Master Data Management ist ein Organisationskonzept

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Es gibt kaum ein ERP-Projekt in dem nicht die Qualität der Daten ein zentrales Thema ist. Zwar liefert die IT laufend neue und verbesserte Technologie mit der Daten besser erhoben, gespeichert, verwaltet und ausgewertet werden können. Und so fokussieren sich viele sehr schnell auf IT-Systeme. Jedoch, die Herausforderungen bleibt: Wie realisieren wir ein geeignetes Master Data Management?  Denn ein geeignetes Master Data Management entsteht zunächst durch geeignete Organisation.

Das Dilemma mit den Daten

Die Bedoveco AG, verfügt über drei Produktionsstandorte in der Schweiz, in Spanien und Rumänien. Die beiden Standorte im Ausland wurden vor einigen Jahren von der Muttergesellschaft in der Schweiz hinzugekauft. Sie arbeiten heute mit eigenen ERP-Lösungen. Das funktioniert gut, solange jeder Standort für sich arbeiten kann. Das Unternehmen fertigt jedoch zunehmend standortübergreifend. Das soll neue Möglichkeiten schaffen. Gemeinsame Aufträge und Streckengeschäfte sind an der Tagesordnung. Daher soll nun eine neues, gemeinsames ERP-System eingeführt werden. Ziel ist unter anderem, die Möglichkeiten zur Auswertung der Daten sowie die Intercompanyprozesse zu verbessern.

Das Projektteam steht nun vor einer Herausforderung. Es ist sieht einfach aus: ein zentrales ERP-System mit einer zentralen Datenbank und die Sache ist erledigt. Bei genauerem Hinsehen gibt es jedoch einige Fragen:

  • Welche Daten werden zentral angelegt und gemeinsam gepflegt, welche brauchen die Standorte nur lokal?
  • Wie wird mit „lokalen Varianten“ umgegangen? Sie sind zwar unterschiedlich, sollen jedoch gemeinsam ausgewertet werden können.
  • Wie wird sichergestellt, dass Artikel über alle Standorte zuverlässig gefunden werden (auch in verschiedenen Sprachen)?
  • Wer soll zukünftig welche Daten erfassen und pflegen dürfen?
  • Wie wird sichergestellt, dass das Erfassen von neuen Daten (in mehreren Sprachen) in nützlicher Frist erledigt und das Tagesgeschäft nicht ausgebremst wird?

Diese Fragestellungen sind typisch in vielen Schweizer Unternehmen. Sie entstehen in ähnlicher Form, wenn mehrere Standorte in der Schweiz zusammenarbeiten.

Single Source of Truth

Von Master Daten spricht man genaugenommen, wenn die Stammdaten zentral bereitgestellt werden. „Zentral“ bezieht sich dabei weniger auf den Ort der Datenspeicherung sondern er auf die gemeinsame Datenbasis.

Stammdaten stellen für Organisationen einen hohen immateriellen Wert dar. Denn sie sind Grundlage für das Tagesgeschäft, für das Reporting und Intercompanyprozesse sowie deren Automatisierung. Die Qualität der Daten (z. B. Korrektheit, Konsistenz, Aktualität, Einheitlichkeit) ist Grundvoraussetzung für die Qualität in vielen anderen Bereichen. Die Strukturen bestimmen massgeblich, was später möglich ist und was nicht.

Eine Alternative wäre, für jeden Standort eine eigene Datenbank zu pflegen. Möglich ist das in den meisten ERP-Systemen (z. B. durch separate Mandanten mit eigener Datenbank). Es wäre in dieser Systemarchitektur sogar möglich, neue Daten von einem Standort an den anderen zu übergeben. Wenn die Standorte bezüglich Daten und Aufträgen sehr unabhängig voneinander agierten, könnte dies sogar durchaus geeignet sein. Nach einiger Zeit wären jedoch Interessenten, Kunden, Artikel u.v.m. mehrfach im ERP-System zu finden. Keine gute Basis für standortübergreifende Auswertungen. Wollte beispielsweise der Verkauf auswerten, welche Kunden, welche Produkte an mehreren Standorten beziehen, müsste jemand zunächst ein Mapping machen.

Das Ziel der Bedoveco AG ist jedoch, eine solide Basis für schnelle Auswertungen zu schaffen. Daher entscheidet sich das Projektteam für die zentrale Datenhaltung als „Single Source of Truth“. Damit ist ein Teil der Systemarchitektur geklärt aber vieles noch offen.

Wie werde ich Master in Master Data Management?

Das Projektteam wird zunächst klären, welche Daten überhaupt übergreifend relevant sind. Ein Anhaltspunkt ist die Frage, was muss und soll zukünftig auswerten werden können? Was sind für das Unternehmen wichtige Informationen? Darauf basierend wird es klären, wo eine Harmonisierung der Standorte sinnvoll ist. Fährt das Unternehmen eine gemeinsame Preisstrategie oder agieren die Standorte hier autonom? Oder gibt es eine gemeinsame Grundlage auf der die Standorte entscheiden können? Wie werden Leistungen verrechnet und gemeinsame Aufträge kalkuliert?

Gleichzeitig wird das Projektteam klären, wer welche Daten erfasst und wie der Prozess der Datenerfassung aussehen soll. Heutzutage tragen häufig mehrere Personen Daten zu einem Datensatz bei. Wie wird sichergestellt, dass die benötigten Stammdaten schnell und korrekt Verfügung stehen? Wie und von wem werden gemeinsame Daten definiert und erfasst? Gibt es definierte Prozesse für die Datenerfassung? Gibt es zentrale Zuständigkeiten? Usw.

Wenn dies Organisation steht und die Zusammenarbeit funktioniert können die technischen Lösungen, die durch ERP-System oder spezialisierte MDM-Tools bereitgestellt werden, richtig greifen.

Veröffentlicht am 15. November 2016

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