Dokumente in ERP-Systemen

Adobe System hat beim Marktforschungsinstitut innofact eine Umfrage zu den Zeitverschwendern bei der täglichen Arbeit im Büro in Auftrag gegeben. Auch itmagazine.ch, das Magazin für KMU, zitiert die Studie bei der knapp über 1000 Männer und Frauen nach ihrer Bürotätigkeit befragt wurden. Das Ergebnis dürfe (nicht nur für Auftraggeber und Dokumenten-Lösungsanbieter Adobe) wenig überraschend sein: Nach wie vor wird unnötig viel Papier in unseren Büros verwendet. Schon lange werden beispielsweise Tickets gebucht, Reservierungen vorgenommen, Touren geplant, Accounts angelegt, Bestellungen aufgegeben oder Rechnungen kontiert ohne Dokumente in Papierform zu erzeugen. Oft über mehrere Organisationen hinweg, obwohl die Daten sensibel sind und Kommunikationspartner eindeutig identifiziert werden müssen.

Nachholbedarf in Organisationen

Anders gesagt, dort wo durch ein effizientes Management der Dokumente offensichtlich ist und schnell Geld gespart werden kann oder dort wo die Kunden eine digitale Abwicklung erwarten, tut sich etwas oder hat sich schon etwas getan. Innerhalb der Organisationen besteht jedoch Nachholbedarf und man weiss oft nicht so recht, wie man die Sache anpacken soll. Klar ist, dass Papier handfest und relativ verlässlich ist. Aber schon wenn man ein vor Monaten archviertes Papierdokument sucht und es offensichtlich nicht am erwartetet Ort zu finden ist wird klar, dass eine Suche nach Volltext, Archivierungsdatum oder Autor überaus hilfreich wäre.

ERP-Systeme managen Dokumente

ERP-Systeme verwalten ihre Dokumente fast zwangsläufig. Über ein erstelltes Angebot gibt es im ERP-System bereits Informationen zu Inhalt und Entstehung. Gleiches gilt für „Dokumente“ wie Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen usw. Dokumente können in einem ERP-System also über diverse Parameter „gefunden“ werden.

Moderne ERP-System bieten jedoch weit mehr Funktionalität im Management der Dokumente: Von der Verschlagwortung über Volltextsuche, die Kategorisierung bis hin zu spezifischen Workflows und der revisionssicheren Ablage von Dokumenten. So können eingehende Lieferantenrechnungen automatisch mit der dazugehörigen Bestellung abgeglichen werden. Oder die Messprotokolle und Werkzeugnisse werden bei der Erfassung als Qualitätsdokumente kategorisiert. Beim Versand der Ware können dem Kunden alle geforderten Dokumente automatisch mitgeliefert werden. Das erleichtert nicht nur die Handhabung sondern erhöht auch Durchlaufgeschwindigikeit und Zuverlässigkeit des Prozesses.

Nahe liegend, dass ERP-Systeme auch externe Dokumente verwalten und somit ein vollumfängliches und effizientes DMS (Dokumenten Management System) zur Verfügung stellen. Es lohnt sich, bei einem Wechsel der ERP-Lösung, einen Fokus bereits in der ERP-Evaluation auf diesen Bereich zu legen. Nach erfolgreichen ERP-Projekten mit Fokus auf das Management der Dokumente werden auch interne Prozesse wie die Beantragung der Ferien, die Prüfung und Freigabe einer Rechnung oder eines Projektantrags über das DMS des ERP-Systems abgewickelt. Dabei werden nicht nur Papierdokumente sondern häufig auch umständliche E-Mail-Lösungen ersetzt. Hier liegt viel Potenzial für Organisationen einen grossen Schritt in Richtung Effizienzsteigerung zu machen.

Dokumente per Drag & Drop in Broswer-System

Selbst bei browsergestützten Systemen können Dokumente heute einfach per Drag & Drop übergeben werden.

Veröffentlicht am 5. Mai 2014

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