Informationsmanagement im ERP-Umfeld

Informationsmanagement

Definitionen zum Informationsmanagement sind zahlreich zu finden und in der Regel sind diese auch ziemlich einleuchtend. Gemeinsam ist den Ansätzen das Ziel, mit einem strukturierten und definierten Informationsmanagement eine optimale Voraussetzung für den Geschäftserfolg zu erarbeiten und wo schon vorhanden weiterzuführen. So weit so gut, doch was ist zu beachten wenn der Auftrag „erstelle mal ein Konzept zum Informationsmanagement!“ gefasst wird? Eine Strukturierung der Informationen und ein Verständnis darüber ist im Zeitalter der ständig wachsenden Mengen neuer Informationen (Daten), dem steten Druck nach besseren Entscheidungsgrundlagen (Stichwort Business Intelligence) und der uns immer begleitenden Frage nach dem Kosten/Nutzenverhältnis von grosser Bedeutung.

Strukturierung des Informationsmanagements

Im Informationsmanagement werden Daten in die Kategorien strukturiert und unstrukturiert unterteilt. Strukturierte Daten sind Informationen, welche in einer Datenbank gemäss bekanntem und definiertem Schema gespeichert werden können. Im Gegensatz dazu, werden Informationen als unstrukturiert bezeichnet, wenn diese keinem Datenbankschema zugeordnet werden können. Dies sind beispielsweise Dokumente, Webseiten, Bilder oder Videos. Eine weitere Strukturierung im Informationsmanagement kann nach der Zuständigkeit und der Verantwortlichkeit, der notwendigen Verfügbarkeit (sowohl technisch wie zeitlich) oder dem Schutzbedarf erfolgen.

Informationsqualität

Die Beleg- und Prozesstauglichkeit und damit die Informationsqualität von Unterlagen messen sich nach ISO 15489 am Erfüllungsgrad folgender vier Kriterien:

  • Zuverlässigkeit ( reliability) – korrekte Darstellung der Geschäftsvorgänge
  • Authentizität (authenticity) – überprüfbare Identität des Urhebers und eindeutig bestimmbare (zeitliche) Transaktion
  • Integrität (integrity) – Unversehrtheit bezüglich Inhalt, Geschäfts- und Ablagekontext
  • Benutzbarkeit und Verfügbarkeit (usability & accessibility) – Verfügbarkeit und Benutzbarkeit der Informationen so lange wie dies erforderlich ist

 Informationsmanagement und dessen Bausteine

Vielfach wird von einem Informationsmanagement-Framework gesprochen. Informationen und Daten können zudem mit Informationsobjekten in Phasen strukturiert werden. Informationen werden erstellt (erzeugt), genutzt (verwendet), vorgehalten (aufbewahrt) sowie gelöscht (vernichtet) oder dauerhaft archiviert. Unter der Aussage ‚Daten werden verwaltet‘ verstehen wir im Kontext des Informationsmanagement genau diese aufgeführten Phasen. Das Informationsmanagement baut auf folgenden Bausteinen auf:

  • Geschäftsarchitektur (Prozesse, Organisation, Ressourcen)
  • Applikationsarchitektur (Dienstleistungen)
  • Datenarchitektur (Informationen, Schnittstellen)
  • Infrastruktur (Hardware, Software, Netzwerk)
  • Sicherheit (Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Verbindlichkeit, Integrität)

Weitere wichtige Elemente des Informationsmanagement sind:

  • Information Governance (Planung, Steuerung und Überwachung)
  • Informationsobjekte (Strategische Daten, Applikationsdaten, Dokumente, …)
  • Qualitätsmanagement

Bedeutung des Informationsmanagement im ERP-Umfeld

Grundsätzlich ist hier das Wort ‚Umfeld‘ nach dem ERP erwähnenswert, denn Informationsmanagement ist ein Unternehmensthema, unabhängig in welchen Prozesse das ERP-System eingesetzt wird. Und trotzdem – oder gerade deshalb – ist das ERP-System ein Kernelement zur Umsetzung der Informationsmanagement Ziele. Dank gut durchdachtem und strukturiert aufgebautem Informationsmanagement kann das Potential für die Beschleunigung der Bearbeitungen von Anfragen, Angeboten, Bestellungen oder Reklamationen, die flexible und kundenindividuelle Fertigung, der Wegfall von Informationsbrüchen, eine Kostenreduktion dank der Automatisierung und eine Qualitätssteigerung dank elektronischer Archivierung, Scannen oder der Texterkennung erreicht werden. Die Auswahl und der Einsatz eines ERP-Systems ist von grosser Bedeutung, den wirklichen Nutzen und Mehrwert erreicht man, wenn zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt die Bedeutung des Informationsmanagement erkannt wird. So werden Themen rund um das Informationsmanagement wie Architektur, Sicherheit, Governance, Informationsobjekte und Technologie immer aktueller und bekommen die notwendige Beachtung.

Buchtipp: 11. Auflage des Lehr- und Handbuchs Informationsmanagement, erschienen am 12.09.2014. Webseite zum Buch

Veröffentlicht am 26. September 2014

Kommentar schreiben