ERP-unterstützte Materialwirtschaft

Die Materialwirtschaft hat in einem Unternehmen grossen Einfluss auf den Erfolg. Auf der einen Seite wird durch Lagerhaltung viel Kapital gebunden, auf der anderen Seite muss die Versorgung der Produktion und die Verfügbarkeit für den Kunden gewährleistet werden. ERP-Systeme bieten im Beschaffungsprozess eine grosse Unterstützung. Automatische Bedarfsermittlung und automatische Bestellauslösungen sind zwei wichtige Funktionen im Bereich Beschaffung. Der Aufwand für den Beschaffungsprozess kann mit einem modernen ERP-System massiv verringert werden, bei gleichbleibender oder vielfach besserer Qualität.

Was ist zu beachten?

Obwohl moderne ERP-Systeme ein Vielzahl von Möglichkeiten bieten, ist noch immer der Mensch Erfolgsfaktor Nr. 1. Die Datenqualität ist immer so gut wie der Mensch es zulässt. Um die Materialdisposition möglichst optimal zu gestalten, müssen zuerst diverse Analysen getätigt und Stammdaten gepflegt werden. Oftmals werden diese Analysen durch ERP-Systeme unterstützt.

ABC / XYZ Analyse

Als eine der wichtigsten Analysen erachte ich die ABC / XYZ-Analyse. Die ABC Analyse wird vom Pareto-Prinzip abgeleitet und zeigt auf welche Produkte den höchsten wertmässigen Verbrauch generieren. Dabei gilt die Regel dass 20% aller Artikel 80% des Umsatzes generieren. Sie werden staunen, in den meisten Fällen funktioniert diese Analyse. Die XYZ-Analyse zeigt die Vorhersagegenauigkeit auf wobei X-Artikel die höchste Vohersagegenauigkeit aufweisen. Wenn nun die ABC-/ XYZ-Analysen kombiniert werden, erhalten wir oft eine sehr aussagekräftige Matrix. AX-Artikel eignen sich beispielsweise sehr gut für eine JIT Beschaffung.

Mengenprognose

Damit Beschaffungsmengen, Melde- und Sicherheitsbestände definiert werden können, ist eine aussagekräftige Mengenprognose unerlässlich. Oft werden lediglich die Vorjahresmengen als Basis verwendet. Ich persönlich rate, die letzten 2-3 Jahre als Basis zu verwenden und entsprechend zu gewichten. Mit dieser Methode ist eine bestimmte Tendenz ersichtlich und unregelmässige Verbräuche werden geglättet.

Definition Melde- und Sicherheitsbestand

Melde- und Sicherheitsbestände müssen wohl überlegt definiert werden. Es existieren verschiedene Methoden für die Definition des Meldebestandes. Die gängigste Methode wird folgendermassen berechnet:

Verbrauch je Periode x Beschaffungszeit + Sicherheitsbestand

Auch bei der Berechnung des Sicherheitsbestandes werden verschiedene Methoden angewandt. Die Definition des Sicherheitsbestandes mit Einbezug des Servicegrades finde ich sehr elegant, ist jedoch in der Praxis ohne ERP-Unterstützung äusserst aufwändig. Die Art der Bedarfsvorhersage (deterministisch oder stochastisch) hat ebenfalls Einfluss auf die Höhe des Sicherheitsbestandes.

Es ist wichtig, Melde- und Sicherheitsbestände laufend zu überprüfen und anzupassen. Beachten Sie dabei die saisonalen Schwankungen. Auch hier ist die ABC- Analyse sehr hilfreich. Die Meldebestände von A-Artikeln sollten Sie häufiger anpassen als diejenigen der C-Artikel.

Definition der Beschaffungsmenge

Bei der Definition der Beschaffungsmenge ist Vorsicht geboten. Oftmals werden zu hohe Mengen aufgrund von Mengen- Preisstaffelungen beschafft. Ein tiefer Warenumschlag und entsprechend hohe Lagerhaltungskosten sind Folgen daraus. Zu oft müssen Waren auf Grund von zu hohen Beschffungsmengen entsorgt werden. Versuchen Sie, die optimale Beschaffungsmenge mittels der bewährten Andler-Formel zu berechnen. Dazu müssen Sie jedoch vorab den Lagherhaltungskostensatz und die internen Beschaffungskosten ermitteln.

Definition der Beschaffungsart

Werden die Artikel fallweise beschafft oder ist eine Lagerhaltung notwendig? Je nach Wiederbeschaffungszeit und Bedarf hat eine fallweise Beschaffung Vorteile. Einerseits können Lagerhaltungskosten eliminiert werden, andererseits kann das Risiko der Verderblichkeit ausgeschlossen werden.

 ERP-unterstützte Materialwirtschaft / Vorgehen

Wie Sie sehen sind es viele Faktoren, die Einfluss auf die Materialwirtschaft ausüben. Das ERP-System unterstützt Sie nur so gut wie Sie die Daten pflegen und die Bestände definieren. Gehen Sie bei der Definition der Bestände und Dispositionsstrategie methodisch vor:

  1. Analyse des Artikelstamms (ABC / XYZ / Mengenprognosen)
  2. Analyse der ERP-Möglichkeiten (Datenfelder, Parameter, Bestandesdefinition, Dispositionsarten… usw.)
  3. Definition der Dispositionstätigkeit (Welche Artikel? Wie? Wie oft? Welche Mengen?)
  4. Definition der Datenüberprüfung (in welchen Zeitabschnitten werden die Beschaffungsmengen, Melde- und Sicherheitsbestände überprüft?)
  5. Pflege der Stammdaten
  6. Durchführung
  7. Kontrolle und Nacharbeit

Schlusswort

Das ERP-System unterstützt Sie nur so gut wie Sie die Daten pflegen und die Bestände definieren. Der Aufwand für die Definition und Umsetzung einer Dispositionsstrategie sollte nicht unterschätzt werden. Ich begleitete ein Projekt zum Thema ERP-unterstütze Materialwirtschaft. Der Nutzen aus diesem Projekt war immens. Nebst einer erhöhten Bestandessicherheit wurde der operative Aufwand in der Materialwirtschaft beinahe halbiert. Falls Sie in Zukunft ein solches Projekt in Angriff nehmen, wünsche ich Ihnen viel Erfolg in diesem interessanten Themengebiet.

Veröffentlicht am 30. Oktober 2014

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