Erfolgsfaktoren im ERP-Projekt: Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Viele haben bei der ERP-Evaluation und -Einführung die jeweils aktuellen Trend im Focus. Derzeit: Cloud-Computing, Big-Data und der Einsatz mobiler Endgeräte (Mobility). Das sind ohne Frage spannende und wichtige Themen. Nur machen sie für sich genommen den Erfolg einer ERP-Lösung nicht aus. In dieser Serie zeigen wir Ihnen, welche Themen Sie in Ihrem ERP-Projekt berücksichtigen sollten um die volle Leistung des neuen Motors auf die Strasse zu bringen.

In dieser Serie:

  1. Dokumentenmanagement
  2. Automatisierung
  3. Suchen und Finden
  4. Datenqualität
  5. Intercompany-Prozesse und Vernetzung
  6. Betriebskostenrechnung

Teil 1: Dokumentenmanagement

Alles auf Papier

Papierdokumente sind äusserst flexibel und praktisch: man kann sie gut lesen, Notizen anbringen, markieren und abhaken, sie sind haltbar,  notfalls kann man sie kopieren und trotzdem geniessen sie hohes Vertrauen. Zwar ist der Papierverbrauch in der Schweiz in den letzten Jahren leicht gesunken. Doch er ist nach wie vor sehr hoch. Und entgegen vielen Prognosen sind Papierdokumente in unseren Büros nach wie vor weit verbreitet. Dennoch haben sie einige gewichtige Nachteile: sie brauchen Platz, können schlecht ge- und verteilt und schlecht vervielfältigt oder  geändert werden und der Inhalt kann nicht maschinell durchsucht werden. Haben Sie schon einmal ein Dokument im falschen Bundesordner archiviert? Dann wissen Sie was ich meine.

Dokumentenmanagement spielt nicht nur im Umfeld von Unternehmen und in Zusammenhang mit ERP-Lösungen eine Rolle. Eigenständige Lösungen für spezifische Zwecke sind bereits verfügbar. Unternehmen wie die Schweizer Post tüfteln laufend neuen und verbesserten Lösungen.

Dokumentenmanagement und ERP-Systeme

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind weit mehr als eine reine Ablage von Dokumenten aller Art. Sie helfen, die Ablage zu strukturieren und verwalten Metadaten zu den Dokumenten. Metadaten sind Informationen z. B. zu Erstellungsdatum, Grösse, Dokumentart. Richtig interessant wird das Dokumentenmanagement in Kombination mit einem ERP-System. Dokumente können hier verschiedenen Entitäten im System zugeordnet werden. So können alle zu einem Angebot gehörenden Dokumente zum Angebot abgelegt und über dieses wieder eingesehen werden. Hat der Kunde eine Frage zu der angesprochenen Offert, hat der Verkäufer über das ERP-System mit DMS alle Dokument schnell griffbereit.

Ein weiterer Nutzen von DMS ist die Verwaltung von Dokumenten, beispielsweise die Versionierung. Natürlich kann jede Anwenderin ein Dokument nach dem Ändern mit einem neuen Namen auf dem Fileserver speichern. Spätestens beim gemeinsamen Arbeiten an dem Dokument wird dies jedoch ineffizient. ERP- und Dokumentenmanagement-System speichern zudem beispielsweise, welche Version eines Angebots (Dokument und Angebotsdaten) wann an welchen Empfänger geschickt wurde. Das hilft, eine gute Umsetzung durch den ERP-Anbieter vorausgesetzt, den überblick zu behalten und schnell auf die benötigten Informationen zugreifen zu können.

Dokumentenmanagement und Prozesseffizienz

An verschiedenen Stellen in einer Organisation müssen mehrere Dokumente schnell eingesehen oder bereitgestellt werden können. Denken Sie beispielsweise an die Mitarbeiter im Versand, die die Versanddokumente für eine Lieferung an den Kunden vorbereiten. Neben dem Lieferschein werden u. U. Zollpapiere, Zeugnisse oder auch kundenspezifische Dokumente benötigt. Früher wurden diese in Papierform erstellt und in einer Arbeitsmappe mitgeführt. Heute können Sie vorab vorbereiten und über das DMS bereitgestellt werden. Bleibt noch die Frage, welche Dokumente der Versand überhaupt mitschicken soll. Abhängig von Kunde und Auftrag kann dies variieren. Wünschenswert wäre, dass der Mitarbeiter im Versand nicht erst eine Arbeitsanweisung studieren muss, die Auskunft über die mitzuliefernden Dokument gibt. Das ist möglich, wenn die Dokumente im DMS bei der Erfassung entsprechend markiert werden (z. B. Versanddokument). Im Versand genügt dann der Abruf der Versanddokumente. Das geht nicht nur schnell sondern stellt auch sicher, dass alle von Verkauf, Produktion, QS und anderen erstellen Kundendokumente mitgeliefert werden.

Ein weiteres Beispiel für Prozesseffizienz in Zusammenhang mit Dokumentenmanagement ist die automatische Rechnungsprüfung. Gerade in Organisationen mit vielen Kreditorenrechnungen trägt dies zu einer schnellen und einfachen Handhabung der Rechnungen und der Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei. Die Rechnungen werden dabei bei Eingang im System erfasst und mit einer eindeutigen Kennung versehen. Das System vergleicht die Rechnung mit der Bestellung oder Auftragsbestätigung und dem Wareneingang. Stimmen bestellte und gelieferte Menge sowie bestätigter und verrechneter Preis überein, wird die Rechnung automatisch zu Verbuchung freigegeben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Rechnungen nur prüfen, wenn keine Bestellung vorliegt oder wenn das System Abweichungen feststellt. Des Weiteren können die erfassten Rechnungen zur Prüfung und Freigabe parallel an mehrere Anwenderinnen geschickt werden. Sollte eine Rechnung nicht freigeben werden, kann die Buchhaltung im ERP-System jederzeit einsehen, wo die Rechnung derzeit steckt.

Seitens der Anwenderinnen und Anwender bestehen häufig Bedenken. Das ist nachvollziehbar. Die Digitalisierung der Dokumente bedeutet eine Abstraktion und die Abläufe ändern sich teils grundlegend. Wichtig ist, dass ERP- und Dokumentenmanagement-System klare und einfach handhabbare Prozesse ermöglichen. Die Prozesse müssen anpassbar sein. Das DMS muss bezüglich Ergonomie und Sicherheit den Anforderungen entsprechen. Und der Kunde muss sicherstellen, dass die benötigt Infrastruktur wie ausreichend grosse Monitore und schnelle Scanner vorhanden sind. Der Anforderungskatalog an das Dokumentenmanagement-System kann in einem Lastenheft einen wesentlichen Teil ausmachen.

 Der Papierverbrauch

Zwar besteht die Chance, durch Dokumentenmanagement den Papierverbrauch und damit die Kosten in einer Organisation zu reduzieren. Der primäre Nutzen liegt jedoch in effizienteren Prozessen und bessern Möglichkeiten z. B. durch schnellere Verfügbarkeit von Informationen. Das kann nicht zuletzt zu besserem Kundenservice führen.

 

 

Veröffentlicht am 10. September 2014
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