Revisionssicherheit

Revisionssicherheit wird im Rahmen der DMS Anforderungen gefordert, wenn die Archivierung steuer- oder handelsrechtlichen Vorgaben und Gesetzen entsprechen muss. Prioritär geht es dabei um die Einhaltung der Korrektheit und Prüfbarkeit der gespeicherten Dokumente. Die DMS Anforderungen an die Revisionssicherheit umfassen mehrere Faktoren, welche beispielsweise sein können:

  • regelmässige Sicherung der Daten, die dazu notwendigen technischen Voraussetzungen, sowie intern im Unternehmen geregelte Arbeitsabläufe
  • Originaldokumente (in weit über 100 unterschiedlichen Formaten) unveränderbar und unlöschbar aufbewahren
  • Hinterlegung von spezifischen Daten pro Dokument (beispielsweise Status des Dokuments, Kunde oder Dokumentenart)
  • Historie der Veränderungen und Anpassungen um die Nachvollziehbarkeit auch zu einem späteren Zeitpunkt sicherstellen zu können
  • Datensicherung und Wiederherstellung
  • Hinterlegung von Metadaten um den Zugang rasch und sicher zu gewährleisten

Die DMS Anforderungen bezüglich der Gewinnung, Bereitstellung und Archivierung von Informationen ist in den letzten Jahren stark gestiegen, sowohl in modernen Unternehmen wie auch in öffentlichen Verwaltungen. Und obwohl viele ERP- / DMS- Systeme auf einem hohen und guten Stand sind was die Informationsverarbeitung angeht, wachsen mit der ansteigenden Datenmenge, der Automatisierung der Prozesse und den zunehmend (rechtlich) bindenden Entwicklungen digitaler Daten (inzwischen inklusive rechtlich gültiger Unterschriften) auch die DMS Anforderungen.

DMS Anforderungen an das Workflow-Management

Eine automatisierte Zuweisung und gesteuerte Weiterleitung von Aufgaben und Arbeitsschritten wird mit dem Begriff Workflow-Management umschrieben. Der Einsatz von solchen Workflow-basierten Abläufen stellt an das DMS entsprechende Anforderungen. Einerseits steht die Festlegung der elektronisch gesteuerten Abläufe an, andererseits sollte auch auf die verfügbaren Ressourcen und Durchlaufzeiten geachtet werden. Oft wird dies von den Mitarbeitenden nicht nur wohlwollend entgegen genommen, lassen sich dadurch selbstredend entsprechend detaillierte Auswertungen und Berichte erstellen. Da DMS Anforderungen an das Workflow-Management keine Entscheidungen und keine persönlichen Kontakte ersetzen können, wird hier die Dimension der organisatorischen Herausforderungen rasch ersichtlich. Haben Sie mit Ihrem neuen DMS vor, die Automatisierung der Zuweisung und Weiterleitung von Aufgaben zu verbessern, kommen Sie nicht um soziokulturelle Aspekte herum.

Für einen erfolgreichen und langfristig gewinnbringenden Einsatz des DMS, ist die korrekte, einmalige (im Sinne der Vermeidung von Redundanzen) und umfassende (beispielsweise im Sinne der Schlagworte) Anwendung durch die Benutzer durchzusetzen. Im Weiteren gilt es das richtige Mass betreffend der Rollen- und Berechtigungssteuerung zu finden. Mit dem Berechtigungskonzept eng verbunden sind wiederum die im Unternehmen geltenden und sich eventuell verändernden kulturellen Fragen. Wer darf wem eine Aufgabe zuweisen, wer darf welche Unternehmensdaten einsehen oder sogar bearbeiten und verändern.

DMS Anforderungen an das Management

Der zentrale und einheitliche Umgang mit Dokumenten ist in erster Linie eine Führungsentscheidung und Aufgabe. Zur Umsetzung dieser Zielsetzung kann beispielsweise ein DMS eingeführt werden. Die Verantwortung für den korrekten Einsatz und Verwendungszweck kann nur bedingt und eingeschränkt an die IT-Verantwortlichen delegiert werden. Das Management muss sich mit den DMS Anforderungen und deren Konsequenzen auseinander setzen und Entscheidungen treffen.

DMS Anforderungen betreffend Aufbewahrungspflichten

Nachfolgend sind drei Artikel aus dem Obligationenrecht aufgeführt, welche seit 2015 (nach einer zweijährigen Übergangsfrist) verbindlich sind. Mit diesem kleinen Auszug wird eindrücklich aufgezeigt, das bei der Aufnahme der DMS Anforderungen höchste Sorgfalt und rechtliche Kenntnisse notwendig sind.

OR, Art. 957 – Namentlich sind zu beachten: 1. Die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte; 2. der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge; 3. die Klarheit; 4. die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens; 5. die Nachprüfbarkeit.

OR, Art. 962 –  1 Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren. 2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein oder ausgegangen ist.

OR, Art. 963 – 1 Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, kann bei Streitigkeiten, die das Geschäft betreffen, angehalten werden, Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz vorzulegen, wenn ein schutzwürdiges Interesse nachgewiesen wird und das Gericht dies für den Beweis als notwendig erachtet. 2 Werden die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege oder die Geschäftskorrespondenz elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt, so kann das Gericht oder die Behörde, die kraft öffentlichen Rechts ihre Edition verlangen kann, anordnen, dass: 1. sie so vorgelegt werden, dass sie ohne Hilfsmittel gelesen werden können; oder 2. die Mittel zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie lesbar gemacht werden können.

DMS Anforderungen an die Versionierung

Teilweise sind gespeicherte Dokumente im Verhältnis zu Ihrem inhaltlichen Umfang sehr gross. Wird beispielsweise die (interne) Versionierung von Word eingesetzt, so führt dies bei jeder Änderung dazu, dass das gesamte Word erneut gespeichert wird. Haben Dokumente lange Lebenszyklen (> 1-2 Jahren), so wird es umso wichtiger diese zweckmässig zu verwalten und insbesondere zu indexieren, damit die darin gespeicherten Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wieder zur Verfügung stehen. Diese und weitere Herausforderungen müssen frühzeitig in die DMS Anforderungen einfliessen und aufgenommen werden. Beispielswiese gehört hier die Historie, die Möglichkeit des Dokumentenvergleichs oder die Bearbeitungsbenachrichtungen (Check-In / Check-Out) dazu.

DMS Anforderungen an die Suche

Der (zukünftige) DMS Anwender kennt die Vorteile einer optimierten und mit Funktionen reich ausgestatteten Suche (Bsp. Google). Ob Volltextsuche, Metadatensuche oder Wildcardsuche, der Anwender erwartet diese Funktionen und zudem sind die Ergebnisse rasch, übersichtlich und in ‚gewohnten‘ Ansichten zu präsentieren.

Bereits diese kleine Zusammenfassung möglicher Anforderungen zeigt, dass die Ansprüche an ein Dokumenten-Management-System vielfältig sind. Die Angebotsübersicht möglicher DMS Systeme wiederspiegelt zudem, dass in den Unternehmen seit Jahren ein hoher Bedarf zur Erfüllung der DMS Anforderungen besteht und dieser weiter ansteigt. Neben allen technischen und funktionalen Herausforderungen dürfen die Chancen von organisatorischen Optimierungen zusammen mit der DMS Einführung nicht unterschätzt werden. Optimiert werden können beispielsweise die Standardisierung der Arbeitsprozesse und Dokumente, die Berücksichtigung und Sicherstellung von Auflagen und die Kommunikationswege.

Veröffentlicht am 15. Februar 2015
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