Was kann ich von ERP-Systemen (im Standard) erwarten? (2/2)

Standard-in-ERP-Systemen

Teil 1: Der Standard eines ERP-Anbieters ist sein Standard.

Teil 2: Standardisierung nicht erwünscht

Oft stossen wir in ERP-Evaluationen oder -Einführungen auf Anforderungen, die vom Anwender als selbstverständlich angesehen, von der ERP-Software jedoch nicht erfüllt werden. Die Verwunderung darüber ist manchmal gross. Wie wir im ersten Beitrag zum Thema Standards gezeigt haben, sollte man nicht stillschweigend davon ausgehen, dass eine bestimmte benötigte Funktion durch ein ERP-System bereitgestellt. Auch muss eine Anforderung exakt formuliert werden damit Missverständnisse zwischen Kunde und ERP-Anbieter vermieden werden.

Allerdings ist es weder möglich noch wirtschaftlich alle Anforderungen an eine ERP-Lösung ermitteln und dokumentieren zu wollen. Gewisse Funktionen müssen als vorausgesetzt angesehen werden.

Gut Standardisiert: Finanzen, Personal und Angebotsprozess

Viele Prozesse sind heute in den in der Schweiz verfügbaren ERP-Systemen so implementiert, dass die meisten Firmen gut damit arbeiten können. Es gibt einen gewissen Standard. Dazu gehören zum einen die Bereiche, die einer gewissen Regulierung unterliegen (Finanzen, Personal, Inventur), zum anderen die, die in jedem Unternehmen benötigt werden (z. B. Verkauf). Wir sprechen hier von Grundfunktionen wie dem Kontieren, Buchen, der Angebotserfassung und -verwaltung. Sobald es spezifischer wird, werden auch die Unterschiede der Funktionen in den verschiedenen ERP-Systemen grösser. Deutlich macht sich dies beispielsweise in der Kalkulation, dem CRM oder der Planung deutlich (siehe unten).

ERP-Reporte: kein Standard aber anpassbar

Reporte sind ein Kapitel für sich. Reporting kann über klassische Dokumente mit Kennzahlen und Tabellen erfolgen, etwas interaktiver über Tools oder Exporte in Excel oder aber über Cockpits, die auch auf mobilen Endgeräten dargestellt werden können. In der Regel stellen ERP-Systeme mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

Dass ein bestimmter Report, den man über die Jahre in der alten ERP-Lösung zu schätzen gelernt hat, in einem neuen System genauso bereitgestellt wird, kann man nicht erwarten. Es gibt hier kaum Standards. Ausnahmen sind Auswertungen die an Behörden weitergegeben werden müssen. Aber meist können die Reporte gut angepasst werden. Jedoch sollte man genau prüfen, in welchem Umfang das notwendig  ist. Wenn der neue ERP-Partner ein gutes Konzept für Reporte ausgearbeitet hat, erfüllen die neuen Reporte die Anforderungen evtl. genauso gut, vielleicht sogar besser.

Hier sollte man sich auch nicht zu früh auf das Gewohnte festlegen. Papierreporte sind zwar praktisch aber nicht effizient. Man kann sie nicht durchsuchen und muss sie physisch ablegen. Verfügt das neue ERP-System über ein gutes Cockpit erhält man die Informationen schneller und aktueller und hat weniger Aufwand in der Handhabung.

Je spezifischer desto weniger Standard

Je mehr man sich in die von einer Firma spezifisch benötigten Funktionen vorarbeitet, desto weniger kann man erwarten dass die Funktionen vorhanden und in der erwartet Form umgesetzt sind. Es gibt hier wenig allgemein anerkannte Praxis und daher wenig Standard. Als Beispiel nehmen wir die grafische Plantafel für die Planung der Produktion:

Eine grafische Plantafel für die Produktion wird in vielen Unternehmen benötigt. Sie ermöglicht eine schnelle Übersicht für den Planer und die Produktion, häufig aber auch für Verkauf und interne Logistik. ERP-Systeme für Produktionsunternehmen verfügen über grafische Plantafeln. Diese unterscheiden sich jedoch massgeblich.

Am einen Ende der Skala befinden sich einfache Tafeln, die die Planung darstellen. Um Änderungen in der Planung vorzunehmen, werden die Daten in den Aufträge geändert, im Auftragsmodul, nicht in der Plantafel. Auf der anderen Seite der Skala kommen grafische Leitstände zum Einsatz. Sie ermöglichen es, die Aufträge auf der Plantafel zu verschieben, führen Plausibilitätsprüfungen durch und erlauben es, Plansituationen zu simulieren bevor alles eingelastet wird. Dazwischen gibt verschiedene Zwischenstufen. Vermutlich gibt es hier mehr Plantafeln als ERP-Lösungen da viele ERP-Anbieter grafische Leitstände als integrierte Fremdprodukte anbieten.

Die Anforderung, einer grafischen Plantafel wird in beiden Fällen erfüllt. Von einem Standard kann hier jedoch keine Rede sein. Die Funktionsumfänge sind völlig unterschiedlich.

Analog zu der Plantafel gilt dies für viele andere spezifische Bereiche in einer ERP-Software wie Kalkulation, Variantenkonfigurator, Kampagnenmanagement, Webshops uvm. Selbst für stark regulierte Bereich wie z. B. der Präferenzkalkulation gibt es keinen Standard, der von allen ERP-Systemen erfüllt wird.  Wer sicher gehen möchte, dass er die ERP-Lösung bekommt, die er benötigt, muss die Funktionen en Detail prüfen. Was kann ich von einem ERP-System im Standard erwarten? Vieles, aber eben nicht alles.

 

Veröffentlicht am 31. Mai 2016

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