Der Weg zum optimalen GEVER System

Ein GEVER System (Geschäftsverwaltungssystem) dient der öffentlichen Verwaltung der systematischen, effizienten, sicheren, nachvollziehbaren und rechtskonformen Abwicklung der Geschäftstätigkeiten [1]. Bei der Evaluation, der Einführung und dem Betrieb eines GEVER System sind einige Aspekte zu berücksichtigten.

  • GEVER Verordnung für die Verwaltungseinheiten
  • Einsatz & Nutzung von Ablagesystemen für geschäftsrelevante Dokumente
  • Optimales System für die Aufgabenerfüllung
  • Bundesgesetz über den Datenschutz (Bearbeitungsreglement nach Art. 21)
  • Anmeldung der Datensammlung beim zuständigen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten
  • Informationssicherheit, inkl. dem Umgang mit besonders schützenswerten Personendaten
  • Datenaustausch
  • Wahl des bestmöglichne GEVER System Anbieters für die Einführung wie auch den Betrieb
  • Finanzierung, Kosten

 

Evaluation GEVER System

Eine Evaluation eines neuen GEVER System kann verschiedene Ursachen haben. Oft ist die Ursache in der nicht genügenden funktionalen Abdeckung oder in den aktuell hohen Kosten zu finden. Doch vor dem Start einer Evaluation stellt sich die Frage „welche Lösungen sind als Ersatz für das heutige GEVER System überhaupt verfügbar“? Die Erstellung der für die Bedürfnisse passenden Marktübersicht liefert Antworten zu:

  • Mögliche Unternehmen, GEVER Systeme, Produkte & Leistungen
  • Vergleichbare Projekte, Projektdauer, Projektstruktur, Referenzen
  • Investitionskosten für Dienstleistungen, inkl. Projektleitung, Realisierung, Migration, Testing, Schulung, …
  • Investitionskosten für weitere Kosten, bspw. Lizenzen, Hardware, …
  • Kundenseitige Mitwirkungspflichten und Aufwendungen
  • Betriebs-, Unterhalts-, Support- und Weiterentwicklungskosten
  • Referenzen

Marktübersicht

Eine gute Marktübersicht ist eine, welche die notwendigen Entscheidungsgrundlagen für das weitere Vorgehen zur Verfügung stellt. Auf dem Weg zum neuen GEVER System sind einige Entscheidungen zu fällen. Erfahrungsgemäss werden zum jetzigen, frühen Zeitpunkt Entscheidungen mit grosser Tragweite getroffen. Dies bedeutet, dass wir uns auf verlässliche, so weit wie möglich gesicherte und transparente Informationen verlassen können müssen.

Beschaffung / Ausschreibung

Die nächste Phase auf dem Weg zum optimalen GEVER System ist die Beschaffungsphase. Nach HERMES 5 konkretisiert die Beschaffungsplanung die Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse [2]. Während der Beschaffungsplanung wird geklärt, was genau zu beschaffen ist. Neben dem was, ist in dieser Phase auch das wie (Ausschreibungsverfahren, Unterlagen, Präsentationen, Bewertungen, Entscheidungen) festzulegen. Natürlich erfolgt die Beschaffung unter der Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben.

Traditionell wird in dieser Phase ein Pflichtenheft mit den Anforderungen erstellt. Immer mehr rücken in dieser Phase auch agile Elemente in den Fokus. Leider stehen noch keine in der Praxis erprobten (und vor allem auch rechtlich „wasserdichte“) agile Ausschreibungsformen im öffentlichen Beschaffungswesen zur Verfügung. Dies führt wohl zu den vielen Ausschreibungen auf Simap, in welchen „nur“ noch Dienstleistungstage und deren Stundensatz massgebend sind.

Einführung

Die Phase der Einführung ist der für alle Beteiligten und Mitarbeiter sichtbare Teil. Leider auch die Zeit der Pressemitteilungen. In den vergangenen Jahren wurde vermehrt über Verzögerungen, Klagen und Überschreitung der Kosten bei GEVER Einführungen berichtet. Mit einem strukturierten Vorgehen vor der Einführung wird ein wichtiger Grundstein für den Erfolg gelegt. Ist die Vorarbeit sorgfältig, ehrlich, transparent und umfassend erstellt, dann stehen die Zeichen sehr positiv für eine erfolgreiche Einführung.

 

Zielsetzungen GEVER System

  • Interoperabilität: Durchgehende und medienbruchfreie Verwaltung von elektronischen Geschäften, sowohl zwischen Organisationseinheiten wie auch verschiedenen Verwaltungen
  • Prozessintegration: Effiziente Bearbeitung der Geschäfte
  • Sicherheit und Legal Compliance: Entlang des gesamten Lebenszyklus jedes einzelnen Geschäfts

 

Veröffentlicht am 6. Januar 2017

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