ERP Problem – oder wenn alles still steht

ERP Probleme - Ausfall

Plötzliches Problem mit Ihrer ERP Software – dunkler Bildschirm, hängende Maske, drehende Sanduhr, Ausfall, Unterbruch – und keine Lösung in Sicht. Bricht jetzt Panik aus, verlieren Sie Kunden und Geld oder sind Sie darauf vorbereitet? Ein ERP Problem im grossen Umfang ist glücklicherweise kein Alltagsphänomene, doch was ist – wenn ihr Unternehmen plötzlich gezwungen wird sämtliche Arbeiten ohne die Unterstützung des ERP-Systems zu erledigen? Ein erster Schritt ist, sich mit diesen möglichen Szenarien auseinanderzusetzen, denn auch wenn die Anforderungen an die Verfügbarkeit inzwischen sehr hoch sind und man nur noch über die Kommastelle und nicht mehr die vielen 9er in der Zahl spricht, ein ERP Problem kann nicht per Vertrag eliminiert werden.

ERP Problem kann nicht vertraglich wegbedungen werden …

Auch wenn Sie in Ihren Verträgen eine Verfügbarkeit von beispielsweise 99.99% festlegen, ein ERP Problem können Sie damit nicht verhindern. In einem Bericht von Markt und Mittelstand aus dem Jahre 2013 wird von den Sorgen bei Ausfällen berichtet. Das dortige Beispiel geht von Kosten verbunden mit Software Problemen pro Jahr von 380’000 Euro (Schaden) aus. Natürlich sind die Kosten geschätzt und von Branche und Betrieb abhängig. Wir können jedoch festhalten, dass ein ERP Problem rasch eine beachtliche Auswirkung bedeuten kann.

Heute ist die IT zum Business- Enabler per excellence geworden. Jede Technologie bringt ihre Vorteile aber auch ihre Risiken mit sich. Ausschlaggebend für die Wettbewerbsfähigkeit ist demzufolge nicht nur das Angebot der Produkte, sondern die Art und Weise, wie mit den Risiken umgegangen wird. So sollen die Entscheide für ein nachhaltiges und zielgerichtetes Risiko-Management auf der Managementstufe getroffen werden. Kunde wie Lieferant müssen sich der möglichen ERP Probleme pro-aktiv annehmen und einen Plan für den Fall der Fälle mindestens gedanklich durchspielen. Vorbereitung und sich mit den Konsequenzen und Massnahmen während und nach eines ERP Problem beschäftigen ist damit kein Wunsch mehr sondern auf Grund der hohen Bedeutung inzwischen Pflicht geworden.

Was machen wir als Organisation, wenn das ERP Problem A, wenn das ERP Problem B und so weiter eintritt? In der Fachliteratur werden diese Gedanken mit dem Wort Geschäftskontinuität und oft auch in Englisch als Business Continuity Management (abgekürzt BCM) um- und beschrieben. Business Continuity Management beziehungsweise Betriebs- oder Geschäftskontinuitätsmanagement bezeichnet die Entwicklung von Strategien, Massnahmen, Tätigkeiten und Prozessen um Ereignisse deren Auswirkungen dem Geschäft enorme Schäden beifügen kann, respektive die Reputation und die Geschäftsfortführung nachhaltig negativ beeinflussen können. Ziel ist es, den Geschäftsfortgang nachhaltig und unter Berücksichtigung möglicher Ereignisse / Risiken sicherzustellen. Somit geht auch hervor, dass das BCM eng mit dem RM (Risikomanagement) verknüpft ist.

… jedoch kann man sich auf ein ERP Problem vorbereiten …

Als ersten Schritt der Vorbereitung gilt es festzustellen, welche Arbeitsabläufe (Prozesse) wie notwendig sind um die Geschäftstätigkeiten aufrecht zu erhalten. Sind diese Prozesse identifiziert und bekannt, folgt als nächster Schritt die Festlegung welche Massnahmen zur Aufrechterhaltung während eines bestehenden ERP Problem notwendig sind. Eine oft verwendete BCM Methodik beinhaltet folgende Schritte:

  • Das eigene Unternehmen verstehen
  • BCM Strategien festlegen
  • Entwicklung der Reaktionen (siehe nachfolgende, mögliche Massnahmen)
  • Entwicklung und Festigung einer unternehmensweiten BCM-Kultur
  • Üben, üben, pflegen, pflegen, …

Mögliche operative Massnahmen

  • Servicevertrag / Softwarepflegeschein: Reaktions- und Interventionszeiten, inbegriffene Wartungsleistungen
  • Supportorganisation: Erreichbarkeiten, Superuser, Hotline-Services, Knowhow, Remote und/oder vor Ort Intervention
  • Selbsthilfe: Online Hilfe, Anleitungen, Dokumentationen, regelmässiges Training einzelner Ausfallszenarien
  • Fehler von Administratoren und Anwendern verhindern: Berechtigungskonzept, Ausbildung, Zusammenarbeit Kunde und Lieferant, 4-Augen Prinzip
  • Neuer Release / Version: Programmverbesserungen, ERP Problem bedingte Anpassungen, Behebung von Fehlern

Mögliche technisch Massnahmen

  • Monitoring / Reporting: laufende Funktionsprüfung, Unterstützung für die Administratoren, automatisierte ERP Problem Meldungen absetzen
  • Backup / Datensicherung: Datensicherungsstrategie, Daten wiederherstellen, Ablauf und Prioritäten, Zeitaufwand
  • Redundanz: Aufbau und Struktur des Rechencenter, Standorte

Natürlich ist dies keine umfassende oder sogar abschliessende Auflistung möglicher Massnahmen zur Vorbeugung von einem ERP Problem, doch zeigt sich in dieser kleineren Auswahl bereits, dass verschiedenste operative, organisatorische und technische Massnahmen zur Verfügung stehen.

ERP Problem

Massnahmen zur Geschäftsfortführung bei einem ERP Problem

… und das ERP Problem nutzen um Verbesserungen zu erzielen.

Ein bestehendes oder vor kurzem gelöstes ERP Problem kann auch als Chance betrachtet und genutzt werden. Ermitteln Sie unter anderem die entstandenen Kosten pro ERP Problem und weisen diese transparent aus. So haben Sie die Möglichkeit Investitionen für Software-Anpassungen, zusätzlicher Hardware, notwendigen Dienstleistungen, Wartungs- und Supportleistungen den Ausgaben (Kosten) für beispielsweise den Umsatzausfall oder der Opportunitätskosten verpasster Verkäufe und unzufriedener Kunden gegenüber zu stellen.

Weiterführende Informationen zur Geschäftskontinuität (BCM)

Es stehen für das BCM (Business Continuity Management) und das BCP (Business Continuity Planing) unter anderen folgende Normen zur Verfügung:

  • HB 221:2004, entwicklungsorientierter Ansatz
  • BS 25999-1:2006 (Code of Practice), ereignisorientierter Ansatz mit vielen Checklisten
  • BS 25999-2:2007 (Specification), ereignisorientierter Ansatz mit vielen Checklisten
  • ONR 49002-3 (Leitfaden)

Eine weitere Grundlage bilden die Good Practice Richtlinien von „The Business Continuity Institute“ aus dem Jahre 2005. Die Studie ist gut strukturiert, orientieren sich an der Praxis und man findet einen relativ schnellen Zugang zu den nach Phasen gegliederten Grundsätzen und Ergebnissen. Wenn hier von Phasen die Rede ist, dann werden aus den BCI Good Practice Richtlinien insbesondere die Übersicht, die BCM Grundsätze und die Business Impact Analyse (BIA) berücksichtigt. Im Weiteren findet auf dieser Basis auch der Abgleich mit der Organisationsstrategie, den Prozessebenen sowie der Ressourcen-Wiederherstellungsstrategie statt. Dies alles zusammen bildet die Grundlage für eine mögliche Weiterführung der Studie mit den Phasen 3 (Entwicklung einer BCM Reaktion), 4 (Entwicklung einer BCM Kultur) und 5 (Übungen, Pflege und Audit). Im Rahmen der BCI Good Practice Richtlinien wird auf folgende Punkte Wert gelegt:

  • BCM als ein ganzheitlicher Managementprozess, mit dessen Hilfe potenzielle Auswirkungen erkannt werden können
  • Schaffung einer Grundstruktur für mehr Stabilität und die Fähigkeit zu einer wirksameren Reaktion zum Schutz der Interessen und der wertschöpfenden Tätigkeiten
  • BCM als ein vollständig integrierter Bestandteil des Vorhabens oder der Organisation betrachtet wird
  • Das die BCM Stabilität vom Management (in unserem Falle auch der Programmleitung) und vom Betriebspersonal sowie von der technischen und geografischen Vielfalt abhängt

In den Good Practice Richtlinien wird folgende Abgrenzung aufgeführt, respektive der Business Impact Analyse (BIA) schwerpunktmässig als Faktor zugeordnet:

  • Hauptparameter: Auswirkung und Zeit (keine Eintretenswahrscheinlichkeit)
  • Art der Zwischenfälle: Ereignisse, die erhebliche Betriebsstörungen verursachen
  • Umfang der Zwischenfälle: Strategisch
  • Geltungsbereich: Grösstenteils ausserhalb der Kernkompetenzen des Unternehmens
  • Intensität: Plötzliche oder schnelle Ereignisse

Im deutschsprachigen Raum finden sich auch artverwandte Informationen wie beispielsweise:

  • Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität)
  • IT- Notfallplanung
  • Corporate Governance

Plötzliches Problem mit Ihrer ERP Software – dunkler Bildschirm, hängende Maske, drehende Sanduhr, Ausfall, Unterbruch – Sie können sich vorbereiten.

Siehe dazu auch unseren Beitrag vom 23.09.2015.

Veröffentlicht am 9. März 2015
2 Kommentare

[…] Risiken bewusst sind, können adäquate Vorkehrungen getroffen werden (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag vom 9. März 2015). Wir meinen zudem, dass die Wichtigkeit des Themas in den meisten Firmen eine hohe Aufmerksamkeit […]

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