Lastenheft: korrekt und doch beliebt?

Ein Lastenheft soll für Sie nicht zur Last werden: einfach gesagt – schwierig umzusetzen. Mit einem Lastenheft erstellen Sie in erster Linie ein vertraglich relevantes und wichtiges Dokument. Der Weg zu einem wirklich guten Lastenheft führt zwingend und unumgänglich zu den Fachpersonen welche tagtäglich mit dem neuen System arbeiten werden. Wie gehen Sie vor um von diesen Fachpersonen die bestmöglichen Inhalte zu gewinnen und trotzdem ein unmissverständliches, klar formuliertes Lastenheft für die Anbieter zu erstellen? Wie wäre es mit der Erstellung von User Stories?

Formelle Kriterien an das Lastenheft

Zuerst jedoch einen Ausflug in die Formalitäten eines Lastenhefts. Mit einem Statement of Work, einer Leistungsbeschreibung oder bei uns meistens Lastenheft genannt, werden die Erwartungen an die Leistungen und Funktionen schriftlich und verbindlich zum Ausdruck gebracht. Im Lastenheft beschreibt der Auftraggeber so präzise wie möglich die Anforderungen und sämtliche relevanten Rahmenbedingungen. Theoretisch und in der Lehre liegt die Verantwortung für die Erstellung des Lastenheft beim Auftraggeber. Da bei sehr vielen Auftraggebern Lastenhefte nicht wie am Laufband produziert werden, sind Methoden gefragt die wenig Routine, wenig Ausbildungsaufwand und trotzdem flexibel und motivierend angewendet werden können.

Schreiben Sie doch mal eine User Story

Mit einer starken Projektteam-Orientierung, einer aktiven und transparenten Kommunikation und der notwendigen Management Unterstützung können Sie gute Voraussetzungen schaffen. Doch die Arbeit ist durch die Fachpersonen zu erledigen und stundenlange, ja tagelange Meetings, starre Abläufe und absitzen vieler Stunden als Zuhörer sind weder motivierend noch effizient. Auch nicht bei besten Voraussetzungen und Rahmenbedingungen.

Da drängt sich ein neuer Weg, ein neuer Ansatz auf. Schreiben Sie doch mal eine User Story. Eine User Story wird von den Fachpersonen in ihrer gewohnten  (Umgangs-) Sprache formuliert. User Stories lassen sich somit schnell und relativ einfach schreiben und weisen sozusagen ‚gratis‘ die Sicht des Anwenders aus. Dank der Auseinandersetzung des Anwenders mit der Aufgabenstellung und der schriftlichen Erstellung der User Story „Ich als Projektleiter möchte mit dem Schreiben eines regelmässigen Blogs erreichen, dass ein offener Austausch zur motivierenden Erstellung eines Lastenheft stattfindet“ geht es ins Team Meeting. Durch die persönliche Vorstellung der User Story durch die Teammitglieder wird die gemeinsame Diskussion initialisiert und die Beschreibung erweitert und qualitativ verbessert. Hilfreich kann auch die Anwendung von sogenannten Sprach-Schablonen sein. Ein Muster davon finden Sie obig in meinem Projektleiter Beispiel einer User Story.

Visualisierung ist auch hier gefragt und von Vorteil. Arbeiten Sie mit einem Blatt Papier pro User Story oder mit vorbereiteten Karten.

Fazit

Theorien und Vorlagen finden Sie viele im Internet, in Zeitschriften und in Büchern. Die Anwendung der Methode und formell korrektes Vorgehen ist das eine, der Freiraum und der Platz für Ihren eigenen Werkzeugeinsatz das andere. Ich durfte vor zwei Jahren erstmals diesen Weg gehen und würde ihn jederzeit wieder gehen. Schreiben Sie doch auch mal eine User Story.

Ein zu empfehlender Online Tipp zur Erstellung einer User Story: Agile Modeling (auf Englisch)

Veröffentlicht am 10. Juli 2014
2 Kommentare

[…] Über einen neuen Weg mit der Idee zur modernen und agilen Anforderungsaufnahme wurde bereits in einem Blogbeitrag berichtet. Vor der Einführung eines neuen Systems in der öffentlichen Verwaltung zum effizienten Einsatz […]

[…] oder externe Spezialisten dazu ein. Selbst nach einer vorbildlichen Evaluation, einem verbindlichen Lastenheft und einem aktuell guten Einvernehmen unter den Beteiligten, gibt es diverse mögliche […]

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