Go-Live, jetzt geht’s los! Der ERP Produktivstart

Go-Live

Wir schreiben den 3. Januar 2017. Morgens um 07.00h besammelt sich das gesamte Projektkernteam. Vor rund drei Jahren wurde das ERP Projekt gestartet. Das Projektkernteam befindet sich kurz vor dem Go-Live im eigens für das Projekt eingerichteten Sitzungszimmer. Nachdem über die Feiertage die letzten Vorbereitungen abgeschlossen werden konnten, steigt nun sowohl die Anspannung wie auch die Freude.

Was bisher geschah. Nach einer umfangreichen ERP-Evaluation hat sich die Gasser Gruppe unter der Leitung von Josias Gasser Baumaterialien AG für das ERP-System eNVenta entschieden. Bereits im Frühjahr 2016 konnten die <<do it>> Bau- und Garten-Center in Betrieb genommen werden. In enger und intensiver Zusammenarbeit mit Lobos Informatik AG konnte nun in den vergangenen Monaten das System für den Go-Live weiterer rund 100 User vorbereitet werden.

ERP Go-Live

Offiziell findet der Go-Live um 07.30h statt und die Spannung steigt. Die ersten Anfragen der Key-User gelangen telefonisch an das Projektkernteam. Auch nach der ersten halben Stunde ist noch keine nennenswerte, neue Herausforderung bekannt. Die wenigen Anfragen der User beziehen sich auf einzelne Bedienschritte. Das System scheint stabil zu laufen. Dies ist verschiedenen Vorarbeiten zu verdanken. Insbesondere auch dank den sehr intensiven User Schulungen und den umfangreichen Prüfschritten und Tests. Nachdem die Funktionen durch die Key-User abgenommen wurden, konnte im Hinblick auf den Go-Live auch die Integration und die Performance getestet werden. Die dort gewonnenen Erkenntnisse führten zu Massnahmen. Diese konnten bis zum Tag des Produktivstarts umgesetzt werden.

Nach rund 45 Minuten kommt erstmals eine kleine Hektik im Projektkernteam auf. Doch rasch wird die Problemstellung erfasst und dem Nutzer eine andere Vorgehensweise vorgeschlagen. Dies gibt dem Team Zeit, weiter an dieser Fragestellung zu arbeiten. Im breit aufgestellten Projektkernteam stehen die zur Lösung der Anfragen und Probleme benötigten Fachpersonen zur Verfügung:

  • Projektleitung seitens Kunde und Anbieter
  • Schulungsleitung
  • Interne IT, Datenadministration, Support
  • Modulverantwortliche des ERP-Anbieters
  • Externer IT-Dienstleister

Go-Live

Inzwischen taucht die eine und andere Frage auf. Diese können durch das Projektkernteam rasch und kompetent beantwortet werden. Für die Phase des Go-Live ist festgelegt, dass bei Anwendungsfragen zuerst die Key User um Rat und Hilfeleistung zu kontaktieren sind. Wenn die Key-User keine Antwort auf die Fragen kennen, so ist der Fall zu dokumentieren und an den ICT-Support weiterzuleiten. Mit diesem Vorgehen wird ein weiterer Know-How Aufbau an der Front sichergestellt.

Die erste Stunde ist vorbei

08.36h, Herr W. Hartmann, verantwortlicher kundenseitiger ERP-Projektleiter: Wir sind sehr gut vorbereitet und haben eine vollständige Übersicht über den aktuellen Funktionsumfang. Bis jetzt wurden wir noch von keinen Überraschungen heimgesucht.

09.02h, Herr R. Hasler, verantwortlicher anbieterseitiger ERP-Projektleiter: Die ersten 50 Auftragserfassungen verliefen sorgenfrei. Neben einem kurzen Server-Problem arbeiten wir bereits wieder an der Fertigstellung weiterer und zusätzlicher Arbeitspakete.  Der Go-Live verläuft ruhig und gut organisiert.

Weiteres Vorgehen

Die Gasser Gruppe entscheidet am 06. Januar im Rahmen einer Projektausschuss-Sitzung über die definitive Abnahme des Go-Live. Die Anzeichen dazu sehen sehr gut aus. Schon in Kürze wird die nächste Projektphase starten. Dabei werden weitere Unternehmen der Gasser Gruppe auf das neue ERP-System umgestellt. Neu wird dann auch die Produktionsplanung und Steuerung realisiert. Die Gedanken und Worte bereits zur nächsten Projektphase zeigen, dass der Go-Live wie geplant erfolgreich durchgeführt werden konnte.

Erfolgskriterien

Bereits wenige Stunden nach dem Go-Live kann von einem Erfolg gesprochen werden. Das Projektkernteam stellt mit Freude und auch ein wenig Stolz fest, dass die Ziele für den Produktivstart erreicht sind. Rückblickend kann festgehalten werden, dass folgende Faktoren zum Erfolg entscheidend beigetragen haben:

  • Gut strukturierte und sorgfältige Evaluation sowohl des ERP-Systems wie auch des passenden Partners
  • Klare Projektziele, abgestimmter Systemkontext und partnerschaftliche Vertragswerke
  • Regelmässige Fortschrittskontrolle im Rahmen von Projektausschuss Meetings mit folgender Agenda
    • 1. Aktueller Stand der Arbeiten
    • 2. Weiteres Vorgehen und Planung
    • 3. Anträge und Change Management
    • 4. Risiken und Chancen
    • 5. Diverses, Fragen und Antworten
    • 6. Budgetsituation (jeweils ohne Anbieter)
  • Aktive Erledigung der erkannten Pendenzen, inkl. deren Kontrolle
  • Probleme und Herausforderungen ansprechen, diskutieren und gemeinsam Lösungen finden
  • Identifikation der Erfolgsfaktoren und regelmässige Überprüfung des aktuellen Stands
    • Bereitstellung der Infrastruktur
    • Datenqualität: Bereinigung, Migration, Genauigkeit, Mapping
    • Sicherstellung des Mengen- und Wertefluss, der Prozesse und Abläufe sowie deren Dokumentation
    • Prüfung und Abnahme sämtlicher Funktionalitäten und Module durch die Key-User, inkl. Formulare, Etiketten, Reports
    • Sehr umfangreiche Anwender Schulungen während zwei Monaten mit täglich 7 bis 10 Teilnehmern, inkl. Prozesssicherheit
    • Detaillierte Go-Live Planung, inkl. Rollback-Szenario

Die Heiner Ackermann Consulting AG konnte sowohl die ERP-Evaluation wie auch die ERP-Einführung unterstützen. Wir gratulieren der Gasser Gruppe und der Lobos Informatik AG bestens zum erfolgreichen Go-Live. Ein bedeutender Schritt in die Zukunft wurde bestens vorbereitet. Mit dem Go-Live ist das neue ERP-System nun für alle Mitarbeiter sichtbar.

Veröffentlicht am 4. Januar 2017

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