Offerte: mit Struktur zum Erfolg

Offerte / Angebot

Mit der Offerte (dem Angebot) beantwortet der Anbieter die Anfrage des Kunden. Die Offerte nimmt Stellung zu dokumentierten Zielen und Vorgaben und schafft damit eine Ausgangslage für die weiteren gemeinsamen Schritte im Beschaffungsprozess. Der mögliche Standardisierungsgrad ist stark von der Branche und den beteiligten Parteien abhängig. Die eigenen Erfahrungen – insbesondere aus der Perspektive ‚Kunde‘ – zeigen, dass eine eingereichte Offerte unter Einhaltung der geforderten Strukturen qualitativ besser analysiert werden kann. Zudem wird mit einer im Voraus definierten Struktur die Vergleichbarkeit und nicht zu letzt auch die Transparenz unter den Angeboten verbessert. Eine Offerte soll Bestand haben und einen wichtigen Beitrag zur Basis für die folgende 10 oder 15 Jahre leisten. In komplizierten Vorhaben – wie beispielsweise in ERP-Projekten – ist die Offerterstellung in der Regel für den Anbieter mit einem beachtlichen Aufwand verbunden und nimmt rasch einige mehrere Tage sogenannter Bid Teams in Anspruch. Wer seriös und verantwortungsvoll Offerten analysiert, aus- und bewertet, der investiert ebenfalls eine nicht vernachlässigbare Anzahl von Stunden und/oder Tagen. Somit liegt es auf der Hand, dass sowohl die Ersteller- (Anbieter), wie auch die Bezugsseite (Kunde), gemeinsame Interessen im Prozess bis zur Offertauswertung verfolgen. Diese gemeinsamen Ziele können sein:

  • Verständlich
  • Transparent
  • Realistisch
  • Mach- und Umsetzbar
  • Schaffung einer konkreten Diskussionsbasis bei unklaren Aspekten
  • Vergleich- und Messbarkeit
  • Vertrauen schaffen

Diese nicht abschliessenden Zielsetzungen sind durch alle im Beschaffungsprozess involvierten Parteien von Bedeutung und der Erfolg kann nicht auf einer einseitiger Erfüllung basieren. Sowohl Anbieter wie Kunde profitieren im Offertprozess von Vorteilen im Rahmen zusätzlicher und vorerst interner Informationen. Beispielsweise ist die Erstellung einer Offerte für einen Anbieter eine zum Geschäft gehörende Tätigkeit und im Verlauf der Zeit sammelt sich da einiges an Erfahrung. Der Kunde kennt die Anzahl der angefragten und erhaltenen Offerten und hat die Möglichkeit die Informationen zu vergleichen. Der Umgang mit diesen Informationen soll rücksichtsvoll, fair und nachhaltig erfolgen.

Die Offerte aus verschiedenen Perspektiven

Vertraulichkeit: In einem Offertprozess sind oft viele Personen involviert. Alle Unterlagen welche zur Verfügung stehen und erstellt werden sind durch alle Beteiligten vertraulich zu behandeln. Vervielfältigungen und Weitergaben (beispielsweise an Sublieferanten) bedürfen einer Genehmigung des Auftraggebers.

Gleichbehandlung: Mit der Beteiligung an einem Beschaffungsprozess steigt man in einen Wettbewerb ein. Dazu sollte es selbstredend sein, das für alle Teilnehmer dieselben Spielregeln angewendet werden und derselbe Informationsstand sichergestellt ist. Der Grundsatz der Gleichbehandlung kann mit Fragestellungen in einem laufenden Beschaffungsverfahren auf die Probe gestellt werden. Nicht umsonst sagt man „wer fragt, der führt“. Dieser Herausforderung kann begegnet werden, indem Fragen schriftlich einzureichen sind und die Beantwortung (in der Regel anonymisiert) zur selben Zeit an alle Beteiligten verteilt wird.

Bewertung: Die Bewertung (Zuschlagskriterien und deren Gewichtung) der eingereichten Angebote muss in öffentlichen Verfahren im Voraus bekannt gegeben werden, auf jeden Fall ist bereits vor dem Versand der Anfragen auf Kundenseite das Verfahren und die Beurteilung festzulegen. Die Bewertung soll Klarheit schaffen und nicht zusätzliche Verunsicherungen generieren. In wie weit und wie detailliert die Kosten-Nutzen Analyse strukturiert wird, darüber gibt es unterschiedliche Expertenmeinungen. Den gemeinsamen Nenner kann man vielleicht wie folgt finden: Je früher das Vorgehen festgelegt wird desto besser.

Qualität: Unterschiedliche Fachsprachen, fehlerhafte oder nicht eindeutig formulierte Anforderungen, tiefer Detaillierungsgrad, nicht bereinigte Prozessfragen und weitere Missverständnisse, können zu schweren Folgen in der Realisierung führen.  Qualität in der Phase der Beschaffung zeichnet sich insbesondere durch objektiv messbare Merkmale aus. Nach IREB (International Requirements Engineering Board) werden drei Qualitätsaspekte beschrieben, welche auch hier verwendet werden können. Inhalt: Vollständigkeit, Verfolgbarkeit, Korrektheit, Konsistenz, Überprüfbarkeit und Notwendigkeit. Dokumentation: Konformität mit Vorschriften (Format, Struktur, Regeln), Eindeutigkeit. Abgestimmtheit: Prüfung auf Mängel unter Abstimmung der relevanten Stakeholder

Verständlichkeit: Wir stellen fest, dass im Beschaffungsprozess viele Perspektiven, eine beträchtliche Anzahl Beteiligter, hohe Ansprüche an Ziele und Anforderungen und unterschiedliche Fach- und Wissensgebiete zu koordinieren sind. Dabei ist die Gefahr gross, dass die Fachsprache überhand nimmt. Dies wird nicht immer zu vermeiden sein, doch eine konsequente Verfolgung von klaren, verständlichen und einfach gehaltenen Aussagen – und möglichst in einer Sprache in welcher alle wichtigen Partner wirklich sattelfest sind – ist eines der grossen Erfolgsrezepte in der Erstellung der Offerte.

Zeit: Wie gross ist der Zeitbedarf zur Erstellung einer Offerte? Diese Frage steht immer wieder zur Diskussion, im ERP-Umfeld ist in der Regel von mehreren Wochen auszugehen, bei öffentlichen Ausschreibungen sind im offenen Verfahren dem Anbieter zur Erstellung der Offerte mindestens 40 Tage einzuräumen. Eine allgemein gültige Aussage wird es hierzu wahrscheinlich nicht geben, zur Erstellung einer in Bezug auf den Umfang und die Struktur ‚durchschnittlichen‘ ERP-Offerte und unter vorzeitiger Anzeige der Anfrage könnte eine Dauer zwischen 20 und 40 Tagen als zweckmässig bezeichnet werden. Doch auch hier gilt es, besondere Umstände wie beispielsweise Weihnachts- oder Sommerferien zu berücksichtigen. Wenn immer möglich soll die Qualität (wir sagen dem gerne Qualität vor Zeit) im Vordergrund stehen.

Vorschlag zu möglichen Inhalten und Strukturen

Bestimmt sind unterschiedliche Strukturen zweckmässig und sinnvoll, abhängig von beschaffungsrechtlichen Vorgaben, der Kompliziertheit des zu beschaffenden Umfangs, den bereits in der Vorbereitung erstellten Informationen und Dokumentationen, den spezifischen (Branchen-) Gewohnheiten, des Beschaffungsvolumens und einigen weiteren Bedingungen. Folgende Inhalte sollten jedoch in ERP-Offertanfragen enthalten sein:

  • Anstoss für die Beschaffung, Projektplanung, Projektorganisation
  • Verfahren, evt. Vergabestelle und Ansprechpartner
  • Beschreibung des aktuellen (IST-) Zustands
  • Ziele der Ausschreibung
  • Anforderungen, Systemkontext, Abgrenzungen, erwartete Dienstleistungen (einmalig und wiederkehrend)
  • Anforderungen und Eignungskriterien an den Anbieter (wenn nicht bereits im Vorfeld durchgeführt)
  • Anforderungen an die Referenzen und an das Angebot (die Lösung)
  • Preise und Konditionen
  • Vertragsgestaltung und Garantien
  • Aufbau des Angebots, evt. Angebotsgliederung, Angebotspräsentation und Anbieterworkshop
  • Ebenfalls können weitere Vorgaben wie beispielsweise Urheberrechte, Vertraulichkeiten, Vergütungen, Bezugskosten, Formvorschriften, Gültigkeitsdauer, Verhandlungen, Zahlungsbedingungen, Bewertung der Angebote, Richtlinien und Verbindlichkeiten angebracht werden

Im Gegenzug und als Antwort auf die Anfrage des Kunden wird die Offerte durch den Anbieter erstellt. Auch hier stellt sich die Frage nach einer inhaltlichen Strukturierung, welche beispielsweise wie folgt aussehen könnte:

  • Managementübersicht, inklusive der Preis-Zusammenstellung
  • Kurzvorstellung des Anbieters
  • Lösungsbeschreibung
  • Erfüllung der gestellten Anforderungen
  • Preise und Konditionen
  • Erwartete Mitwirkungspflichten an den Kunden
  • Projektrisiken
  • Beilagen und Ergänzungen, wie beispielsweise der Lebenslauf der Projektleiterin oder des Propjektleiters

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass ein frühzeitiger Fokus auf eine verständliche und übersichtliche Form den Offertprozess optimal unterstützen wird. Dazu dienen insbesondere Strukturen, welche festgelegt, kommuniziert und konsequent angewendet werden.

Veröffentlicht am 16. Januar 2015
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