ERP-Evaluation: von der Strategie zum richtigen ERP-System

Was ist eine ERP-Evaluation?ERP-Evaluation

Wer ein neues ERP-System beschaffen möchte, hat die Wahl zwischen verschiedenen ERP-Anbietern, deren Konzepten und ERP-Lösungen. Für die Beschaffung werden die verschiedenen Optionen anhand von vorab definierten Kriterien hinsichtlich ihres Nutzens in Bezug auf den Unternehmenszweck sowie unter wirtschaftlichen Aspekten bewertet. Dabei wird versucht, ein möglichst umfassendes Bild der verschiedenen Optionen zu erarbeiten. Auf Basis der Bewertung entscheidet ein beauftragtes Fachgremium oder der Auftraggeber darüber, welche Option umzusetzen ist. Den Prozess von der Definition der infrage kommenden ERP-Anbieter und -Systeme über die Beschaffung von Informationen dazu, die Festlegung von Kriterien bis zur Durchführung und Auswertung der Bewertung bezeichnet man als ERP-Evaluation.

Auf ERP-selection.ch finden Sie eine Übersicht der ERP-Anbieter und der ERP-Systeme, die in der Schweiz verfügbar sind sowie Information zum idealen Einsatzumfeld, technischen Details und Referenzen. In unserem Blog finden Sie Beiträge zu Grundlagen und aktuellen Themen zur ERP-Evaluation.

Vor der ERP-EvaluationStrategie_Prozesse_Systeme

Damit eine ERP-Evaluation erfolgreich umgesetzt werden kann, sollten in der Organisation verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Oder anders gesagt: Die Organisation muss ihre Hausaufgaben gemacht haben. Es sollte klar sein, wohin sich das Unternehmen entwickeln soll (Strategie) und die vorgesehene Organisation sowie die Prozesse müssen in den Grundsätzen definiert sein. Zusammenfassend lässt sich das Vorgehen beschreiben als Strategie > Organisation & Prozesse > Systeme. Auf diesen Aspekt in der Evaluation kann man nicht oft genug hinweisen.

Änderungen in Strategie, Organisation und Prozessen können von modernen ERP-Systemen zu einem gewissen Grad mitgetragen werden. Die Entscheidungen in diesen Bereichen haben jedoch massgebenden und weitreichenden Einfluss auf den Nutzen, die Akzeptanz, Qualität und die Kosten eines ERP-Systems. Das richtige ERP-System passt sowohl in der Grundzügen als auch in den Details und muss nur in geringem Umfang an die Anforderungen einer Organisation angepasst werden. Idealerweise bringt der Anbieter zudem Erfahrung und Knowhow zu den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens und kann diese im ERP-System schnell und präzise umsetzen.

Durchführung eine ERP-Evaluation


Eine ERP-Evaluation ist ein strukturiertes Vorgehen und braucht Projekt Management. Sie braucht ein kompetentes Team, Zeit und Raum (Eine Evaluation ist kein Speed Dating). Das Team muss den Zweck der ERP-Evaluation kennen. Im Evaluationsteam sollten alle relevanten Bereiche einer Organisation vertreten sein und gehört werden.

Je nach Ausgangslage, Art und Umfang einer ERP-Evaluation rechnet man mit einer Dauer von sechs bis neun Monaten. Abweichungen sind sowohl nach oben als auch nach unten möglich. Massgebend für die Dauer einer ERP-Evaluation ist in der Regel, die Kapazität, die dem Projektteam neben dem Tagesgeschäft zu Verfügung steht. Diesem Aspekt sollte bei der Planung ausreichend Rechnung getragen werden.

In der ERP-Evaluation definiert das Projektteam, was ein ERP-System bieten muss, um den definierten Zweck möglichst gut erfüllen zu können. Die Definition erfolg anhand von Anforderungen zur Funktionalität, Qualität und den gegebenen Rahmenbedingungen. Diese Dokumentation nennt man Lastenheft oder Requirements Specification. Wesentlich bei der Dokumentation ist, dass die Anforderungen für die ERP-Anbieter verständlich, widerspruchsfrei und prüfbar sind. Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass mögliche Lösungen nicht vorweggenommen werden, so dass die ERP-Anbieter ihren Lösungsvorschlag einbringen können. Das lässt in der ERP-Evaluation Raum für Verbesserungen und Erneuerungen. Lesen Sie dazu unseren Beitrag zum Lastenheft.

Die Auswahl von ERP-Anbietern für die Ausschreibung erfolgt anhand von Eignungs- und Zuschlagskriterien. Es ist ein Gebot der Fairness, nur die Anbieter mit der Einreichung einer Offerte zu betrauen, die wirklich als Systempartner in Frage kommen. Daher sollten die relevanten Kriterien vorab durchdacht und festgelegt werden.

ERP-Anbieter erstellen anhand des Lastenhefts ein mögliches Konzept in Form eines Pflichtenhefts oder einer Offerte. Des Weiteren können bei Referenzkunden Informationen eingeholt und die favorisierten ERP-Systeme in Workshops genau betrachtet werden.

Anhand der gesammelten Informationen sowie der vorab definierten Kriterien erfolgt die Bewertung. Bei der Bewertung steht häufig der Preis im Vordergrund. Er muss jedoch immer im Gesamtzusammenhang und mit dem Fokus auf die Projektziele bewertet werden. Die günstigste Lösung ist meist nicht die beste. Neben dem Abdeckungsgrad der funktionalen und qualitativen Anforderungen, den Leistungen in Einführung und Betrieb spielen Aspekte wie die Kompetenz des Projektteams, Innovationskraft und Risiken beim ERP-Anbieter eine wesentliche Rolle.

Um die beteiligten Teams nicht über Gebühr zu beanspruchen, wird eine ERP-Evaluation in der Regel mehrstufig durchgeführt. Bei der Heiner Ackermann Consulting AG bauen wir auf einem vierstufigen Evaluationsverfahren auf. Es wird jeweils an die Gegebenheiten und Anforderungen unserer Kunden angepasst.

Das mit der ERP-Evaluation beauftragte Team sollte auf eine faire, nützliche und genaue ERP-Evaluation achten. Welche Kriterien eine gute Evaluation ausmachen finden Sie im Standard für Evaluation.

Die ERP-Evaluation ist abgeschlossen, wenn der favorisierte ERP-Anbieter feststeht und die Verträge für die Einführung des ERP-Systems unterzeichnet sind.

Nach der ERP-Evaluation: Die Einführung des ERP-Systems

Der Übergang von der ERP-Evaluation in die Einführung sollte möglichst fliessend erfolgen. Meist sind die Personen aus der Evaluation auch wesentlich im Einführungsprojekt involviert.

Die ERP-Evaluation ist auch eine Vorbereitung auf die Einführung. Beispielweise können die Prioritäten für die Einführung dort festgelegt werden. In der Einführung eines ERP-System ist es essentiell, sich auf das wesentliche zu konzentrieren. Nicht benötigte Punkte (z. B. Wünsche) sollten konsequent weggelassen werden. Damit wird sichergestellt, dass die gesteckten Ziele erreicht werden und das Projekt nicht mehr als nötig belastet wird. Die Evaluation ist auch dazu da, zwischen echten Anforderungen und Wünschen zu unterscheiden.

Die ERP-Evaluation: ein Projekt mit Wirkung

Ein ERP-Projekt ist eine Herausforderung und birgt Risiken. Aber es bringt auch grosse Chancen für Verbesserungen, Effizienzsteigerungen und Erneuerung in Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie das Potenzial.

Falls Sie Fragen zur ERP-Evaluation, Prozessoptimierung oder Projektmanaghement haben, kontaktieren Sie uns.