ERP-Anforderungen im Pflichtenheft

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Das Pflichtenheft ist im ERP-Evaluationsprozess ein zentrales und überaus wichtiges Dokument. Für viele Unternehmen ist die Dokumentation von ERP-Anforderungen im Pflichtenhefte eine Mammutaufgabe, welche ohne fachliche Unterstützung nicht selten in einem grösseren Durcheinander endet. Sie sollten sich daher die Frage stellen, ob in Ihrer Unternehmung die nötige Erfahrung und das Know-How vorhanden ist, diese Aufgabe erfolgreich zu meistern. Da ein ERP-System im Durchschnitt nur alle 15 – 20 Jahre evaluiert wird, sind interne Fachkräfte im Bereich Requirements-Engineering selten vorhanden. Im nachfolgenden Beitrag erhalten Sie einen kurzen Einblick in die Welt der ERP-Anforderungen im Pflichtenheft.

Definition der Stakeholder und deren Rollen

Anforderungen sollten dort ermittelt werden, wo die Funktionen zukünftig auch benötigt und angewendet werden. Entsprechend sind Stakeholder die wichtigste Quelle für die Anforderungen eines ERP-Systems. Stakeholder können sowohl Personen als auch Organisationen sein, welche vom System betroffen sind und entsprechend Einfluss auf die ERP-Anforderungen im Pflichtenheft haben. Weiter ist festzulegen, welche Rollen diese Stakeholder im Projekt haben. Welcher Stakeholder ist für welche Bereiche zuständig? Wer entscheidet? Wer testet die Anforderungen? Diese Überlegungen müssen von Beginn an sorgfältig und gewissenhaft gemacht werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige ERP-Anforderungen mangelhaft oder unvollständig im Pflichtenheft dokumentiert werden.

System- und Kontextgrenzen

Ein weiterer Schritt ist die Definition der System- und Kontextgrenzen. Welche weiteren Systeme (z.B. Mailsystem, Telefonanlage, Maschinenprogramme, Finanzen, Personal) existieren, welche Einfluss auf die zukünftige ERP-Lösung haben? Welche Prozesse beeinflussen die Anforderungen? Welche Dokumente (z.B. Gesetze, Dokumentationen) sind für das System relevant? Eine klare Definition dieser System- und Kontextgrenze ist enorm wichtig für das ERP-Projekt. Werden beispielsweise Schnittstellen nicht berücksichtigt, kann dies erhebliche Auswirkungen auf die Kosten und die Funktionalität der zukünftigen ERP-Lösung haben.

Ermittlungsmethoden von Anforderungen

Einige der gängigsten Methoden für das Ermitteln der ERP-Anforderungen sind das Interview, der Fragebogen sowie die Feldbeobachtung. Diese Methoden sind jedoch nicht für alle Anforderungen geeignet und relativ aufwändig. Müssen Anforderungen ermittelt werden, welche noch unbekannt sind und erheblichen Mehrwert / Innovation bringen sollten, sind verschiedene Kreativitätstechniken wie beispielsweise Brainstorming oder Perspektivenwechsel besser geeignet. Der Projektleiter respektive der Requirements-Engineer sollte diese Techniken kennen und auch anwenden können.

Dokumentation von Anforderungen im Pflichtenheft

Eine weitere Aufgabe ist das Dokumentieren von Anforderungen. Für die Dokumentation existieren verschiedene Techniken, welche für unterschiedliche Zwecke angewandt werden. Oft wird eine ERP-Anforderung in natürlicher Sprache beschrieben. Der natürlichen Sprache sind jedoch Grenzen gesetzt. Komplexe Zusammenhänge können nur schwer damit beschrieben werden. Weiter birgt die natürliche Sprache das Risiko, dass ERP-Anforderungen unpräzise oder mehrdeutig formuliert werden. Das modellbasierte Dokumentieren von Anforderungen (z.B. Klassendiagramme und Aktivitätendiagramme) ist daher eine gute Ergänzung zur natürlich-sprachigen Dokumentation. Sie haben den Vorteil dass der Syntax und die Semantik definiert sind und unterschiedliche Interpretationen vermieden werden können. Die Anwendung dieser Techniken ist jedoch nicht ganz trivial und benötigt eine entsprechende Erfahrung.

Prüfen von Anforderungen

Bevor das Pflichtenheft fertiggestellt werden kann, müssen die Anforderungen zwingend geprüft und freigegeben werden.
• Sind die Anforderungen vollständig?
• Bestehen Widersprüche zwischen den Anforderungen?
• Sind die Anforderungen klar und verständlich formuliert?
• Können die Anforderungen bei Einführung des ERP-System überprüft werden?
• Werden interne Richtlinien zur Dokumentation eingehalten?
• Wurden die Anforderungen mit den Stakeholdern abgestimmt und Konflikte aufgelöst?

Verwalten von Anforderungen

Die Verwaltung von Anforderung sollte von Beginn an beachtet werden. Wichtig bei der Verwaltung von Anforderung sind die Attribuierung, Priorisierung, Versionierung sowie die Verfolgbarkeit. MS-Office Werkzeuge eignen sich nur bedingt für die Verwaltung von Anforderungen. Vor allem bei der Versionierung und der Verfolgbarkeit stossen MS-Office Werkzeuge oft an ihre Grenzen. In der Praxis werden für grössere Projekte oft spezialisierte RE-Werkzeuge verwendet.
Ich hoffe, dass ich Ihnen einen kleinen Einblick zum Thema ERP-Anforderungen im Pflichtenheft vermitteln konnte. Sollten Sie vor einer solchen Herausforderung stehen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

Veröffentlicht am 2. April 2015

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