ERP-Kosten – von der Schätzung zur Realität

ERP-Kosten

Budget bekannt? Und welche Werte soll für die ERP-Kosten vorgesehen werden? Der Grossteil aller KMUs ist am Zusammenstellen oder bereits am Verabschieden der kommenden Jahresbudgets. Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die ihre bestehende ERP-Software ablösen stehen bezüglich der korrekten Budgetierung vor der Frage „was sind meine ERP-Kosten?“. Im Blog zu den 10 Tipps für den Umgang mit der Budgetierungsfrage finden Sie hilfreiche Do’s und Don’ts. In diesem Blog erfahren Sie mehr zur Zusammensetzung der ERP-Kosten und was dabei alles zu beachten ist. Unter der Eingabe des Begriffs ERP-Kosten liefert Google über 400’000 Suchergebnisse. Weit oben im Google-Ranking zur Eingabe ERP-Kosten befindet sich eine Dissertation von Thomas Widmer an der ETH Zürich mit dem Titel <<Schätzung und Beeinflussung der Kosten von ERP-Systemen in Schweizer KMU>>. In dieser viel zitierten Arbeit befindet sich unter anderem auch eine Formel zur Kostenschätzung der ERP-Kosten auf der Basis von gesammelten Projektdaten. Dies aus Projekten von Schweizer Unternehmen in den Bereichen Maschinen- und Apparatebau sowie aus der Metallbearbeitungsindustrie, mit jeweils weniger als 100 ERP-Benutzern. Die Formel lautet [1]:

Erwartete Gesamtkosten [CHF] = 160’000 + 9’500 * Benutzerzahl + 56’000 * Teamgrösse

Kostentreiber sind gemäss der Dissertation die Anzahl der Benutzer wie auch die Projektkomplexität. In Einzelfällen können weitere Projekteigenschaften die ERP-Kosten entscheidend verändern, was im Allgemeinen jedoch nicht relevant ist. Die Benutzerzahl umfasst die Anzahl der Benutzer, welche mindestens einmal wöchentlich am System arbeiten. Die Teamgrösse umfasst die Anzahl der Projektteammitglieder, inkl. Projektleiter.

Schon fast reflexartig wollen wir natürlich diese Formel prüfen. Aufgrund der Herausforderung, den Rahmen für die Gesamtkosten vergleichbar festzulegen, ziehen wir die etwas einfachere Formel zu den erwarteten Investitionskosten hinzu. Diese Formel lautet [1]:

Erwartete Investitionen [CHF] = 160’000 + 5’000 * Benutzeranzahl + 34’000 * Teamgrösse

Elf (11) aktuelle Projekte aus dem laufenden Jahr, zu welchen wir die Zahlen im Detail kennen (nach den Schlussverhandlungen), ergeben folgendes Bild betreffend den ERP-Kosten:

ERP-Kosten_Formelvergleich

In Prozenten ausgedrückt, erhalten wir dabei Abweichungen von 74% bis 167% gegenüber der Formel. Der Vergleich ist bitte mit Vorsicht zu geniessen. Die Konditionen bei einem Projekt mit 5 oder 10 Usern werden anders sein als bei einem Projekt mit 200 oder 2’000 Usern. Wir haben in unserer Grafik eine lineare Umrechnung auf 100 User vorgenommen. Die Teamgrösse hat sich bei der Nachbildung als eher schwierig erwiesen. Sind dies Vollzeitstellen, externe Stellen (bspw. Berater) dazu gezählt, ab wann gehört jemand in dieses Team, …?

Doch man kann auch sagen, als eine erste Richtgrösse und ohne weitere Anhaltspunkte kann die Formel zur ersten Ermittlung der ERP-Kosten funktionieren. Unterschiedliche Modelle, unterschiedlicher Grad der Individualisierung, Umfang der Anforderungen, verfügbares Budget, bestehende IT-Systeme und Lizenzen und einige weitere Faktoren können die ERP-Kosten jedoch auch bedeutend in beide Richtungen verändern. Diese Faktoren können sich in den ERP-Kosten in den Arten und dem Umfang der Dienstleistungen widerspiegeln.

Wie setzen sich die ERP-Kosten zusammen?

Bekannt sind heute beispielsweise die Kategorien Investitionen mit Dienstleistungs- und Lizenzkosten sowie die jährlich wiederkehrenden Kosten mit Unterhalt, Wartung, Support, den Abo-gebühren oder einem prozentualen Anteil an den Lizenzkosten. ERP-Kosten_DL-KategorienIm Bereich der Dienstleistungen bestehen grosse Unterschiede, abhängig von den Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden. Beispielsweise sieht der Ressourceneinsatz bei einer Schulung nach dem Train-the-Trainer Prinzip anders aus, als wenn der ERP-Anbieter alle User am ERP-System in Eigenregie schult. Oder je näher die Umsetzung am sogenannten Standard stattfindet, umso weniger Entwicklungsaufwand ist erforderlich. Und noch ein drittes Beispiel: die Datenmigration. Hier sind in der Praxis sehr grosse Unterschiede erkennbar, vielfach jedoch erst nach einer detaillierten Analysephase. Alle diese Faktoren haben einen entscheidenden Einfluss auf die ERP-Kosten, in diesem Fall im Bereich der anfallenden Dienstleistungen. Die mögliche Verteilung der Dienstleistungskosten ist in sehr unterschiedlichen Zusammensetzungen anzutreffen.

[1]  2015, Quellennachweis

Veröffentlicht am 20. November 2015

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