ERP-System der öffentlichen Verwaltung

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) verfolgt den zweckmässigen und optimierten Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen im Unternehmen. Aus eigener Erfahrung werden beispielsweise auch bei Behörden und Organisationen der Rettung und Sicherheit (BORS) Funktionen wie Materialbeschaffung, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Entwicklung, Disposition, Stammdatenverwaltung oder Dokumentenmanagement tagtäglich benötigt. Doch (fast) niemand spricht von ERP-Systemen. Dies der in einigen Bereichen der öffentlichen Verwaltung fehlenden Wettbewerbspositionen zuzusprechen ist sicherlich ein Argument, wenn auch nicht ein wirklich abschliessendes. Mit Themen der Integration, Usability, Mobilität, Effizienz und beispielsweise der IT Organisation als Kostentreiber bestehen dieselben Herausforderungen wie in der Privatwirtschaft.

Führungs- und Informationssystem

Dies ist beispielsweise ein klassischer ICT-System Begriff in Organisationen wie Feuerwehr, Rettung, Polizei oder auch bei Stabsorganisationen zur Bewältigung von besonderen Lagen. Einen Teil dieser Funktionen nennt man in der Privatwirtschaft MIS (Management-Informationssystem) und FIS (Führungs- und Informationssystem) bei den BORS (Behörden und Organisationen der Rettung  und Sicherheit). Bei beiden Begriffen geht es darum, dem Nutzer die zeitgerechten Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung zu stellen. Oft werden diese Informationen visualisiert und in Cockpits mit Kennzahlen dargestellt. Ob MIS oder FIS, beide haben den Anspruch mit anderen Systemen Daten auszutauschen und diese weiter zu verarbeiten. Mit der Begriffsklärung wollen wir jetzt auch nicht so weit gehen wie das Online Lexikon der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik. Dort wird ein FIS sogar als konsequente Weiterentwicklung eines MIS ausgewiesen.

ERP-System evaluieren

Bei der Beschaffung des ERP-System oder Teilen eines ERP-System sind in der öffentlichen Verwaltung die Grundsätze des öffentlichen Beschaffungswesen zu berücksichtigen. Mehr dazu hier. Ansonsten gelten in der Evaluation dieselben Herausforderungen, Methoden, Techniken und Vorgehensweisen. Die Anzahl der potentiellen und bekannten Anbieter ist in der Regel zwar bedeutend kleiner, doch ein in der Verwaltung noch unbekannter Anbieter mit einem guten Produkt und einer guten Lösung hat durchaus auch im Umfeld der öffentlichen Verwaltung seine Erfolgschance. Wie eingangs bereits aufgeführt bestehen viele identische und sehr ähnlich gelagerte Anforderungen. Ob Sie ein Blaulichtfahrzeug navigieren oder einen Materialtransport disponieren, systemtechnisch betrachtet sind das keine zwei unterschiedliche Welten.

ERP-System einführen

Weitere Gemeinsamkeiten? Starten wir bei der Technik und den Grundlagen. Ein modernes MIS wie ein FIS lebt von qualitativ guten Daten, welche heute oft in einem Data-Warehouse bewirtschaftet werden. Um Entscheidungsgrundlagen treffen zu können werden analytische Methoden und Auswertungen benötigt. Im FIS Bereich stehen bereits Systeme mit Vorhersagen (Prediction) operativ im Einsatz, teilweise mit beachtlichem Erfolg. Der Anwender möchte sowohl an seinem Arbeitsplatz wie während eines Meetings oder auch irgendwo zu irgend einer Tageszeit darauf zugreifen. Sie sehen, die Anforderungen sind weitestgehend deckungsgleich. Über einen neuen Weg mit der Idee zur modernen und agilen Anforderungsaufnahme wurde bereits in einem Blogbeitrag berichtet. Vor der Einführung eines neuen Systems in der öffentlichen Verwaltung zum effizienten Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen besteht durchaus Potential für einen Blick in die Welt der ERP-Systeme. Und vielleicht auch in die andere Richtung.

Veröffentlicht am 29. Juli 2014

Kommentar schreiben