Projekterfahrung sichern und nutzen

In der Projekterfahrung steckt ein grosses Potential eines Unternehmens. Wie man die Projekterfahrungen sichert und breiter nutzbar machen kann, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. Die Projekterfahrung zu sichern und zu nutzen erscheint bei vielen Projekttypen (und nicht nur bei ERP-Projekten) sinnvoll. So bezieht sich dieser Beitrag sowohl auf Projekte mit und ohne ERP-Bezug.

Sie sind kurz vor dem Projektabschluss oder haben einen wichtigen Meilenstein abgeschlossen und nutzen die Chance, wertvolle Erfahrungen aus dem Projekt zu sichern. Wir sind überzeugt, dass mit einer strukturierten Ermittlung der Projekterfahrung, beispielsweise nach einer ERP-Evaluation oder insbesondere nach einer ERP-Einführung, ein nachhaltiger Mehrwert geschaffen werden kann. Zur Sicherung der Projekterfahrung empfehlen wir einen Workshop (Projektdebriefing), dieser verfolgt insbesondere die folgenden Ziele:

  • Erfahrungen und Wissen wiederverwendbar machen und sichern
  • Dank ansprechender Methode und Struktur eine offene Atmosphäre und damit eine optimale Voraussetzungen für das Einholen von Rückmeldungen (Feedbacks) schaffen
  • Ehrliche und nachhaltige Wertschätzung durch den Projektsponsor (Auftraggeber)
  • Klarheit über die neuen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in der Stammorganisation ermöglichen und damit eine inhaltliche Entlastung des Projektteams kommunizieren
  • Das Projekt offiziell abschliessen, sowohl administrativ wie auch emotional
  • Feierliche Verabschiedung und Auflösung der Projektorganisation

Mit einem einfachen und strukturierten Workshop wird die Bereitstellung von projektspezifischen Erfahrungen, erarbeitetem Wissen und Kompetenzen erfasst und dokumentiert. Wichtige Rahmenbedingungen und Voraussetzungen um die Projekterfahrung zu sichern und nutzen:

  • Zeitnahe Identifikation und Analyse der Projekterfahrungen zum Abschluss des Projekts
  • Die Gestaltung des Workshops an die Gegebenheiten anpassen
  • Einladung aller Projektbeteiligter
  • Einfaches und einheitliches Schema, sowie möglichst mit informellem Charakter
  • Feiern des (Lern-)Erfolgs
  • Detaillierte Sammlung von Erfolgen und Fehlern des Projekts
  • Gemeinsame Ausarbeitung von Massnahmen
  • Dokumentation der gesammelten Erfahrungen
  • Neutrale (eventuell externe) Moderation

Das Debriefing (Workshops zur Sicherung der Projekterfahrung) kann beispielsweise aus den folgenden Schritten und Inhalten bestehen:

1. Vorbereitung

  • Benennung des Workshop-Moderators
  • Erhebung der Projektrahmendaten
  • Gegebenenfalls Interview mit dem Projektleiter
  • Agenda erstellen und kommunizieren
  • Vorbereitung der Moderation

2. Einstieg

  • Eröffnung
  • Klären der Erwartungen
  • Formulieren der Zielsetzungen
  • Erklären der Methodik

3. Rückblick

  • Chronologischer Projektverlauf
  • Analyse der Hochs- und Tiefs (Stimmungskurve)
  • Gründe für die Motivation / Demotivation

4. Sammeln & Bewerten

  • Zusammentragen positiven und negativen Erfahrungen
  • Kategorisierung und Priorisierung

5. Handlungsoptionen

  • Reflektion der gesammelten Erfahrungen
  • Mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung entwickeln

6. Massnahmen

  • Handlungsoptionen auf Umsetzbarkeit prüfen
  • Massnahmen formulieren
  • Konkreten Massnahmenplan erstellen

7. Abschluss

  • Zufriedenheit und Erfolg des Workshops einschätzen
  • Offizielles Projektende
  • Auflösung der Projektorganisation
  • Verabschiedung

8. Nachbearbeitung

  • Dokumentation des Workshops
  • Klärung der weiteren Verwendung

Garry Kasparow (Schachweltmeister) sagte: „Wer eine Auslegeordnung vor Augen hat, nutzt die vorhandenen Fähigkeiten besser.“

Definition zur Projekterfahrung

Projekterfahrung wird in unterschiedlich methodischen Ansätzen wie folgt definiert:

Die Projekterfahrungen werden dokumentiert. Sie unterstützen den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Projekt und in der Stammorganisation. Die Projekterfahrungen liefern wertvolle Informationen, die im weiteren Projektverlauf und in nachfolgenden Projekten genutzt werden können, indem positive Aspekte übernommen und negative Vorfälle nach Möglichkeit verhindert werden. Quelle: HERMES 5

Während der gesamten Laufzeit eines Projekts wird die Projekterfahrung aufgezeichnet, umgesetzt und auch zukünftigen Projekten zur weiteren Nutzung bereitgestellt. Während des Projekts wird laufend ein Erfahrungsprotokoll (Lessons Learned Log) gepflegt, dessen Inhalt zum Projektende systematisch in einen Erfahrungsbericht (Lessons Learned Report) übertragen wird. Quelle: Prince2 

Der Begriff der Retrospektive wurde durch die große Verbreitung von Scrum bekannt und populär. Ein analytischer und konstruktiver Rückblick ist in der Projektarbeit jedoch weit über Scrum hinaus von grundsätzlicher Bedeutung. Im einfachsten Fall dient ein einmaliger Rückblick am Ende des Projektes der Sicherung von Ergebnissen und erarbeitetem Wissen, deshalb ist eine Retrospektive ein wichtiger Baustein für Wissensmanagement. Darüberhinaus ist eine regelmäßig durchgeführte Retrospektive ein mächtiges Werkzeug für gelingende Projekte. Quelle: openPM, Scrum

Projekterfahrung sichern und nutzen

Wir bieten die Moderation und Durchführung von Projektdebriefings bei Ihnen vor Ort an und stehen bei Fragen gerne zur Verfügung.

Veröffentlicht am 8. Juni 2015

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