Was muss das Projektteam in der ERP-Einführung leisten? (Teil 1/2)

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Eine beliebte Frage gegen Ende einer ERP-Evaluation ist: „Mit welchem Aufwand muss das Projektteam des Kunden bei der Einführung des ERP-Systems rechnen“. Die Antwort der ERP-Anbieter ist meist etwas wie: „Mit dem ein- bis dreifachen der Leistungen des Anbieters“, oder so. Irgendetwas müssen die ERP-Anbieter ja antworten. Und die Antwort ist gar nicht so schlecht. Denn immerhin macht sie dem Kunden klar: Eine ERP-Einführung ist kein Spaziergang. Unklar bleibt für den Kunden, wann er mit welchem Zeitbedarf für seine eigenen Leute rechnen muss. Daher hier ein kleiner Überblick dazu, was auf ein Projektteam und eine Organisation in einer ERP-Einführung zukommt.

Eine reife Leistung?

Eine wichtige Bemerkung vorab: Was ein Projektteam tatsächlich leisten muss um eine ERP-Lösung erfolgreich produktiv zu setzen, hängt von den Gegebenheiten im Projekt ab: wie ist die Ausgangslage? An wie vielen Standorten wird eingeführt? Welches Vorgehensmodell und welche Rollout-Strategie wird gewählt? Wie lange soll die ERP-Einführung dauern? Und natürlich spielt auch das Projektteam, seine Erfahrung und seine Kapazität eine grosse Rolle. Eine allgemeingültige Aussage, die für alle ERP-Einführungen stimmt, ist daher nicht möglich.

Und ein weiterer Punkt ist sehr wichtig: In den meisten ERP-Einführungen wird klargestellt, dass das Projekt die höchste Priorität haben wird (Prio 1). Das ist gut. Besser noch wäre, wenn es das einzige Projekt wäre. Denn es wird zwar das Porjekt mit der höchsten Priorität sein. Das Tagesgeschäft wird immer höhere Priorität haben müssen. Wenn das Tagesgeschäft stockt, brauchen Sie bald auch kein ERP-System mehr. Machen Sie daher, am besten mit dem Projektteam zusammen, ehrliche Überlegungen, wie sie welche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft schaffen können.

Analyse und Workshops

Zu Beginn des Projekts erarbeitet der ERP-Anbieter mit dem Projektteam das Realisierungskonzept. Dazu werden eine Analyse und Workshops mit den relevanten Bereichen Ihrer Organisation durchgeführt. Verschiedene Teilkonzepte zu Datenmigration, Schulung, Testing, Schnittstellen usw. werden erarbeitet. Das Realisierungskonzept muss zudem einen Prüf- und Freigabeprozess durchlaufen. Das heisst, das Projektteam wird das Konzept gegenlesen, kritisch prüfen und Änderungen einbringen.

Dieser Beginn des Projekts ist in jedem Fall anspruchsvoll. Das Projetkteam muss sich finden. Und die Organisation stellt sich auf das Projekt ein. Der Beginn ist etwas schlanker wenn:

  • …die bestehenden Prozesse im neuen ERP-System nahezu unverändert abgebildet werden sollen
  • …vorab eine saubere Prozessanalyse und eine Definition der Sollprozesse stattgefunden hat

Wenn die Sollprozesse in dieser Etappe neu erarbeitet werden müssen, sollte man hier mehr Zeit einrechnen. Nicht zu unterschätzen ist die interne Abstimmung. Sie ist wichtig für Organisation und die Dialogkultur im Unternehmen.

Infrastruktur

In fast allen ERP-Projekten gibt es Fragestellungen zur Infrastruktur. Es geht über den Betrieb des Systems, den Einsatz der Clients, die Verwendung von Barcodescannern, Terminals, die Zeiterfassung, Anbindung an Maschinen und Lagersysteme. Vielleicht müssen Sie auch Ihre Produktionshalle für WLAN neu ausleuchten lassen usw. Meist sind hier Leute aus der IT involviert. Es sind Abklärungen und Konfigurationen voruznehmen, Angebote einzuholen, Ware muss beschafft und installiert werden.

Training

Man könnte alle Anwenderinnen und Anwender durch den ERP-Anbieter schulen lassen bis sie fit für de Golive sind. Das ist den Kunden jedoch meist zu teuer. Daher kommt meist das Train-the-Trainer-Konzept zum Einsatz: Der ERP-Anbieter schult die Keyuser des Kunden, die Keyuser schulen alle anderen Anwenderinnen und Anwender. Klingt sexy, bedeutet aber:

  • Die Keyuser müssen geschult werden
  • Die Keyuser brauchen Zeit um sich im Detail einzuarbeiten (Sicherheit gewinnen)
  • Die Keyuser müssen Schulungen vorbereiten (häufig inkl. Schulungsunterlagen) und durchführen

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Keyuser unmittelbar nach dem Training des Anbieters selber schulen können. Die neuen Anwenderinnen und Anwender werden viele Fragen haben. Im Fokus stehen schwierige Aufträge und Spezialfälle. Um mit den Fragen umgehen zu können, müssen die Trainer eine gewisse Sicherheit im Umgang mit dem neuen System haben. Geben Sie sich die dafür notwendig Zeit.

Vorbereitung Testing

Das Testing ist in ERP-Einführung leider meist viel zu wenig präsent. Dabei ist es eine der intensivsten Tätigkeiten die beim Kunden liegt. Der ERP-Anbieter testet zwar auch (z. B. Perfomance, Funktionen, Schnittstellen), viele Aufgaben lassen sich jedoch kaum delegieren. Dazu gehört zum Beispiel das Erstellen des Testkonzepts und der Aufbau der Infrastruktur (siehe oben).

Tests und Testdaten werden für verschiedene Bereiche und Situationen benötigt:

  • Die Trainings von Keyusern und Anwendern
  • Die Datenmigration
  • Zur Prüfung der Perfomance des Systems
  • Zur Prüfung der Fitness der User (sind wir bereit für den Golive?)
  • Die funktionale Abnahme des Systems

Es ist daher wichtig, dass sich jemand des Themas Testing annimmt, ein ordentliches Testkonzept erarbeitet, die Umsetzung übernimmt, Testfälle definiert, Infrastruktur bereitstellt, überlegt wie die Dokumentation stattfinden soll, wer testen sollte und die Tester bei der Durchführung unterstützt.

Datenmigration

Es ist nicht einfach abzuschätzen, welche internen Leistungen bei der Datenmigration benötigt werden. Eine einfache Faustregel ist: Der Kunde kümmert sich um den Export, die Bereinigung und das Mapping der Daten aus den Altsystemen. Und der ERP-Anbieter übernimmt den Upload in das neue ERP-System. Anschliessend müssen die Daten im neuen ERP-System gesichtet, geprüft und ggf. ergänzt werden.

Die für die Datenmigration notwendigen Leistungen hängen wesentlich davon ab, welche Daten migriert werden. In manchen Projekten werden nur einige Basisdaten übernommen (geringer Migrationsaufwand > hoher Erfassungsaufwand > sauberer Datenbestand). In anderen wird alles was nicht bei drei im Archiv ist migriert. Auch die Daten aus der Vergangenheit (hoher Migrationsaufwand > mittlerer Erfassungsaufwand > Leichen im Keller).

Das war der ERP-Einführung erster Teil…

Einen grossen Teil des Projekts hat das Projektteam bereits geschafft. Weiter geht es in Teil 2 >

Veröffentlicht am 28. Oktober 2016
2 Kommentare
Urs Bachmann Antworten

Unter „Analyse und Workshops“ erwähnen Sie, dass „vorab eine saubere Prozessanalyse und eine Definition der Sollprozesse stattgefunden hat“.
Kann es nicht auch Sinn machen, sich an den Standard-Prozessen des Anbieters zu orientieren. Die Soll-Prozesse also so weit wie möglich und sinnvoll an die Standard-Prozesse des entsprechenden Anbieters anzugleichen?

Reto Kessler

Das stimmt absolut. Sich auf die Möglichkeiten des Systems einzulassen, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Damit schafft man Raum für Neues und Lösungen, die man selber bisher nicht vorgesehen hat. Man kann von der Erfahrung und den Ideen der ERP-Berater profitieren. Gleichzeitig hat der ERP-Anbieter in der Regel mehrere Möglichkeiten einen Prozess umzusetzen. Er wird spätestens in der Workshops zur Einführung Fragen aufwerfen. Hinzukommt, dass nur der Kunde Experte für sein Geschäft ist und dazu die wichtigen Anforderungen einbringen muss. Eine ERP-Einführung ist immer eine Annäherung von zwei Seiten.

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