Erfolgreiche ERP-Projekte im öffentlichen Sektor

Öffentlichen Sektor

Organisationen und Institutionen des öffentlichen Sektors sind je länger je mehr gezwungen erweiterte und verbesserte Dienstleistungen effizienter zu erfüllen. Der Druck auf den öffentlichen Sektor nimmt stets zu. Es ist eine Frage der Zeit, bis auch die Kosten/Nutzen Verhältnisse der IT-Infrastrukturen, der IT-Systeme und Dienstleistungen noch intensiver hinterfragt werden. Bereits heute werden Forderungen nach mehr Agilität, höherer Integrationstiefe, Prozessoptimierungen, verbesserten ROIs (Return on Investments), interaktiven Bürgerportalen oder der Führung und Berichterstattung mittels Kennzahlen gefordert.

Neue Vorgaben, Gesetze und Richtlinien erfordern zudem eine skalier- und erweiterbare IT-Infrastruktur. Für den öffentlichen Sektor werden zudem IT-/ERP-Systeme benötigt, welche zuverlässig, integer, (hoch-) verfügbar und nicht zu letzt wirksam eingesetzt werden können. In Projektanträgen muss ein ROI und ein entsprechender Business Case ausgewiesen werden und weiterhin sind Projektrisiken nicht von der Hand zu weisen.

Projektrisiken im öffentlichen Sektor

In der jüngeren Geschichte gibt es leider einige unrühmliche Beispiele aus dem öffentlichen Sektor zu gescheiterten IT- und ERP-Projekten. Das Projekt INSIEME, die Modernisierung der Telefon- und Internetüberwachung, das neue Informatiksystem des Stadtzürcher Sozialdepartements oder das Projekt IVZ des Astra, um nur einige wenige zu nennen. Wurden bisher gescheiterte Projekte bekannt, so machen neuerdings insbesondere auch Verfahrensfehler oder Hinweise auf Verfahrensmängel Schlagzeilen. So beispielsweise aus jüngster Vergangenheit wo ABACUS gegen die VRSG und die Vergaben der Gemeinden St. Gallen, Rapperswil-Jona, Wil und Wittenbach eine superprovisorische Verfügung herbeiführte.

Microsoft, SAP und ABACUS im öffentlichen Sektor

Ein bekannter Anbieter von ERP-Systemen für den öffentlichen Sektor (und NGOs) ist Microsoft mit dem Produkt Microsoft Dynamics AX. Was viele nicht wissen, dieses Produkt wurde speziell für den Öffentlichen Sektor (und für NGOs) errichtet um Kosteneinsparungen zu erzielen und die Kontrolle und Transparenz zu erhöhen. Die Heimatstadt von Microsoft – die Stadt Redmond – hat ein entsprechendes Projekt im Juli 2012 umgesetzt.

Ein weiterer grosser Player im öffentlichen Sektor ist SAP. Mit der Lösung von SAP (IS Public Sector) wird das Versprechen verknüpft, begrenzte Budgets und Personalressourcen effizient einzusetzen und die Kunden- (Bürger) und Mitarbeiteranforderungen sicher und zuverlässig zu erfüllen. Dazu stehen allgemeine (Finanzen, Human Capital Management) und spezifische Lösungen wie beispielsweise für Sozial- und Bürgerdienste (Zugang über verschiedene Kontaktkanäle, Fördermittelvergaben oder Entscheidungsfindung bei Sozialleistungen) oder die öffentliche Sicherheit (Vorgangs- und Fallbearbeitung, Ermittlungsmanagement, Notfallmanagement, Analysen zur inneren Sicherheit oder Echtzeitprozesse) zur Verfügung.

Und dann ist natürlich in der Schweiz Abacus zu nennen. Zusammen mit der Unternehmung NEST stellt ABACUS eine Branchenlösung für Gemeinden und Städte zur Verfügung. Auf der Webseite von Abacus wird auf rund 300 Gemeinden verwiesen, welche heute NEST/ABACUS einsetzen.

Anforderungen an ERP-Systeme im öffentlichen Sektor

Die ERP-Systeme des öffentlichen Sektors stehen in der Verantwortung, und zwar von der Buchhaltung bis zum Case Management und von der Beschaffung bis zu den Sozialdiensten. Die angestrebte Bürgernähe (inkl. den vielen damit verbundenen Kommunikationskanälen), die Einhaltung der Vorschriften und Gesetze, die Umsetzung von Reorganisationen und Reformen, die in Echtzeit verfügbaren Informationen und die Erfüllung der öffentlichen Aufgaben stellen hohe und mit der Privatwirtschaft mindestens vergleichbare Anforderungen an das ERP-System. Hinzu kommt die grosse Breite der Tätigkeiten. Von der Abfallentsorgung zur Stromversorgung, vom Sozialdienst zur Feuerwehr oder vom Steuerwesen zur Standortförderung. Diese Breite stellt ERP-Systeme und ERP-Systemanbieter vor bedeutende Herausforderungen. Nicht selten endet dies in einer grossen und nicht mehr überschaubaren Vielfalt von individuellen Speziallösungen.

Kein ungewohntes Bild, dass dann zeitgleich ein neues DMS eingeführt, ein BI oder Data-Warehouse Projekt initialisiert und eine spezifische IT-Lösung in Betrieb genommen wird. Standardlösungen auf Bundes- oder Kantonsebene beginnen sich jedoch langsam durchzusetzen. So erarbeitet aktuell ein grösserer Kanton eine umfassende ERP-Architektur. Dies mit dem Ziel, eine ERP-Standardlösung einzuführen. So könnte über die nächsten Jahren der Trend weg von vielen kleineren (und teilweise trotzdem sehr kostenintensiven) zu umfassenden und nachhaltigen Lösungsansätzen führen. Ich erinnere mich noch an die Aussage eines Abteilungsleiters, welcher von über 20 IT-Systemen in einem einzigen kantonalen Amt sprach. Dies konnte man sich vielleicht in der Vergangenheit leisten. Mit dem Druck auf den öffentlichen Sektor und dessen IT-Kosten/Nutzen Betrachtungen dürfte sich dieser Lösungsansatz dem Ende zuneigen. Dies haben diverse Anbieter von Speziallösungen auch festgestellt, der Versuch nationale oder mindestens regionale Fachgruppen zu bilden um die eigene Lösung aufrecht zu halten ist ein Spiegelbild der Situation.

ERP als Treiber von E-Government

Der Aktionsplan des Steuerungsausschusses E-Government Schweiz hat sieben Vorhaben im Aktionsplan 2015 priorisiert. Dies sind:

  • A1.12 Meldung Adressänderung, Wegzug, Zuzug
  • B1.06 E-Government-Architektur Schweiz
  • B1.13 Prozessaustauschplattform für Gemeinden und Kantone
  • B1.16 Wissensmanagement E-Government Recht
  • B2.06 Dienst für die Identifikation und Berechtigungsverwaltung (IAM)
  • B2.12 Open Government Data (OGD)
  • B2.14 Umsetzung Cloud Computing-Strategie

[Quelle: 14.09.2015, http://www.egovernment.ch]

Um diese, bereits bestehende und neue Dienste erfolgreich einführen und betreiben zu können, bieten ERP-Systeme die notwendigen Grundlagen. Daten in einheitlichen Formaten, CRM-Funktionen, Online Portale, der Umgang mit den hohen Datenmengen und deren Auswertungen sind Anforderungen, welche sich langfristig nur mit einer Gesamtstrategie und dem passenden und zukunftsorientierten ERP-System erfolgsversprechend umsetzen lassen. Nur mit einem integrierten und umfassenden Lösungsansatz können die vorgängig genannten sieben Vorhaben (als Beispiel) die Anforderungen des aktuellen Informationszeitalters erfüllen. Der Bürger wird je länger je mehr Leistungen über Portale beziehen und auch einen beachtlichen Teil der Arbeiten übernehmen (beispielsweise die Antragstellung). Der Bürger wird in die Prozesse des öffentlichen Sektors eingebunden und übernimmt so Leistungen, welche zur weiteren Rationalisierung und Effizienzsteigerung beitragen.

Der Weg zum richtigen ERP-System im öffentlichen Sektor

Zum Schluss nehmen wir uns der Fragestellung „Wie evaluiert der öffentliche Sektor erfolgreich ein ERP-System?“ an.

Aufgrund der zwar überschaubaren aber doch mehrfach vorhandenen Möglichkeiten von Systemen und Partnern führt nichts an der Ermittlung und Dokumentation der Anforderungen vorbei. Diese sollen insbesondere auch im Kontext der weiteren Verbesserungen der Gechäftsprozesse geprüft und abgestimmt werden. Von Vorteil beginnt die Arbeit hier mit der Gestaltung der Systemarchitektur und deren Elemente. Bevor nicht bekannt ist, was zum System- und was zum Systemkontext gehören soll, sind weitere (interne) Hausaufgaben zu lösen. Erst danach startet die Phase der öffentlich wahrnehmbaren Arbeiten, und zwar mit einem der Submissionsverordnung entsprechenden Verfahren. Dazu finden sich in den vergangenen Wochen und Monaten ja auch einige Beispiele aus den Medien. Wie auch bereits das vorgängige Beispiel in diesem Blog zeigt. Erst wenn der Funktionsumfang und die Anforderungen geklärt und schriftlich dokumentiert sind, kann dieser Schritt vollzogen werden. Dazu ist auch zu beachten, dass neben den spezifischen Anforderungen auch noch weitere beschrieben sein müssen, wie beispielsweise:

  • Finanzielles Management
  • HR
  • Beschaffung
  • Planung
  • BI
  • Projekt Management
  • Bestehende Systeme und der damit verbundene Informationsaustausch
  • Vorgaben, Gesetze, Richtlinien

Eine sorgfältige Bearbeitung der Grundlagen und der Anforderungen an das ERP-System reduziert die Risiken von Fehlinvestitionen, nicht passenden Partnern und Systemen sowie der Projektdurchführung. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass im Zeitalter von E-Government, Cloud-Services, Unternehmens- und IT-Architekturen, Servicemanagement, IT-Governance und den mit der IT verbundenen Kosten und Ressourcen eine IT-Strategie nicht mehr wegzudenken ist. Diese bildet die Grundlage für die Aktivitäten bei der Evaluation des ERP-Systems im öffentlichen Sektor, ansonsten besteht eine grössere Wahrscheinlichkeit, dass die Liste der eingangs erwähnten und gescheiterten Projekte weiter anwächst.

Nicht nur im öffentlichen Sektor spielen viele Faktoren zusammen, welche ein Projekt erfolgreich in die Phase der Anwendung und Nutzung überführen. Unklare und nicht umfassende Anforderungen, überforderte oder unerfahrene Projektleiter, unpassende Projektmethoden, fehlendes Schulungs-, Test- oder Migrationskonzept, der stete Druck auf allen drei Projektebenen (Zeit, Finanzen, Qualität) und eine Mentalität der „Gesichtswahrung aller Beteiligter“ sind klare Anzeichen für risikobehaftete Projekte.

Veröffentlicht am 14. September 2015

Kommentar schreiben