Erfolgsfaktoren im ERP-Projekt: Automatisierung

Automatisierung mit ERP-Systemen statt Handarbeit

Viele haben bei der ERP-Evaluation und -Einführung die jeweils aktuellen Trend im Focus. Derzeit: Cloud-Computing, Big-Data und der Einsatz mobiler Endgeräte (Mobility). Das sind ohne Frage spannende und wichtige Themen. Nur machen sie für sich genommen den Erfolg einer ERP-Lösung nicht aus. In dieser Serie zeigen wir Ihnen, welche Themen Sie in Ihrem ERP-Projekt berücksichtigen sollten um die volle Leistung des neuen Motors auf die Strasse zu bringen.

In dieser Serie:

  1. Dokumentenmanagement
  2. Automatisierung
  3. Suchen und Finden
  4. Datenqualität
  5. Intercompany-Prozesse und Vernetzung
  6. Betriebskostenrechnung

Teil 2: Automatisierung

Arbeitserleichterung durch Automatisierung

Schon lange bevor die ersten Computer entstanden, war der Traum geboren, Menschen durch Automaten von der Mühsal der Arbeit zu erlösen (Automatisierungtechnik im Wandel der Zeit, Wolfgang Weller, 2012). Heute betrachten wir das Thema Automatisierung differenziert. Nicht die Arbeitserleichterung des Einzelnen, sondern die Optimierung von Abläufen, insbesondere die Reduzierung von Kosten stehen im Vordergrund. Computer haben viele Arbeiten in unserem Alltag abgelöst und die Automatisierung wirft nicht zuletzt ethische Fragen auf.

Klar ist auch, wer Automatisierung nur unter dem Aspekt der Kostenreduzierung und Beschleunigung betrachtet, schränkt seine Sicht auf die Möglichkeiten stark ein. Automatisierung heisst primär nicht, wir ersetzen einen bestehenden Kostenfaktor durch einen günstigeren. Vielmehr bietet sie die Chance, Prozesse stabil und sicher, somit verlässlicher und transparenter zu machen. Auch ist Automatisierung kein Selbstzweck. Sie ist mit Aufwand verbunden. Und sie hat auch Nachteile. Nehmen Sie als Beispiel die Busse für Stadtführungen bei denen die Informationen über die Sehenswürdigkeiten vom Band abgespielt werden. Rückfragen der Passagiere bleiben hier unbeantwortet. Es lohnt sich allemal, sich genau Gedanken dazu zu machen, wo eine Automatisierung wirklich sinnvoll ist und wo nicht.

Bevor es los geht…

Automatisierung bedeutet zunächst eine Struktur zu schaffen, die eine Bearbeitung durch Algorithmen zulässt. Viele von sprechen von „Standardisierung“. Das alleine genügt jedoch nicht. Letztlich definiert man, welche Fälle automatisch ablaufen können sollen und welche nicht. Dieser Umgang mit Ausnahmen (das Exception Management) ist wichtig, damit der Automat nicht in eine Sackgasse läuft und den Anwender im Regen stehen lässt. Im ERP-Umfeld kommen die wenig Prozess ohne Ausnahmen aus.

Automatisierung mit ERP-Systemen

Automatisierung mit Workflow

Workflows können einen wesentlichen Beitrag zur Automatisierung von Abläufen leisten

Ein wichtiges Tool für die Automatisierung in ERP-Systemen sind Workflows. Ein Workflow wartet auf ein bestimmtes Startereignis bei dessen Eintreten eine Abfolge von Aktivitäten und Entscheidungen folgt. Viele ERP-Systeme bieten heute die Möglichkeit, Workflows zu definieren. Dabei haben die Anbieter unterschiedliche Realisierungskonzepte. In vielen ERP-Systemen kann der Kunde eigene Workflows anlegen und verwalten, teils über grafische Tools, teils über menügesteuerte Konfigurationen. Beide Verfahren können grundsätzlich mächtige Lösungen bieten. Entscheidend ist, das Knowhow, das zum Ausschöpfen der Möglichkeiten benötigt wird, in der eigenen Organisation aufzubauen und auch auf Dauer aktuell zu halten. Meist genügt es nicht, einen Workflow einmal einzurichten. Die Geschäftsprozesse können sich aufgrund interner oder externen Faktoren ändern. Dann müssen auch die Workflows entsprechend angepasst werden.

Häufig können Workflows unabhängig von Prozessen im ERP-System definiert und das Tool auch ausserhalb der ERP-Lösung (standalone) eingesetzt werden.

Das Arbeiten mit ToDo-Listen ist für viele, die neu damit konfrontiert werden zunächst abschreckend. Richtig eingesetzt hilft dies jedoch, den Überblick zu behalten, Prioritäten richtig zu setzen, die Kommunikation zu erleichtern und sich auf die aktuell zu erledigende Aufgabe konzentrieren zu können.

Eine weitere Möglichkeit haben wir bereits im ersten Teil dieser Serie in Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement angesprochen. Viele Prozesse laufen dokumentgesteuert ab. Das DMS kann viele Prozesse in Zusammenhang mit Dokumenten automatisieren (z. B. die Versionierung, das Loggen von Änderungen sowie Prüf- und Freigabeprozesse). In Kombination mit dem Workflowtool kann das ERP-System zu einem sehr mächtigen Prozessmanagementwerkzeug aufsteigen.

Kaum bewährt hat sich der Ansatz, Workflows ausserhalb von Systemen zu beschreiben (z. B. durch die BPMN). Zwar ist die BPMN ein geeigneter Ansatz um Prozesse zu beschrieben. Jedoch kann selten für Mensch und Maschine mit dem gleichen Diagramm gearbeitet werden.

Die Anbindung an Fremdsystem sind ein weiterer wichtige Baustein bei der Automatisierung von Abläufen. Fremdsysteme können in der eigenen Organisation, beim Kunden oder Geschäftspartnern laufen. Die Vielfalt der Konzepte und Möglichkeiten ist gross. Wichtig ist hier, das Konzept so zu wählen, dass auf einfache Weise Anpassungen vorgenommen werden können. Die Herausforderungen bei Schnittstellen liegen meist nicht in der Technik sondern in der Kommunikation der beiden Partner.

Der Grossteil des Potenzials für Automatisierungen bringen ERP-Systeme in der eigentlichen Businesslogik. Hier unterscheiden sich die ERP-Lösungen je nach Ausrichtung und Spezialisierung. Ein Anbieter, der das Business des Kunden genau versteht, wird versuchen, hier seinen Vorsprung aufzubauen. Das kann in Form von automatischen Plausibilitätsprüfungen, systemgestützte Prozesse (z. B. Planung, Lagerverwaltung) oder schlicht das automatische Bereitstellen von relevanten Informationen sein.

Transparenz und Sicherheit

Wie auch das Beispiel mit der automatischen Rechnungsprüfung zeigt, geht der Nutzen der Automatisierung weit über die Kostenreduzierung hinaus. Eine Firma mit Kreditorenworkflow und automatischer Rechnungsprüfung weiss, wie viele Rechnungen derzeit zu prüfen sind und wo sich die Rechnungen befinden. Sie kann eine Rechnung von mehreren Personen parallel prüfen lassen und schaut sich ohnehin nur die an, die prüfenswert sind. Wer mit dieser Perspektive an die Sache herangeht, wird in seiner Organisation weit mehr Prozesse finden, bei denen eine ähnlich sinnvoll Automatisierung möglich ist.

Veröffentlicht am 15. September 2014
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