Software Unterstützung für die moderne Gemeinde

Gemeinde

Zugegeben, nur mit der richtigen Software wird keine Gemeinde zur Vorzeigekandidatin. Jedoch wird es wohl unbestritten sein, dass der Beitrag der eingesetzten Software zur Gestaltung moderner, effizienter und dienstleistungsorientierter Gemeinden je länger je bedeutender wird. Umso wichtiger ist es, sich ergebende Chancen zu nutzen. Eine dieser nicht alltäglichen Chancen bietet sich in der Evaluation der optimalen Gemeinde Software. Dieser Artikel zeigt auf, dass sich die Aufwendung für eine Evaluation durchaus rechtfertigen kann. Ja, in gewissen Fällen sogar unabdingbar ist.

Schritt 1. Der richtige Moment

Eine Evaluation kostet Zeit und Geld. Schlagzeilen zu gescheiterten Projekten nehmen zwar ab, sind aber keinesfalls vergessen. Intern stehen nicht gerade genügend personelle Ressourcen Schlange. Die politische Führung beschäftigt sich mit anderen Themen. Und irgendwie funktioniert es ja trotzdem mit den bereits seit vielen Jahren im Einsatz stehenden Softwarelösungen.

Bei folgenden Anzeichen lohnt sich eine gewissenhafte Prüfung einer möglichen Software Evaluation für Ihre Gemeinde:

  • Einsatz von mehreren Umgehungslösungen zur Aufrechterhaltung der tagtäglichen Aufgaben
  • Fehlende Transparenz und Auskunftsbereitschaft
  • Diverse zeitaufwendige und fehleranfällige Medienbrüche
  • Fehlendes oder rückgängiges Vertrauen zur bestehenden Software Partnerin
  • Ausbleibende Initiativen seitens der Anbieterin und somit auch fehlende Innovationskraft
  • Unverhältnismässig hohe Betriebs- oder Weiterentwicklungskosten
  • Auslaufende Vertragswerke
  • Zwingend anstehende Neubeschaffungen
  • Geänderte Bedürfnisse, beispielsweise aufgrund der verstärkten Harmonisierung des Rechnungswesens (HRM2)

Noch eine Ergänzung zu letzten Punkt der Aufzählung. Einige Kantone gehen davon aus, dass mit der Umstellung auf HRM2 im Betrieb mit keinen nennenswerten Mehraufwendungen zu rechnen ist. Dies unter einer Voraussetzung. Es kann von einer verbesserten Unterstützung durch die Informatikanwendung ausgegangen werden [Quelle: http://www.gemeinden.sg.ch/]. Lässt sich dieser Gedanke auch auf die anderen Punkte anwenden?

Schritt 2. Das richtige Vorgehen

Ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor bei einer Neuorientierung ist der Einsatz und die Unterstützung der internen Fach- und Führungspersonen. Darauf Bezug nehmend empfiehlt sich der Aufbau des Vorgehens. Die optimale Gemeinde Software Lösung ist eine, welche auch eine sehr hohe Benutzerakzeptanz hat. Bedeutet, dass die zukünftigen Benutzer ab den ersten Schritten in der Evaluation beteiligt sein sollen. Aussagen wie „gerade keine Zeit“, „wichtigere Arbeiten zu erledigen“ oder „das delegiere ich an …“ sind keine positive Zeichen. Die zukünftigen Anwenderinnen und Anwender sollen bei der Ermittlung der Anforderungen von Anfang an involviert werden.

Die Wahl der Methoden zur Evaluation der Anforderungen an die Gemeinde Software ist von entscheidender Bedeutung. Das Gleichgewicht zwischen der Dokumentation bisheriger Funktionen und Leistungen, solcher zur Leistungssteigerung wie auch ganz neuer Faktoren zur Begeisterung ist entscheidend. Auf diesen Mix gelangt man durch die Anwendung verschiedener Techniken.

Gemeinsam zur Ermittlung der Anforderungen an die Gemeinde Software startet die Dokumentation. Werden die Anforderungen im gut strukturierten Pflichtenheft dokumentiert, dann steigt die Effizienz für die folgende Beschaffung entscheidend.

Schritt 3. Die Beschaffung

Bei einer Beschaffung der neuen Software für eine oder mehrere Gemeinden befindet man sich relativ rasch im Bereich einer öffentlichen Ausschreibung im offenen Verfahren gemäss WTO-Übereinkommen. Die gesetzlichen Grundlagen bilden das entsprechende kantonale Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen und die kantonale Submissionsverordnung.

Dabei dürfen Sie sich einige Fragen stellen.

  • welche Anbieter gelten als qualifiziert und sind zur Offertstellung zugelassen?
  • welche Ausschreibungsunterlagen müssen und welche können zur Verfügung gestellt werden?
  • wie wird mit Aussagen im Verlaufe der Beschaffung umgegangen, welche Stellen sind berechtigt Auskünfte zu erteilen?
  • welche Zuschlagskriterien sollen wie gewichtet werden?
  • wie wird der Preis berücksichtigt?
  • wie wird die Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt?
  • was ist betreffend den Rechten auf die Ausführung zu beachten
  • wie werden die Vergütung geregelt?
  • wie und unter welchen Voraussetzungen erfolgt die Auftragsvergabe?
  • was sind mögliche Vorkehrungen, dass eine Submission nicht abgebrochen werden muss? Wie ist vorzugehen, wenn dies trotzdem notwendig wird?
  • und eine ganz wichtige Frage zum Schluss dieser Auflistung. Wie werden allfällige neue gleichartige Aufträge, die sich auf den Grundauftrag beziehen vergeben? Sind diese auch freihändig möglich und sinnvoll?

Neue Gemeinde Software: Vorteile schaffen, Chancen nutzen

Aktuelle Fragestellungen und Herausforderungen einer Gemeinde werden mit der Evaluation und Einführung einer neuen Gemeinde Software natürlich nicht beantwortet. Jedoch zeigt die Erfahrung, dass durchaus eine Gefahr bestehen kann. Die Gefahr, die festgelegten Ziele einer Gemeinde aufgrund der fehlenden Möglichkeiten (siehe Anzeichen im Schritt 1) nicht erreichen zu können. Stellt sich eine Gemeinde die richtigen Fragen zur Software Unterstützung, dann schafft sie sich eine hervorragende Ausgangslage. Eine optimale Ausgangslage für die Verbesserung und Erhöhung von:

  • Qualität und Umfang des Leistungsangebots
  • Innovationsfähigkeit
  • Auskunftsbereitschaft
  • Flexibilität und Effizienz
Veröffentlicht am 14. Februar 2017

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