Elektronische Rechnungsverarbeitung? – Ja aber richtig!

E-Rechnungen erfreuen sich seit einigen Jahren zunehmender Beliebtheit, insbesondere seit diese in den steuerrechtlichen Bestimmungen der Schweiz und der EU-Staaten den klassischen Papierrechnungen gleichgestellt wurden. Transaktionsintensive Industrien, wie Automotive oder Detailhandel nutzen den elektronischen Datenaustausch schon viel länger und haben den „Markt“ gewissermassen „mitentwickelt“. Im Vergleich zu anderen Staaten hat die Schweiz die künftige Bedeutung des digitalen Geschäftsverkehrs ebenfalls früh erkannt und im Rahmen der E-Governance-Initiative vorangetrieben. Die E-Rechnung wurde dabei als eine schnelle, strukturierte und kostengünstige Alternative zu herkömmlichen Formaten gesehen, um die > 300 Mio. Rechnungen an Schweizer Unternehmen effizienter abzuwickeln. Das gesamtwirtschaftliche Einsparungspotenzial ist signifikant und öffnet eine wichtige Tür, angesichts des zunehmenden Wettbewerbsdrucks die Kosten nicht nur in den Kernprozessen, sondern auch in administrativen Abläufen spürbar zu senken. Das Erstellen und Bezahlen von Rechnungen wird für sämtliche Wirtschaftsakteure einfacher, die Buchhaltung gewinnt an Transparenz und Effizienz (Stichwort „Workflow“), die Anzahl falsch erstellter Rechnungen geht zurück und die Versandabwicklung mit den dazugehörigen Kosten werden optimiert. Dazu winken weitere Nutzenpotenziale, z.B. in den Bereichen Kundenbindung und Mitarbeitermotivation. Insofern dürfte die Thematik in den kommenden Jahren weiterhin eine beachtliche Ausweitung erfahren. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich sowohl für Rechnungssteller, wie für Rechnungsempfänger, den eigenen Rechnungsprozess zu untersuchen und allfällige Automatisierungspotenziale zeitnah und gewinnbringend zu realisieren.

Elektronische Rechnungsverarbeitung – Herausforderung und Chance zugleich

Die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet dank der heute verfügbaren IT-Systeme unbestritten einen grossen Nutzen. Wie hoch dieser im Einzelfall ausfällt und ob er die mit der Einführung verbundenen Kosten zu decken vermag, muss jede Organisationen für sich beurteilen. Zudem sind die Nutzenpotenziale für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sehr unterschiedlich. Eine eingehende Betrachtung lohnt sich angesichts von Implementieraufwand und -kosten im Einzelfall daher allemal. Die SwissDIGIN zur Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs in der Schweiz hat sich bereits früh mit diesen und ähnlichen Fragen auseinander gesetzt, Potentialanalysen erstellt und verschiedene Tools zur Beurteilung erarbeitet. Das jährliche SwissDIGIN-Forum lädt zudem zu einem Praxisaustausch in den relevanten Themen ein.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist zweifellos mit Infrastruktur- und Umstellkosten verbunden, die es zu rechtfertigen gilt. Organisation, Prozesse und Systeme müssen angepasst, allenfalls neue Lösungen zur Aufbewahrung der Daten eingeführt werden. Für den Rechnungssteller sind aus dieser Sicht erstmal kaum quantitative Einsparungen gegenüber der traditionellen Rechnungsstellung zu erwarten. Sein Nutzen liegt vielmehr in folgenden Bereichen:

  • erhöhte Kundenbindung
  • Differenzierung gegenüber Mitbewerbern
  • früherer Zahlungseingang und
  • automatisierte Zuordnung der Zahlungen und Gutschriften zu den entsprechenden Rechnungen

Gerade der Punkt Differenzierung nimmt jedoch sowohl auf Unternehmens, wie auf Systemanbieterseite mit der Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung stetig ab.

Die Potenziale von E-Invoicing im B2B-Geschäft aus Sicht des Rechnungsempfängers sind erwiesenermaßen deutlich höher, müssen doch bei der Verarbeitung von eingehenden Papierrechnungen die Daten wieder in elektronische Form gebracht werden, um sie im eigenen System effizient weiterverarbeiten zu können (s. Abb.1). Dabei geht viel Effizienz und Transparenz verloren und der Prozess ist fehleranfällig.

Elektronische Rechnungsverarbeitung

 

 

 

 

 

 

 

 

Abb.1: Informationsvernichtung und -aufbau beim klassischen Rechnungsaustausch (vgl. Tanner/Wölfle 2011, S. 70)

Prozesskosten-Einsparungen durch E-Invoicing werden beim Rechnungsempfänger dabei v.a. durch die automatisierte Zuordnung zur Bestellung oder zur Stelle für die Rechnungsprüfung realisiert. Der anschließende Aufwand für die Rechnungsprüfung, Kontierung und Freigabe fällt dank eines automatisierten Rechnungsworkflows wesentlich tiefer aus. Über die unmittelbaren Einsparungen im Zusammenhang mit der Bearbeitung der einzelnen Rechnungen hinaus winken weitere Vorteile, wie eine erhöhte Prozessqualität durch Standardisierung, eine verbesserte Steuerung, mehr Transparenz, sowie ein optimiertes Cash-Managements dank vielfältiger Handlungsoptionen, weil die Daten dank reduzierter Durchlaufzeit früher zur Verfügung stehen. Zudem winken Kosteneinsparungen im Bereich Archivierung, da Ein-/Auslagerungstätigkeiten, Suchaufwand und physischer Platzbedarf schwinden. Und schliesslich sind die relevanten Rechnungsdaten (inkl. MwSt-Daten) durch die Digitalisierung in strukturierter Form im System vorhanden und können jederzeit automatisiert verarbeitet und für die Abstimmung und Bezahlung verwendet werden. Die folgende Tabelle zeigt nochmal die wesentlichsten Nutzenpotenziale übersichtlich auf:

Kosten Nutzen e-invoicing

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tab. 1: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung für Rechnungsempfänger (vgl. SwissDIGIN – E-Invoicing Business Cases)

Den Nutzenpotentialen stehen die Einführungskosten des E-Invoicing gegenüber. Diese können in der Höhe sehr unterschiedlich ausfallen und reichen von „schlanken“ Kleinprojekten bis zu sechsstelligen Investitionssummen bei Rechnungsempfänger in Grossunternehmen. Im Falle einer sauberen Vorabklärung und Systemevaluation sind die Kosten angesichts der meist hohen Einsparpotentiale in der Regel absolut vertretbar. Grundsätzlich kann man festhalten, dass die quantitativen Prozesskosten-Einsparungen sehr stark davon abhängen, ob es sich bei der Umsetzung um Rechnungen mit oder ohne Bezug zu einer im System vorhandenen Bestellung handelt, und wie effizient der Rechnungseingangsprozess bereits ausgestaltet ist. Gemäss SwissDIGIN lassen sich vorsichtig kalkuliert gegenüber der Papierrechnung durchschnittliche Einsparungen zwischen CHF 5 (mit Bestellbezug) und CHF 15 (ohne Bestellbezug) realisieren. Es sind aber auch Einsparungen von bis zu CHF 50 pro Rechnung möglich. Dann nämlich, wenn umständliche Rechnungskontrollprozesse mit mehreren Freigabestufen vorherrschen. Unternehmen mit zehntausenden von eingehenden Rechnungen pro Jahr können dann beträchtliche Einsparungen erzielen. Das Einsparungspotenzial und die Refinanzierungsdauer hängen letztlich auch stark davon ab, in welchem Umfang es gelingt, Lieferanten mit großem Rechnungsaufkommen in dem betrachteten Zeitraum für den elektronischen Rechnungsaustausch zu gewinnen.

Elektronische Rechnungsverarbeitung – Auf was Sie achten sollten

1. Risikoabschätzung und Scope-Definition:

Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist zweifelsohne mit einigen Herausforderungen verbunden. So gilt es, die Vorgaben des Gesetzgebers (z.B. bzgl. Anforderungen an die elektronische Signatur gem. EIDI-V, Art.2, Abs.2, sowie im Bereich von Finanzinstitutionen), die Vielzahl unterschiedlicher Anbieter, die notwendige technische Integration von e-Invoices, sowie die bestehende Systemlandschaft (ERP-Lösungen, Automatisierung) zu berücksichtigen. Ein starker Berater im Bereich Software-Evaluation und ein kompetenter Systempartner garantieren hierbei die Berücksichtigung sämtlicher interner und externer Faktoren, die für die erfolgreiche Umstellung nötig sind. Gerade das Thema Datensicherheit im IT- bzw. ERP-Umfeld gewinnt zunehmends an Brisanz (s. dazu auch unseren Blog bzgl. Informationssicherheit).

2. Win-Win-Lösung:

Die Nutzenpotenziale sind für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sehr unterschiedlich. In der Regel profitiert jene Partei mehr, die die manuelle Erfassung von Papierdokumenten eliminieren kann, in diesem Fall also der Rechnungsempfänger. Damit sich das Nutzenverhältnis ausgewogener gestaltet und ev. überhaupt eine Umstellung Seitens Rechnungssteller erwogen wird, sollte die elektronische Bereitstellung und Übermittlung der Bestellung geprüft werden, wovon der Lieferant bzw. Rechnungsstellers definitiv einen Vorteil hätte.

3. Objektive und umfassende Kosten-Nutzen-Betrachtung:

In welchem Ausmass Einsparungen, Transparenz und Prozessqualität in die Bewertung eines E-Invoicing-Einführungsprojektes einbezogen werden, hängt letztlich stark vom Prozesskosten-Bewusstsein, von der wirtschaftlichen Situation und von der Kultur der Organisation ab. Je nach dem fällt auch die Bewertung der internen Projektleistungen und die Wahl des anzuwendenden Zinssatz für die Investitionen aus. Eine objektive und umfassende, finanzielle Beurteilung sollte in jeden Fall durch eine Analyse des qualitativen Nutzens ergänzt werden. Letzterer kann je nach Geschäft und Partnerrolle sogar höher ins Gewicht fallen. Im Sinne eines konservativen Ansatzes, sollten Prozesskosteneinsparungen durch die Verlagerung oder den Abbau einzelner Aktivitäten lediglich eingerechnet werden, sofern sie sich in dem Umfang auch tatsächlich realisieren lassen.

4. Unabhängige und auf das Unternehmen abgestimmte Prozess- und Systemevaluation:

Im Zuge des grossen „Hypes“um Digitalisierung und Automatisierung ist die Vielfalt der Lösungen und Anbieter, welche mitmischen wollen, unübersichtlich geworden und die Qualität unterscheidet sich teilweise massiv. Um die für das Unternehmen best mögliche und kosten-effizienteste Lösung zu finden, empfiehlt sich den Beizug eines erfahrenen, unabhängigen Beraters. Die Erfahrung stellt dabei sicher, dass die kurz- und längerfristigen Potentiale für das Unternehmen auch tatsächlich genutzt werden können.

5. „Schlanke“ Einführung

Mit der „sauberen“ Erledigung der Hausaufgaben im Rahmen des Vorprojekts, einer qualifizierten Projektorganisation und einem professionellen Projektmanagement lässt sich ein e-Invoicing-Vorhaben oft relativ rasch umsetzen. Zudem gibt es Faktoren, welche den Einführungsaufwand tendenziell reduzieren, z.B. wenn

  • die Datenqualität im Unternehmen hoch ist und mit den Lieferanten abgestimmt wurde
  • Daten in vorgelagerten Prozessen mit Lieferanten bereits elektronisch ausgetauscht werden
  • bereits ein zentraler Rechnungseingang besteht und die Papierrechnungen vor der Weiterverarbeitung eingescannt und die relevanten Rechnungsdaten von einer Software ausgelesen werden (OCR / Texterkennung)
  • bereits eine elektronische Archiv-Lösung im Einsatz steht
  • das bestehende System im Bereich Materialwirtschaft und Finanzen den elektronischen Rechnungseingang und die Rechnungsprüfung mittels elektronischen Workflows unterstützt
  • klare und einfache Kompetenzregelungen bestehen und die Bestellung vor Auslösung bereits freigegeben wird
  • Prozesse weitgehend standardisiert sind

Der zunehmende Wettbewerbs- und Kostendruck sollte Unternehmen motivieren, die eigenen Prozesse kontinuierlich und kritisch zu durchleuchten und Effizienzpotentiale zeitnah zu realisieren. In der elektronischen Rechnungsverarbeitung stecken wahrlich grosse Nutzenpotenziale, welche als „Quick-Wins“ zu „ernten“ sind. Wie in sämtlichen IT-Fragen gilt es dabei jedoch die interne und externe Situation ganzheitlich zu erfassen und unter dem herrschenden Druck keine überstürzten „Nacht-und-Nebelaktionen“ zu starten, welche die Organisation überfordern, auf einen „schlechten“ Kompromiss rauslaufen oder den Gegebenheiten und Risiken zuwenig Beachtung schenken.

Veröffentlicht am 29. Juli 2015
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[…] Lastenheftes stossen werden, gibt es bereits etablierte Lösungen. Dazu gehören Konzepte wie die automatische Rechnungsprüfung oder Standards sowie Normen auf die man sich beziehen kann. Dadurch erspart man sich nicht nur […]

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