Mängel rügen. Wenn ERP Systemfehler zu beheben sind

Sind Mängel zu rügen, dann kann dies in einer ersten Betrachtung recht unangenehm sein. Doch ERP Systeme haben eine Komplexität, welche einen fehlerfreien Betrieb von Anfang an praktisch betrachtet nicht realistisch erscheinen lassen. Früher oder später beschäftigt sich jedes ERP Projektteam mit dem Umgang von Mängeln. Doch was ist ein Mangel? Der Duden meint dazu:

  • (teilweises) Fehlen von etwas, was vorhanden sein sollte, was gebraucht wird.
  • etwas, was an einer Sache nicht so ist, wie es sein sollte, was die Brauchbarkeit beeinträchtigt und von jemandem als unvollkommen, schlecht, o. ä. beanstandet wird.

Interessant und besonders passend für unsere Betrachtung ist, dass etwas beanstandet wird. Doch der Reihe nach.

Grundsätzlich gilt, dass bei einer Beanstandung von erkannten Mängeln einige Regelungen vorausgesetzt werden. Was wurde für das Projekt geregelt, wer hat welche Rechte und Pflichten? Wie sieht der Vertrag aus, welche spezifischen Abmachungen bezüglich der Anforderungen, Tests und der Abnahmen wurden vereinbart? Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf das durch uns bei den Projekten vorgeschlagene Vertragskonstrukt. Dieses basiert auf jahrelanger Praxis, Erfahrung, Expertise und juristischen Überprüfungen. Oder anders formuliert, wenn Sie diesen Blog aufgrund aktueller Mängel und ohne entsprechende Vertragswerke lesen, sie können hier wohl abbrechen. Entschuldigung.

Gratulation. Sie interessieren sich für den Umgang mit festgestellten Mängeln und haben entsprechende, rechtzeitige Vorkehrungen getroffen.

ERP Systemabnahme

Wir empfehlen, eine ERP Systemabnahme mit den folgenden Bestandteilen aufzubauen:

  • Vollumfängliche Prüfung der verlangten Funktionalität gemäss Realisierungskonzept und bewilligter Change Requests
  • Prüfung der Dokumentation
  • Erstellen einer strukturierten, klassifizierten Aufstellung der festgestellten Mängel
  • Festlegen der Frist für die Arbeiten zur Nachbesserung

Dabei können die Mängel beispielsweise in die folgenden vier Fehlerklassen (FK) eingeteilt werden:

  • FK 1: Ein funktional/technisch sinnvoller Einsatz des ERP Systems bzw. der Applikation ist nicht möglich.
  • FK 2: Die Kernfunktionalität ist gewährleistet, es liegt jedoch ein erheblicher Fehler in einem Teilmodul, Teilsystem oder in einer wichtigen Teilfunktion vor, der das Arbeiten mit diesem ERP Modul / ERP System bzw. dieser Teilfunktion verhindert oder wesentlich erschwert.
  • FK 3: Die ERP Kern / ERP Hauptfunktionalität und wichtige Teilfunktionen sind gewährleistet, es tritt aber ein Fehler in nicht wesentlichen Teilfunktionen auf.
  • FK 4: Fehler, die die Funktionalität des Gesamtsystems nur unerheblich beeinträchtigen. Explizit nicht in die Fehlerklasse 4 wird die vollständige Dokumentation eingeordnet.

Werkvertrag

Wir empfehlen, die Abnahme der Arbeitsresultate im ERP Werkvertrag zu regeln. Eine mögliche Formulierung gestaltet sich dabei wie folgt:

  • Der Leistungsbezüger hat das gelieferte bzw. zur Lieferung bereit gestellte Arbeitsresultat gemäss Projektplan einer Abnahmeprüfung zu unterziehen.
  • Über jede Abnahme wird ein von beiden Vertragsparteien unterzeichnetes Abnahmeprotokoll erstellt.
  • Zeigen sich bei der Durchführung der Abnahmeprüfung Mängel, die die Funktionalität und/oder den ordnungsgemässen Gebrauch des Arbeitsresultates weder verunmöglichen noch unzumutbar erschweren, erteilt der Leistungsbezüger die betreffende Abnahme ohne Geltendmachung einer Minderung unter dem Vorbehalt der fristgerechten Nachbesserung.
  • Der Leistungserbringer ist verpflichtet, solche Mängel rasch möglichst, längstens jedoch innerhalb der Gewährleistungsfrist zu beheben.

Bei wesentlichen Mängeln, die den ordnungsgemässen Gebrauch und/oder die Funktionalitäten des Arbeitsresultates verunmöglichen oder unzumutbar erschweren, kann der Leistungsbezüger die Erteilung der Abnahme verweigern und dem Unternehmer eine angemessene Frist zur Behebung der Mängel ansetzen. Beachten sie jedoch auch, dass die Abnahme auch stillschweigend erfolgen kann. Dies wenn beispielsweise geregelt ist, dass wenn der Leistungsbezüger das Arbeitsresultat nicht gemäss Projektplan, oder innert n Tagen nach Lieferung bzw. Bereitstellung zum Abruf abnimmt, oder wenn er die produktive Nutzung des Arbeitsresultates aufnimmt, als abgenommen gilt.

Nicht selten finden sich auch Formulierungen wie die Folgende: Der Unternehmer leistet Gewähr, dass die erzielten Resultate im Zeitpunkt der Abnahme den vertraglichen Erfüllungskriterien entsprechen. Bei Eintritt und Mitteilung eines Mangels während n Monaten nach der Abnahme steht dem Leistungsbezüger anstelle der Gewährleistungsansprüche des Obligationenrechts ausschliesslich das Recht auf Nachbesserung zu. Gelingt es dem Leistungserbringer auch nach Ablauf einer angemessenen Nachfrist nicht, den Nachweis der Erfüllung der definierten Kriterien zu erbringen, kann der Leistungsbezüger bei Vorliegen eines Verschuldens des Leistungserbringers den Ersatz des direkten Schadens verlangen. Was dann jedoch auch zu beweisen wäre.

Soweit zu den wichtigsten Voraussetzungen, welche eine sachlich und formell korrekte Abwicklung der Mängel stark vereinfachen. Respektive diese überhaupt ermöglichen.

Expertenmeinungen / Interpretationen

Im Laufe der Zeit haben wir uns mit diversen Fragestellungen mit dem Umgang mit Mängeln befasst. Dabei stossen wir auch immer wieder auf Interpretationen und Meinungen von Experten. Diese sammeln wir. Nachfolgend finden Sie einen unsortierten Auszug aus unserer Sammlung:

Fehleranalyse und Mängelrüge

  • In der Regel ist es Sache des Leistungsbezügers, die Mängel zu entdecken, dokumentieren, melden und eventuell auch zu beweisen.
  • Mängel gelten als vorhanden, wenn der Leistungsbezüger gesicherte Kenntnis davon hat.
  • Werden Mängel entdeckt, so sind diese unverzüglich zu rügen.
  • Der ERP Anbieter haftet in der Regel nicht für Mängel, die beim Leistungsbezüger bekannt waren und nicht angezeigt sind.
  • Umfang, Intensität und Dauer der Tests und der Abnahme ergeben sich aus der Komplexität des Vertragsgegenstandes (siehe Werkvertrag).
  • Gewährleistungsansprüche werden oft vertraglich davon abhängig gemacht, dass die Mängel reproduzierbar sind.
  • Es ist üblich, dass der Leistungsbezüger verpflichtet wird, bei der Fehlerbehebung aktiv mitzuwirken.
  • Versteckte Mängel können auch nach Ablauf der Abnahmefrist noch gerügt werden.
  • Bei nicht rechtzeitiger Meldung der Mängel, läuft der Leistungsbezüger in Gefahr, sowohl die Gewährleistungsansprüche wie auch Schadenersatzansprüche zu verlieren.
  • Bei Software wird oft über die Rechtzeitigkeit der Mängelrüge diskutiert. Experten sind der Meinung, dass bei ERP Systemen aufgrund der Komplexität keine hohen Anforderungen an die Rechtzeitigkeit gestellt werden dürfen.
  • Im Rahmen der Abnahme festgestellte Mängel sind im Abnahmeprotokoll zu erwähnen.
  • Versteckte Mängel müssen vom Auftraggeber sofort nach Entdeckung gerügt werden.
  • Insbesondere bei ERP System Instabilitäten ist dem Auftraggeber eine angemessene Zeitspanne zur Abklärung der möglichen Ursachen einzuräumen.
  • Mängelrügen können auch mündlich erfolgen, da sie nicht an eine bestimmte Form gebunden sind. Allerdings empfiehlt sich aus Beweisgründen die Schriftlichkeit.
  • Die Mängelrüge muss inhaltlich so konkret sein, dass der Auftragnehmer den Umfang der Beanstandung ermessen kann.

Mängel: Vorlagen aus der Praxis

Unter den Projektvorlagen von HERMES finden Sie ein gut strukturiertes Abnahmeprotokoll.

Zusätzlich benötigen Sie zur Rüge der Mängel noch ein entsprechendes Schreiben. Dieses stellen wir Ihnen als ein leeres Muster  zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass das Muster die Schweizer Gesetzgebung beachtet und auf den durch die Heiner Ackermann Consulting AG erstellten Vertragswerken basiert. Wir schliessen jegliche Haftung im Zusammenhang mit der Verwendung dieser Vorlage ab. Muster_Maengelruege_FreeBlogDownload

Veröffentlicht am 7. August 2017

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