ERP-Systeme mit Präferenzkalkulation sparen bares Geld

Schweizer Unternehmen können beim Export ihrer Waren von Präferenzzollsätzen profitieren sofern zwischen der Schweiz und dem Bestimmungsland ein Präferenzabkommen besteht. Das ist heute bereits bei vielen Ländern der Fall (siehe Übersicht des SECO). Der Kunde im Ausland spart durch die Präferenzbegünstigung bares Geld. Dem exportierenden Unternehmen entsteht daher ein handfester Wettbewerbsvorteil gegenüber Anbietern, die dies nicht bieten. Die Präferenzkalkulation zu beherrschen, ist für Unternehmen die exportieren daher überlebensnotwendig. ERP-Systeme mit den entsprechenden Funktionen stellen sicher, dass die Bedingungen für die Präferenzbegünstigung ohne grossen Aufwand erfüllt werden.

Voraussetzungen für die Präferenzbegünstigung

Damit der Kunde im Bestimmungsland in den Genuss vergünstigter Zolltarife kommt, müssen die gesetzlichen Vorgaben zur Präferenzkalkulation erfüllt sein:

  • Der Exporteur muss den Warenursprung der Komponenten seiner Produkte lückenlos nachweisen können (z. B. durch eine Lieferantenerklärung)
  • Die vorgegebenen Präferenzregeln müssen eingehalten werden

Präferenzregeln sind z. B. Schwellwerte für den wertmässigen Anteil der Materialien vom Verkaufswert, die nicht überschritten werden dürfen. Beispiel:

Präferenzkalkulation_Muster_aus_ERP-System

Muster einer Präferenzkalkulation in einem ERP-System

Was auf den ersten Blick einfach aussieht, ist in der Praxis mitunter etwas kompliziert: Für jeden Artikel in der Beschaffung, der für die Präferenzkalkulation relevant ist, muss eine Lieferantenerklärung eingeholt werden. Wird ein Artikel von mehreren Lieferanten bezogen, muss von jedem ein Ursprungsnachweis eingeholt werden. Ändert sich das Sortiment und das Lieferantengefüge, müssen der Ursprungsnachweis entsprechen aktualisiert werden.

Des Weiteren sind Details zu berücksichtigen. Beispielsweise sind Teile auch dann einzeln zu bewerten, wenn sie nicht einzeln verkauft werden. Für die Bewertung eines Teils ist der reale Beschaffungspreis zu verwenden. Der Durchschnittspreis ist für die Bewertung nicht zulässig. Kann der Preis eines Teils nicht exakt rückverfolgt werden, muss der schlechteste Fall (z. B. der Preis des teuersten Lieferanten) angenommen werden. Die Verwaltung von Seriennummern oder Chargen kann hier indirekt zu einem Kostenvorteil werden. Etwas schwieriger wird es bei Produzenten die mit Schüttgut, Flüssigkeiten, Gasen und Gemischen arbeiten.

Bei kleinem Exportanteil und einfachen Produkten lässt sich all das im Prinzip von Hand oder mit Excel lösen. Sobald jedoch grössere Mengen an Teilen, umfangreiche Stücklisten, ein breiteres Sortiment und viele Exporte abgewickelt werden, würde der manuelle Aufwand hierfür sehr gross. Einzelne ERP-Systeme bieten eigene Funktionen für die Präferenzkalkulation. Ist dies nicht der Fall, können die benötigten Funktionen auch über eine auf die Präferenzkalkulation spezialisierte Software bereitgestellt werden. Die Tools für die Präferenzkalulation arbeiten eng mit den meisten bestehenden ERP-Systemen zusammen. Eine Übersicht zu Präferenzkalkulationsprogrammen finden Sie auf unsere Liste der Tools für ERP-Systme.

ERP-Lösungen für die Präferenzkalkulation

Über die Artikelstammdaten und Stücklisten mit Preisen und Lieferantendaten sind im ERP-System für die Präferenzkalkulation wichtige Basisdaten vorhanden. Um eine Präferenzkalkulation durchführen zu können, müssen zusätzlich folgende Informationen gespeichert werden können:

  • Informationen zu Staatengruppen und Präferenzregeln
  • Informationen zu Ursprungsnachweisen der Lieferanten
  • Statische Warennummern

Daraus ermittelt das System in der Präferenzkalkulation, ob und wenn ja in welcher Form ein zu Exportgut präferenzberechtigt ist. Das folgende Schema zeigt das Prinzip der Präferenzkalkulation:

Präferenzkalkulation_in_einem_ERP-System

Den Nutzen bringt der Funktionsumfang und die Automatisierung

Die Präferenzkalkulation ist wichtig, damit ein Hersteller für seine Kunden im Ausland die potenziellen Einsparungen realisieren kann. Mit der Präferenzkalkulation im ERP-System alleine ist es jedoch nicht getan. Moderne ERP-Lösungen bieten vielfältige Zusatzfunktionen. Dazu gehört beispielsweise die Ermittlung der Präferenzgrenzwertes. Das ist der Wert, zu dem ein Produkt mindestens verkauft werden muss, um den begünstigen Zollsatz zu erhalten. Damit wird verhindert, dass der Verkaufspreis zu tief angesetzt und damit der Schwellwert für die Präferenzbegünstgung überschritten wird. Der Kunde hätte damit zwar einen günstigeren Verkaufspreis, müsste jedoch höher Zollgebühren bezahlen, käme also insgesamt schlechter weg. Moderne ERP-Systeme stellen dem Verkauf den Präferenzgrenzwert daher bereits bei der Preisfindung dar.

Es kommt immer wieder vor, dass Anbieter in der ERP-Evaluation versprechen, das Thema Präferenzkalkulation über einen Report zu lösen. Diese Aussage weist darauf hin, dass das Thema beim Anbieter noch nicht hinreichend bekannt und ziemlich sicher noch nicht vollständig in der ERP-Lösung umgesetzt wurde. Wie oben beschrieben, reichen die Artikeldaten alleine nicht aus um eine Präferenzkalkulation durchführen zu können. Ausgereifte Systeme stellen den Anwendern über die reine Präferenzkalkulation hinaus Funktionen zur Verwaltung der Staatsgruppen, Präferenzregeln, Zolltarifnummern, Ursprungsnachweise und vielem mehr zur Verfügung. Möglich ist durch eigens im ERP-System bereitgestellte Funktionen oder durch die Anbindung einer spezialisierten Präferenzkalkulationssoftware. Beides funktioniert in der Praxis gut.

Durch die geeigneten Funktionen wird der Aufwand für die Datenpflege und die administrativen Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert. Gerade Unternehmen in Exportländern wie Deutschland oder der Schweiz sollten ihre bestehenden Systeme prüfen und entsprechend anpassen oder bei einer Evaluation eines neuen ERP-Systems entsprechende Anforderungen formulieren. Eine effiziente Präferenzkalkulation ist ein echter Wettbewerbsvorteil.

Der deutsche Zoll stellte eine Zusammenfassung zur Präferenzkalkulation zu Verfügung. Mehr Details finden Sie auf dem Merkblatt zur Bestimmung der formellen Gültigkeit von Präferenznachweisen des Eidgenössischen Finanzdepartements.

Veröffentlicht am 26. November 2015

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