ERP-Software mit Verfalldatum

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Auch ERP-Software unterliegen einem Alterungsprozess. Das Alter eines ERP-Systems alleine ist jedoch selten wirklich ein Argument für eine Ablösung. Es gibt Systeme die über sehr lange Zeit erfolgreich angepasst werden. Umgekehrt gibt es Situationen, in denen eine Ablösung notwendig ist oder zumindest geprüft werden muss.

Unabhängig von der Ausgangslage muss der Nutzen einer Ablösung einer bestehenden ERP-Software ausgewiesen werden können. Wir zeigen Ihnen 7 Indikatoren, die für die Prüfung einer Evaluation herangezogen werden sollten.

1. Funktionsumfang

Unternehmen verändern sich, teilweise sehr schnell. Häufig werden aufgrund der Änderungen zusätzliche Funktionen im ERP-System benötigt. Grössere Firmen haben eine stärke Arbeitsteilung und andere administrative Abläufe als kleine Unternehmen. Das spiegelt sich auch in der ERP-Software. Die ERP-Anbieter erweitern ihre Produkte laufend durch eigene Entwicklungen oder Einbindung externer Software. Dieser Erweiterung sind jedoch Grenzen gesetzt. Die Online-Buchhaltung für Startups wird auf absehbare Zeit kein Warenwirtschaftssystem für Grosshändler werden.

Werden beim Kunden Anforderungen für zusätzliche Funktionen erkannt, gilt es zu prüfen, ob diese durch die bestehende ERP-Software abgedeckt werden können. Hier ist es sinnvoll den Kontakt mit dem bestehenden ERP-Anbieter zu suchen. Nicht immer sind die Kunden über den vollen Funktionsumfang ihrer ERP-Software informiert. Können die benötigten Funktionen nicht bereitgestellt werden, muss nach alternativen Lösungen gesucht werden.

2. Funktionstiefe

Ähnlich verhält es sich mit der Funktionstiefe. Hier sind die Funktionen in der ERP-Software an sich vorhanden, sie genügen in ihre Tiefe den Anforderungen jedoch nicht:

  • In einem Produktionsbetrieb wurden Aufträge bisher streng sequentiell produziert. Das liess sich mit der bestehenden Produktionsplanung gut abbilden. Neu sind komplexere Planungen mit paralleler Produktion und Teilmengenfertigung notwendig.
  • In einem Handelsunternehmen konnte der Nachschub in der bestehenden ERP-Software über einen einfachen Bestellvorschlag auf Basis von Meldebeständen sichergestellt werden. Aufgrund starker saisonaler Schwankungen und einer Erweiterung der Produktpalette sind die Lagerbestände jedoch zu hoch. Es wird eine Lösung mit spezifischeren Algorithmen zur Bedarfsermittlung benötigt.

Auch hier sollte mit dem ERP-Anbieter nach einer Lösung gesucht werden, wenn der Bedarf erkannt wird.

3. Betrieb und Performanz

Neben der Funktionalität sind ein effizienter und damit kostengünstiger Betrieb und eine ausreichende Performanz der ERP-Software wichtig.  Im Bereich Betrieb gibt es heute viele unterschiedliche Konzepte. Viele ERP-Systeme können auf virtuellen Servern Betrieben werden. Und die ERP-Anbieter bieten verschiedene Betriebs- und Servicemodelle an. Des Weiteren sollten die betriebsrelevanten Komponenten sich gut in die bestehende IT integrieren lassen (technisch und vom Knowhow her) und pflegeleicht sein. Weblcients helfen beispielsweise, den Aufwand für die Verteilung von Software in der IT zu reduzieren. ERP-Software die in die Jahre gekommen ist, kann eine Herausforderung sein. Häufig lassen sich moderne Konzepte nicht ohne Weiteres mit älteren Lösungen umsetzen. Hier ist es häufig eine Frage der Kosten, wie lange die alternde ERP-Software sinnvoll weiter betrieben werden kann.

Während das Betriebskonzept von ERP-Anwenderinnen und -Anwendern nur am Rande wahrgenommen wird, registrieren sie fehlende Perfomanz der ERP-Software sehr schnell. Probleme in diesem Bereich sollten schnell und nachhaltig gelöst werden. Je nach Ursache kann die Performanz eines Systems der Grund für eine Ablösung sein.

4. Datenqualität in der ERP-Software

Die Datenqualität in einem ERP-System auf Dauer hoch zu halten ist anspruchsvoll und nicht primär eine Frage der Funktionen im System. Dennoch kann es sein, dass sich die Daten auf Dauer nicht sauber pflegen lassen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Workarounds gebaut wurden (z. B. Nutzung von Datenfeldern für nicht vorgesehene Informationen) oder wenn die benötigten Datenstrukturen nicht abgebildet werden können. Auch Nummernkreise, die an ihre Grenzen stossen, können eine Ursache sein.

Eine Kommune in der Schweiz konnte über Jahre einer in ihrem Verwaltungssystem erfassten Person jeweils nur ein Patent für Jagt oder Fischerei zuweisen. Da es mehrere Personen gab, die mehr als ein Patent bezogen, wurden viele Personen mehrfach erfasst. Dummerweise zogen diese Menschen um, heirateten oder lieferten einen anderen Grund zur Datenmutation. Als das System abgelöst wurde, brauchte es Spezialisten, die den Datenbestand in einem aufwendigen und teuren Verfahren i. O. brachten.

5. Anbindung an Umsysteme beim Anwender

Nicht erst seit Industrie 4.0 spielt der Datenaustausch zwischen den Systemen einer Organisation eine wichtige Rolle. Häufig sind bereits einfache Anbindungen wie die eines Zeitmanagementsystems an eine ERP-Software ein grosser Effizienzgewinn. Kompliziertere Schnittstellen sind notwendig und sinnvoll, wenn für spezifische Anwendungsfälle, spezialisierte Systeme zum Einsatz kommen. Die Anbindung sollte auch in der ERP-Software leicht realisiert und gepflegt werden können.

Der Fokus liegt hier häufig auf den technischen Möglichkeiten (Schnittstelle per XML, EDI, ASCII). Das ist aber in der Regel der einfachere Teil. Schwieriger ist, die Datenstrukturen der Systeme abzustimmen. Bereits wenn im einen System „FL“, im anderen „LI“ für das Fürstentum Liechtenstein verwendet wird, gehen die Diskussionen los. Auch die Benennung von Datenfeldern stellt die Kunden häufig für nervenaufreibende Herausforderungen.

Viele ERP-Systeme bieten für die Erstellung von Schnittstellen jedoch gute Dokumentation und Funktionen. Bei komplizierten Anbindungen ist guter Service der Anbieter gefragt. Ist die bei älteren Lösungen nicht mehr gegeben, kann die benötigte Integration unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten häufig nicht sinnvoll realisiert werden.

6. Anbindung an Partnersysteme

Eine ähnliche, jedoch meist höhere Herausforderung ist die Anbindung an externe Systeme. Hier ist zu berücksichtigen, dass sich die Schnittstellen auch bei Änderungen in einem der beteiligten System zuverlässig funktionieren müssen.

7. Kundenorientierung des ERP-Anbieters

Es kann sein, dass sich Ihre ERP-Software zwar technologisch und funktional stetig weiterentwickelt. Sie können neue Anforderungen prinzipiell umsetzen und Fremdsysteme anbinden. Die Änderungen sind jedoch überproportional aufwendig und teuer. Das kann auch ein Hinweise darauf sein, dass das System vom Hersteller nicht in der benötigten Weise entwickelt wird. Oder im Service hapert es an anderer Stelle. Das hat im eigentlichen Sinne nichts mit dem Alter der ERP-Software zu tun. Leider ist das Phänomen, dass ERP-Anbieter sich bei langjährigen Kunden nur noch begrenzt engagieren, immer wieder ein Grund für eine Ablösung einer Lösung. Glücklicherweise gibt es auch viele andere Beispiele und damit Alternativen am Markt.

Der Blick aufs Ganze

Zentral bei der Frage, ob eine Evaluation sinnvoll ist oder nicht, ist der Blick aufs Ganze. Wegen ein paar fehlenden Funktionen beim jährlichen Versand der Weihnachtskarte wird man nicht gleich seine ERP-Software austauschen. Können dagegen grundlegende Anforderungen an Funktionsumfang und -tiefe von der ERP-Software nicht mehr erfüllt oder Datenqualität und Performanz nicht mehr sichergestellt werden, helfen auch individuelle Entwicklungen oder Umgehungslösungen meist nicht mehr. Sind sind zudem häufig sehr unwirtschaftlich.

Und auch die EPP-Anbieter sind gefragt. Mit einem jährliches Begleitschreiben zum neuen Release werden gute neue Funktionen der ERP-Software bei den Kunden noch nicht umgesetzt. Je nach Art und Umfang der neue Funktionen benötigen die Anwenderinnen und Anwender sowie Administratoren Schulungen und Dokumentation. ERP-Anbieter sollten sich laufend zu den Anforderungen ihrer Kunden orientieren. Inputs der Kunden sollten stets  in die Planung neuer Entwicklungen einfliessen. Auch sollte die Release- und Lizenzpolitik keine unnötigen Hürden für die Erweiterung und Verbesserung der ERP-Software beim Kunden darstellen.

Veröffentlicht am 17. April 2015

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