Projektmanagement: 10 Tipps für maximale Effektivität

Projektmanagement

Projekte nehmen in der Praxis einen derart grossen Raum ein, dass es sich lohnt, retrospektiv und vorausschauend die grössten Effizienz- und Effektivitätspotentiale zu beleuchten. Erfolgreiche Projekte sind erfahrungsgemäss oft gekennzeichnet durch gute Entscheide, abgestimmte Massnahmen und ein effektives Umfeld. Jedes Projekt lebt von unzähligen Entscheiden in sämtlichen Projektphasen. Während in der Praxis viel Zeit und Geld in Projektmanagement-Methoden und -Software investiert wird, bleiben „soft skills“, wie die Entscheidungskompetenz, eher ungeachtet oder werden schlicht vorausgesetzt.

Gemäss Psychologen treffen Menschen im Durchschnitt bewusst oder unbewusst rund 1000 Entscheidungen pro Tag. Führt man sich dies vor Augen, stellt man rasch fest, dass instrumentalisierte Kontrollmechanismen relativ schnell an ihre Grenzen stossen. Vielmehr sollte man bestrebt sein, mittels klaren Richtlinien und Leitplanken, gezielter Wertvermittlung und aktivem Coaching, die Entscheidungskompetenz im Unternehmen zu verbessern und der situativen Komplexität dadurch adäquater Rechnung zu tragen. Vision, Projektziel, Anforderungen, Rollen und Erwartungen müssen dem Projektteam daher von Beginn weg klar sein, damit alle in die gleiche Richtung ziehen. Hier liegt erstaunlich viel Effizienzverlust begraben und die Koordination nimmt unnötig viel Zeit in Anspruch.

In der Diskussion um „soft skills“ stellt sich oft die berechtigte Frage, ob man sich diese aneignen kann und was es dazu braucht? Gute Entscheide zu treffen ist dabei ein über Jahre viel und interdisziplinär erforschtes Thema, jedoch keine „Rocket Sience“. Die Literatur fokussiert dabei hauptsächlich auf „Fehlervermeidungsstrategien“, die sehr wohl erlernbar sind.

Gutes Projektmanagement: Tipps für bessere Projektentscheide

1. Zwei-Minuten Management

Gute Entscheide sind auch rasche Entscheide, denn sie erhöhen die Effizienz und verhelfen zu Zeitgewinn, die mitunter wertvollste Ressource im Projekt. Oft verlieren wir sehr viel Zeit mit Aktivitäten, die eigentlich in zwei Minuten erledigt wären. In diesen Fällen gilt: „just do it“. Jede Sekunde, die darüber zu viel nachgedacht wird, ist verlorene Zeit, die besser anders investiert werden kann. Zu diesem und ähnlichen Themen ist auch der Buchklassiker von David Allen Getting Things Done“ sehr empfehlenswert.

2. Achtung-Fertig-Los Entscheide

Selbst in einem millionenschweren ERP-Projekt kann es sein, dass über die korrekte Verbuchung eines kleinen Spesenbetrags von 25 Schweizer Franken oder EUR zu befinden ist. Hier gilt, sich nicht aufhalten zu lassen, sofort zu entscheiden und weiter zu gehen.

3. Email richtig eingesetzt

Email ist ein wertvolles Tool, wenn es um die asynchrone Zusammenarbeit und Dokumentation geht. Dort, wo die nötigen Informationen für eine sofortige Entscheidung fehlen, sollte öfters mal zum Telefonhörer gegriffen werden. Über ein ganzes Projekt kann dadurch u.U. ebenfalls beachtlich Zeit eingespart werden.

4. Kriterien-Set schafft Sicherheit

Neben vielen kleinen Projektentscheiden gibt es selbstverständlich auch zahlreiche und immer wiederkehrende grössere Entscheide, die innert nützlicher Zeit und gut abgewogen zu treffen sind, v.a. wenn es um Ressourcen, Zeit, Geld oder risikobehaftete Umsetzungsalternativen geht. Für diese Fälle sind einerseits kurze Entscheidungswege und eine klare Kompetenzregelung sehr hilfreich. Zudem lohnt es sich, ein Kriterien-Set aufzustellen, welches herangezogen werden kann, um situativ sicherzustellen, dass sämtliche wichtigen Aspekte berücksichtigt werden. Die meisten Sets orientieren sich dabei an dem Spannungsdreieck Qualität – Zeit – Kosten, immer mit dem Ziel, den Kunden am Ende des Tages zufrieden zu stellen.

5. Time-Out vor wichtigen Entscheidungen

Jeder kennt die etwas intensiveren Projektphasen, in welchen unzählige Entscheide in relativ kurzer Zeit zu fällen sind. Verschiedene Studien zeigen, dass dies den menschlichen Organismus durch die erhöhte Gehirnaktivität mit jeder Entscheidung weiter ermüden lässt. Selbst erfahrene Projektleiter mit einer offenbar „dicken Haut“ sind davor nicht gefeit. Bevor man also in eine gewisse „Abgestumpftheit“ verfällt und überhastet entscheidet, sollte man sich eine Pause gönnen. Statistisch gesehen fallen die mitunter schlechtesten Entscheide kurz vor der Mittagspause. Falls das nächste Mal also ein Arbeitskollege kurz vor Mittag bei Ihnen ins Büro stürmt und eine Unterschrift verlangt, denken Sie bitte an das eben gelesene…

Gutes Projektmanagement: Tipps für ein effektives Projektumfeld

6. The winning team

Ein Projektleiter gilt bekanntlich als „eierlegende Wollmilchsau“ und hat auf jeder Ebene ausserordentliches zu leisten. Dazu braucht er ein schlagkräftiges Team, das ihn auch bei den wichtigen Entscheiden kompetent  unterstützt. Aus diesem Grund möchte ein Projektleiter natürlich die besten Leute im Team, verlässt sich bei dessen Auswahl jedoch oft auf das Urteil anderer oder lässt sich durch Vorurteile verleiten. Das Phänomen ist auch bekannt unter dem „Halo-Effekt“ (http://de.wikipedia.org/wiki/Halo-Effekt). Es lohnt sich daher immer, die Stärken und Schwächen im Vorfeld persönlich und gut zu reflektieren, um dieses Risiko von vornherein zu minimieren. Ein eingespieltes und kompetentes Team vermag letztlich auch turbulente Phasen bedeutend besser und erfolgreicher zu bewältigen.

7. Out-Of-The-Box-Denken

Der Mensch hält sich gerne an demjenigen Fest, was sicht-, spür- oder greifbar ist, gerade wenn man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. Dabei läuft man Gefahr, in der Box gefangen zu werden und wesentliche Informationen oder bessere Lösungen zu ignorieren. Wiederum zeichnet sich dabei ein starkes Team aus, welches nach dem Muster 1+1=3 erfahrungsgemäss über bedeutend mehr Kreativität und Problemlösekapazität verfügt, als eine One-Man-Show. Der Projektleiter muss das Potential immer wieder gezielt nutzen und sich nicht zu schnell mit offensichtlichen Tatsachen zufrieden geben. Ein regelmässiger Austausch über bessere Lösungswege und ein sich sporadisches Hinterfragen wird zu bedeutend besseren Ergebnissen führen.

8. Die Kunst des Zuhörens

In einem Projekt kommen für gewöhnlich Experten verschiedener Fachbereiche zusammen, die sich auf ihrem Gebiet bestens auskennen und sich nicht gerne reinreden lassen. Falls das Gegenüber jedoch die spezifische Sprache, die technischen Begriffe oder die vermeintlich gängigen Abkürzungen nicht kennt, ist das selbstverständlich nie das Problem der Fachexperten. Der Projektleiter ist versucht, ähnlich zu denken und sich keine Blösse zu geben. Eine solche Einstellung gefährdet nicht nur eine konstruktive und effektive Art der Zusammenarbeit, sondern begünstigt „suboptimale“ Entscheide, weil ein Sachverhalt u.U. nur unvollkommen erfasst wurde. Eine gewisse Bescheidenheit in der eigens gewählten Kommunikation, der nötige Respekt und ein gelegentlicher Schritt zurück ist oft Gold wert. Versuchen Sie’s!

9. Loslassen können

Der Mensch tendiert dazu, sich an gewisse Dinge zu klammern, mit denen eine gewisse emotionale Verbundenheit besteht. In einem ERP-Projekt können dies z.B. gewisse Features, Module oder Individuallösungen mit Schnittstellanbindung sein. Im Spannungsdreieck Zeit – Geld – Qualität (Scope) werden immer wieder Kompromisse oder Kurswechsel verlangt. Bevor man dabei finale Entscheide trifft, sollte man sich diese emotionalen Hürde bewusst machen und die jeweiligen Stakeholder einbeziehen bzw. sich selbst hinterfragen. Oft werden dadurch gute Kompromisse gefunden und sowohl Motivation wie Momentum bleiben dem Projekt erhalten.

10. Immer schön sachlich bleiben

Ein konstruktives Umfeld ist eines der wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Projektes. Dieses trotz Zeitdruck, sowie interdisziplinär und interkulturell zusammengewürfelter Projektteams dauerhaft aufrecht zu erhalten ist alles andere als einfach. Entsprechend sorgfältig ist die situative Kommunikation zu wählen und auf einen respektvollen Umgang zu achten. Bevor überstürzte Urteile gefällt werden und ein bestimmtes Verhalten auf persönliche oder fachliche Defizite zurückgeführt werden, sollte man versuchen, die Metaebene bzw. das Umfeld in die Betrachtung mit einzubeziehen. Oft erkennt man dann rasch weitere Einflussgrössen (privater oder beruflicher Stress, gesundheitliche Probleme, Zielkonflikte, o.ä.), die für die Beurteilung massgeben sind. Die richtige Einschätzung einer Situation fördert letztlich ein besseres Verständnis, verhindert unnötige Spannungen und führt zu einer besseren Problemlösung.

Veröffentlicht am 16. Juni 2015

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