Warum eine ERP-Einführung ein komplexes Vorhaben ist

ERP-Einführung_komplex

ERP-Einführungen gelten insbesondere in grösseren Organisationen als sehr anspruchsvoll und komplex. Niemand der selbständig geradeaus denken kann, würde sich freiwillig für ein Vorhaben melden, bei dem mit viel Aufwand ein Ergebnis erzielt wird, mit dem keiner zufrieden ist. Dabei geht es doch nur darum, eine Software einzuführen. Warum ist das so?

ERP-Einführungen sind besser als ihr Ruf

In den Schlagzeilen erscheinen ERP-Einführungen nicht nur aber vorwiegend dann, wenn sie in die Hose gehen. Positive Berichte sind meist nur als Pressemeldungen und Referenzberichte (oft etwas überhöht als Fallstudien bezeichnet) der beteiligten Software-Anbieter erhältlich. Wie gut die Einführung hier tatsächlich lief, lässt sich nicht mit Sicherheit ausmachen. Trotzdem führen viele Firmen ihr ERP-System erfolgreich ein, gemessen an der Einführungszeit, der Budgeteinhaltung und den Zielen des Projekts.

Dass eine erfolgreiche ERP-Einführung nur mit hohem Engagement der Beteiligt gelingt, ist klar. Schliesslich müssen die Mitarbeitenden das Projekt neben dem Tagesgeschäft gestemmt werden. Dass dabei die klassischen Stolpersteine eines Projekts aus dem Weg geräumt werden müssen ist auch klar. Doch in ERP-Projekten gibt es weitere, für sie typische Herausforderungen, die die ganze Angelegenheit komplex machen:

Standardisierung vs. Individualisierung

Eine Organisation versucht, die eigenen Prozesse und Arbeitsmittel zu optimieren. Sie werden an die internen und externen Anforderungen angepasst und somit individualisiert. Das gilt sowohl für ein Unternehmen insgesamt als auch für dessen Einheiten (Bereiche, Abteilungen, Geschäftsfelder), sowohl für Firmen die ein ERP-System ablösen als auch solche, die erstmals eins einführen.

Die Optimierung und Individualisierung in den einzelnen Bereichen einer Organisation führt nicht zwangsläufig zu  optimalen Gesamtprozessen oder einer optimalen Gesamtorganisation (Stichwort „Silos“,  „Gartendenken“). Für die Optimierung der Gesamtprozesse braucht es übergeordnete Ansätze. Dazu gehören auch sog. integrierte ERP-Systeme, in denen die wichtigsten Prozesse einer Organisation abgebildet werden können.

Damit stellt sich eine wesentliche Frage: Wie viel Standardisierung ist sinnvoll und wie viel Individualisierung ist notwendig? – eine der Kernfragen bei der Einführung von übergreifenden ERP-Lösungen. Die Beantwortung dieser Frage ist alles andere als einfach. Zum einen sind verschiedene Perspektiven relevant: Business-Perspektive, die Management-Perspektive, die Sicht der IT und des ERP-Systems. Gleichzeitig sind für verschiedene Bereiche unterschiedliche Vorgaben notwendig. Für Bereiche, die näher am Kerngeschäft der Firma arbeiten ist evtl. mehr Standardisierung sinnvoll als bei anderen. Entwicklungs- und projektorientierte Bereiche brauchen mehr individuelle Freiheit um den Marktanforderungen gerecht zu werden als die Fertigung von Normteilen.

Besonders stark individualisiert sind ERP-Systeme in Unternehmen, die ihre Software selber entwickeln. Der Wechsel zu einer „Standardsoftware“ stellt hier häufig eine grosse Herausforderung dar. So oder so ist die Frage nach dem Grad der Standardisierung eine Gratwanderung die in einer ERP-Einführung behandelt werden muss und wesentlich zur Komplexität des Projekts beiträgt.

Moving Targets

Natürlich ist das Ziel einer ERP-Einführung immer die erfolgreiche Inbetriebnahme der neuen ERP-Lösung in der eigenen Organisation. Unternehmen sind jedoch nicht statisch. Sie verändern sich und das immer schneller. Damit können sich auch die Ziele in einem ERP-Projekt verändern. Solche „Moving Targets“ kann es sowohl aufgrund von organisatorischen, fachlichen oder betriebswirtschaftlichen Änderungen geben:

  • Das Unternehmen kauft eine Firma hinzu, die auch in das neuen ERP-System integriert werden soll
  • Das Unternehmen eröffnet einen neuen Geschäftsbereich oder gliedert einen bestehenden aus
  • Das Unternehmen expandiert in eine neue Region oder schliesst eine Niederlassung
  • Das Unternehmen baut die interne Organisation um
  • Der Unternehmenszweck ändert sich
  • Die Zahl der User, Artikel oder Transaktionen ändert sich
  • Systemumgebung oder IT-Strategie ändern sich

Sich ändernde Ziele können keine und nur kleine Auswirkungen auf eine ERP-Einführung haben. Soll eine ERP-Software jedoch stark in die Prozesse integriert werden, haben Moving Targets meist starke Auswirkungen auf das Projekt. Betroffen sind in der Regel folgende Bereiche eines Projekts:

  • die im Projektteam benötigten Fachpersonen
  • die Projektkosten
  • die Durchlaufszeiten im Projekt
  • die Zeitpläne
  • die Projektumwelt

Unternehmen müssen sich entwickeln und verändern. Moving Targets sind daher eine Tatsache mit der man im Projekt umgehen können muss. ERP-Projekte laufen häufig über zwei oder mehr Jahre. In lang laufenden Projekten können sich Ziele mehrfach ändern. Letztlich gilt es jeden Fall separat zu prüfen und zu beurteilen, welche Massnahmen getroffen werden müssen. Und das möglichst konsequent, sei es eine Erweiterung des Projekts oder dessen Abbruch.

Integrationsmanagement

Massgebend für die erfolgreiche Einführung von ERP-Systemen ist, dass alle relevanten Bereiche, Personen und Institutionen frühzeitig und in notwendigem Umfang berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden. Je grösser, verteilter, kleinteiliger oder diverser eine Organisation aufgebaut ist, desto grösser ist die Herausforderung, alles zu integrieren. Durch Integration kann jedoch hoher Mehrwert entstehen: Die Zusammenarbeit wird übergreifend effizienter und die Qualität der Ergebnisse steigt.

Integration bezieht sich hierbei nicht primär auf die Welt der IT-Systeme. Wenn nur schon in einem Bereich das Gefühl entsteht, er arbeite mit einer ungeeigneten Software-Lösung weil jemand anders das System ausgesucht hat, wird es schwierig. Integration ist wichtig für die Akzeptanz und damit die Unterstützung und die Weiterentwicklung einer ERP-Software beim Kunden.

Parallebetrieb

Am einfachsten ist eine ERP-Einführung, wenn ein bestehendes ERP-System ohne Änderungen ersetzt wird. Die Regel ist jedoch, dass durch eine neue ERP-Lösung mehrere bestehende Systeme ersetzt, angebunden, erneuert oder umgebaut werden. Im Extremfall werden mehrere parallel, bei einer Organisation eingesetzte ERP-System abgelöst. Solche Situationen entstehen, wenn Unternehmen durch Zukäufe oder Fusionen gewachsen sind.

Der Systemwechsel ist dann häufig nicht auf einmal überall sinnvoll („BigBang“). Daher kommen schrittweise Rollout-Verfahren zum Einsatz. Zudem werden unter Umständen am Anfang nur die prioritären Anforderungen durch die neue ERP-Software erfüllt um das Projekt nicht zu überfrachten. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass über eine gewisse Zeit mehrere Systeme parallel betrieben und entwickelt werden müssen: die Altsysteme, die neue ERP-Lösung sowie Zwischenstufen die als Zwischenlösung betrieben werden.

Wie die Phase des Übergangs genau aussehen muss, welche Auswirkungen der Übergang haben wird, ob und wie alles funktioniert, ist kaum vorherzusehen. Gleichzeitig sind die Herausforderungen des parallelen Betriebs und die Abhängigkeiten darin zu berücksichtigen.

Veröffentlicht am 7. Juni 2016
1 Kommentar
SAP Implementierung Antworten

Fachlich sehr fundiert geschrieben, kann man gar nicht anders sagen.
MfG Peter

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