Kickoff Meeting und seine Bedeutung

Kickoff Meeting

„Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet!“ Diese Aussage ist nicht neu und dokumentiert die Wichtigkeit des offiziellen Projektstarts – in der Regel Kickoff Meeting genannt. Doch was ist ein guter Projektstart? Wir wollen dieser Fragestellung nachgehen. Wahrscheinlich haben Sie schon mehrere Kickoff Meeting, als Teilnehmer, oder vielleicht auch schon als Organisator, erlebt. Welche sind Ihnen noch in Erinnerung, welche waren erfolgreich und welche hätte man besser gar nicht veranstaltet?

Vorbereitung des Kickoff Meeting

Nach einigen Vorarbeiten – in unserem Umfeld nach einer erfolgreichen Evaluation welche mehrere Monate in Anspruch nimmt – gilt es das Kickoff Meeting vorzubereiten. Pro Projekt steht genau ein Meeting zur Verfügung, nur schon aus dieser Perspektive lohnt es sich, das Kickoff Meeting seriös und umfassend vorzubereiten. Die Vorbereitung besteht einerseits aus technisch/administrativer Perspektive und andererseits darf das Projektmarketing nicht vergessen gehen. Für die erstgenannte Perspektive kann vielfach auf bereits bestehende Grundlagen und Strukturen zugegriffen werden, so finden Sie auch in diesem Blog eine mögliche Gliederung des Kickoff Meeting. Der Umfang und die Möglichkeiten zum Projektmarketing hingehen richten sich stark an die Projektart, die Kickoff Teilnehmer und an die Ansprüche und Gewohnheiten der Unternehmung. Das Ziel ist es, dass das Kickoff Meeting gut strukturiert, methodisch ansprechend, die angegebenen Zeiten einhaltend, seriös und ansprechend stattfinden kann. Zur guten Vorbereitung zählen:

  • Rechtzeitige Einladung an die ‚richtigen‘ Teilnehmer. Projektleiter und Team sind namentlich bestimmt (idealerweise als Resultat der durchgeführten Stakeholder-Analyse)
  • Einrichten der Räumlichkeiten und Bereitstellung allfälliger Dokumentationen und Unterlagen
  • Sichergestellte personelle und finanzielle Ressourcen (mindestens für die erste, dem Kickoff folgende Projektphase)
  • Abgestimmtes Projektziel (vollständig und messbar) und bekannte Rahmenbedingungen
  • Machbarkeit der vorgegebenen oder der favorisierten Lösungsvariante
  • Festgelegte Projektorganisation (inkl. beispielsweise Lieferant, QS, Recht, externer IT-Dienstleister, …)
  • Entwurf des Projektmanagementplan mit allen Planungen, Terminen, Methoden, Techniken und erwarteten Ergebnissen
  • Konkrete Aufgaben pro Projektrolle welche nach dem Kickoff Meeting zu bearbeiten sind (dies kann auch die Bekanntgabe des nächsten Meetings beinhalten)

Durchführung des Kickoff Meeting

Die nachfolgende Struktur dient als mögliches Beispiel und hat weder Anspruch auf Vollständigkeit noch wird es einfach 1:1 zu übernehmen sein. Wir wissen, dass jedes Projekt einzigartig ist und dies darf und soll sich auch bei der Durchführung des Kickoff Meeting widerspiegeln. Kreativität ist gefragt und die Projektleiterin / der Projektleiter darf sich mit ihrem / seinem Stil einbringen. Es gibt gute Kickoff Meeting die eine Stunde dauern und es gibt sicherlich auch solche die mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Zeit und Stil sollen zum Projektinhalt passen und einen wirklichen Start symbolisieren. Um die wichtigen Grundlagen im Kickoff Meeting zu kommunizieren und bei Bedarf auch noch auszuhandeln, könnte beispielsweise die folgende Agenda eine Unterstützung bieten:

  • Begrüssung, Einleitung und Problem welches mit dem anstehenden Projekt gelöst werden wird
  • Projektziele und Inhalte
  • Erwartete Lieferergebnisse, aktuelle Annahmen und Systemgrenzen
  • Vorstellung und Diskussion zum Projektmanagementplan; inkl. Projektphasen und Meilensteine, Änderungs- und Risikomanagement
  • Organisation der vorgesehenen Meetings (Teilnehmer, Ziele, Vorgehen); inkl. Status Meetings (Jour-Fix)
  • Projektteam, Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten
  • Organisation und Administration (Rechnungen, Auslagen, Zeiterfassung, Reisen, Spesen, …)
  • Projektdokumentation und Kommunikation; inkl. Reporting
  • Fragen und Antworten, offene Punkte
  • Nächste konkrete Aufgaben und Termine

Nachbearbeitung des Kickoff Meeting

Mit der Durchführung des offiziellen Kickoff Meeting haben wir die teilnehmenden Personen informiert und einen ersten Projektaustausch durchgeführt. Da die Projektarbeiten und Ergebnisse weitere Personen betrifft, empfiehlt sich eine schriftliche Zusammenfassung der Informationen und der getroffenen Beschlüsse. Vielleicht bekommt das Projekt durch eine Intranetseite die Möglichkeit Interessierte zu informieren, vielleicht können regelmässige Informationsveranstaltungen initiiert werden oder weitere Kommunikationsformen (ich habe beispielsweise gute Erfahrungen mit einer geschlossenen Usergruppe über Twitter gesammelt) genutzt und eingesetzt werden. Gehen Sie mit gutem Vorbild voraus. Fassen Sie korrekt zusammen, halten Sie die kommunizierten Termine ein, sorgen Sie für die Einhaltung der zugesagten Rahmenbedingungen und Vorlagen.

Mit der Nachbearbeitung können zudem wichtige und für die gesamte Projektdauer gültige Regeln (Projekt Grundregeln) für die Meetings schriftlich dokumentiert werden. Einige solche Grundregeln könnten sein:

  • Meetings starten und enden pünktlich. Wenn dies nicht möglich ist, wird im anwesenden Team über zeitliche Anpassungen Beschluss gefasst
  • Zu Meetings wird rechtzeitig eingeladen, es steht immer eine Agenda zur Verfügung
  • Meetings sind vorzubereiten, von allen Teilnehmern. Stellvertretungen sind selbständig sicherzustellen
  • Unklarheiten sind nicht zu ertragen, sondern durch Fragestellungen aufzulösen
  • Probleme und mögliche Stolpersteine sind aktiv und frühzeitig zu kommunizieren

Kickoff. Ihr Meeting.

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck, das Kickoff Meeting findet einmal pro Projekt statt. Als Projektleiterin / Projektleiter haben Sie die Chance Werte und Umgangsformen vorzuleben. Sie können dem Sponsor die Möglichkeit geben, ein paar einleitende Worte mit auf den Weg zu geben, Sie können Ihren Vorgesetzten eine Plattform zu einzelnen Agenda Punkten zugestehen, doch denken Sie daran, dass Kickoff Meeting ist Ihr Meeting. Dank einer guten Vorbereitung, einer sorgfältigen und passenden Durchführung und der danach folgenden Nachbearbeitung legen Sie den Grundstein für Ihr Projekt. Sie haben die Chance, die nächsten Tage, die nächsten Monate, ja vielleicht sogar für die nächsten Jahre Ihre Vorstellungen zur Zusammenarbeit im Projekt zu kommunizieren. Und dies alles an einem einzigen Anlass, dem Kickoff Meeting.

Nachfolgend finden Sie eine kleine Auswahl an frei verfügbaren Checklisten zum Projektstart:

Quellenangabe Bild: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/ec/Penn_State_kickoff.jpg (05.01.2015)

Veröffentlicht am 5. Januar 2015
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