Der RFI in der ERP-Evaluation

RFI-ERP-EvaluationIn vielen ERP-Evaluation versenden wir einen sog. Request for Information (RFI) an ERP-Anbieter. Der RFI ist eine kurze Anfrage mit den wichtigsten Informationen zu Kunde, Projekt und Kernanforderungen. Wir bitten potenzielle ERP-Partner auf Basis des RFIs Informationen zu einer ERP-Lösung einzureichen. Auf dieser Seite erhalten Sie detaillierte Informationen zum RFI. Sie soll Ihnen helfen, den RFI effizient zu bearbeiten und einzureichen.

Wann wird der RFI verschickt?

In der Regel haben wir die relevanten Anforderungen an eine ERP-Lösung ermittelt, wenn der RFI verschickt wird. Meist sind die Anforderungen jedoch noch nicht fertig dokumentiert und abgestimmt.

Transparenz in der ERP-Auswahl

Unabhängigkeit in der Beratung ist uns sehr wichtig. Abhängigkeiten stehen optimalen Lösungen im Weg. Unabhängigkeit kann nur durch Transparenz über die getroffenen Entscheidungen erreicht werden.

Wir empfehlen unseren Kunden keine ERP-Lösungen. Grundsätzlich kann jedes ERP-System in einer Evaluation berücksichtigt werden. Um den Aufwand in der Evaluation für das Projektteam des Kunden und die ERP-Anbieter im Rahmen zu halten, müssen wir dennoch eine Vorauswahl treffen. Dazu lassen wir unsere Kunden Kriterien festlegen, die ihm für die ERP-Lösung und den Anbieter wichtig sind. In der Regel gehören u. a. Branchenausrichtung und Referenzen in vergleichbaren Unternehmen zu den Kriterien.

Bei der Recherche nach geeigneten ERP-Anbietern verwenden wir drei Ansätze:

  • Recherche der ERP-Anbieter nach Branchenausrichtung und Referenzen
  • Recherche von Firmen in vergleichbarer Ausgangslage und deren ERP-Systeme
  • Recherche in abgeschlossenen Projekten

Dabei verwenden wir sowohl interne Tools (z. B. ERP-selection.ch) als auch externe Quellen. Auch ERP-Anbieter, die nicht auf ERP-selection.ch gelistet sind, nehmen an Ausschreibungen Teil.

Die Longlist: Übersicht zum ERP-Markt

Anhand der Recherchekriterien erstellen wir die sog. Longlist. Gehen Sie davon aus, dass primär ERP-Anbieter mit spezialisiertem Knowhow (Branchenerfahrung, Branchenlösungen)  an der Ausschreibung teilnehmen. Des Weiteren nehmen wir ERP-Anbieter auf, die die Recherchekriterien nicht erfüllen jedoch z. B. aufgrund bestehender Kontakte oder laufender Installationen beim Kunden relevant sind. Die Longlist kann vom Kunden mit eigenen Vorschlägen ergänzt oder auch gekürzt werden.

Von der Longlist zur Shortlist

Der RFI wird an alle Anbieter der Longlist geschickt. Anhand der Feedbacks wählen wir mit dem Projektteam des Kunden die favorisierten ERP-Lösungen aus (i. d. R. 4 bis 8). Die Feedbacks und die Kriterien werden dokumentiert und beim Kunden kommuniziert. Das Projektteam entscheidet aufgrund der Feedbacks zum RFI, wer an der ERP-Ausschreibung teilnehmen soll. Der RFI schafft damit Transparenz darüber, warum welche ERP-Anbieter in einer Ausschreibung berücksichtigt wurden.

Nach aussen geben wir Informationen , sofern die Herausgabe keine Individualrechte verletzten oder die Fortführung der Evaluation beeinträchtigen.

Eignungs- und Zuschlagskriterien

Die Kriterien zur Auswahl eines ERP-Systems werden im Projektteam erarbeitet. In verschiedenen Projekten kommen unterschiedliche Kriterien zum tragen. Eignungskriterien sind ausschliessend. Hier werden Werte herangezogen, die für den Kunden unverhandelbar sind. Eignungskriteren müssen erfüllt werden um für eine Ausschreibung berücksichtigt zu werden. Bei Zuschlagskriterien wird ermittelt, wie gut ein ERP-Anbieter mit seinem System das Kriterium erfüllt. Der Erfüllungsgrad hat Auswirkung auf die Rangierung.

Kostenschätzung für das ERP-System

In vielen RFIs bitten wir die ERP-Anbieter um eine Kostenschätzung für die ERP-Einführung und den Betrieb. Uns ist bewusst, dass die Kostenschätzung nur eine grobe Orientierung sein kann. Häufig haben unsere Kunden keine konkrete Vorstellung und kein Budget für das ERP-Projekt. Die Kostenschätzung hilft uns, den Umfang für eine ERP-Einführung konkret zu machen so einen ersten Quercheck durchzuführen. Dies verhindert Überraschungen nach Einreichung der Offerten für eine ERP-Einführung.

Die Kostenschätzung wird nicht als Auswahlkriterium herangezogen. Wenn es bei einzelnen Schätzungen zu starken Abweichungen kommt, fragen wir bei den ERP-Anbietern nach und versuchen herauszufinden, wo die Differenz entsteht. Häufig zeigt sich, dass bestimmte Aspekte besonders gewichtet wurden.

Was ist bei der Beantwortung eines RFIs zu beachten?

Der RFI soll helfen, schnell die am besten für einen Kunden geeigneten ERP-Systeme zu ermitteln ohne gute Lösungen zu verpassen. Damit wird sichergestellt, dass nur die ERP-Anbieter in eine Ausschreibung kommen, die reale Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung haben.

Sie können einer effizienten Abwicklung beitragen in dem Sie:

  • Ihr Antwort kurz halten und auf den Punkt bringen
  • Nur Antworten einreichen nach denen auch gefragt wurde
  • Ehrliche und verständliche Antworten einreichen

Falls Sie Fragen zu einem RFI haben, können Sie diese selbstverständlich stellen. Bitte haben Sie jedoch Verständnis, dass wir nicht mit allen Anbietern eine zweistündige Besprechung des RFI durchführen können.

Bitte beachten Sie auch unsere Beiträge zu ERP-Anbieterworkshops sowie laufend aktuelle in unserem ERP-Blog

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