Was muss das Projektteam in der ERP-Einführung leisten? (Teil 2/2)

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Dies ist der zweite Teil des Blogbeitrags. Im Teil 1 haben wir das Projektteam das Projekt starten lassen, die Analyse wurde durchgeführt, die Infrastrauktur aufgebaut, das Testing vorbereitet und die Datenmigration realisiert. Jetzt geht es an die letzten Vorbereitungen zum Golive…

Dokumente und Reports

Um die Dokumente und Reporte im neuen ERP-System zum Laufen zu bringen, gibt es verschiedene Konzepte. Wenn das neue ERP-System über ein geeignetes Cockpit verfügt, entfallen schonmal viele Auswertungen in Papierform. Alles andere ist schon längst nicht mehr zeitgemäss. Es bleiben jedoch noch genug andere Dokumente die benötigt werden.

Die ERP-Systeme kommen in den allermeisten Fällen mit einem guten Satz an Basisdokumenten. Darauf aufbauend kommen viele Firmen schnell zu einem für sie funktionierenden Set. Entscheidend ist hier, wie einfach Dokumente an die Anforderungen angepasst werden können. Die dafür bereitgestellten Tools sind sehr unterschiedlich.

Auch hier gibt es verschiedene Herangehensweisen. Der ERP-Systempartner kann ein kleines Team des Kunden schulen. Anschliessend passen diese alle Dokumente an die Anforderungen an. Dies ist sinnvoll, wenn der Kunde die benötigten Kapazitäten bereitstellen kann. Auch wenn in Zukunft regelmässig mit Änderungen in Dokumenten zu rechnen ist, bietet sich das Vorgehen an. Die Alternative ist, dass der Anbieter die Dokumente konfiguriert. Diese Leistung lässt er sich bezahlen. Dafür kann sich das Projektteam auf andere Themen konzentrieren.

Zudem gilt, wenn man seine Dokumente auf dem Basis-Set des ERP-Systempartners aufbauen kann, geht es etwas schneller. Muss alles genauso aussehen wie früher, braucht es etwas mehr Zeit.

Nochmal Testing

Jetzt geht es um die Durchführung der Tests. Die dafür notwendigen Daten liegen im ERP-System bereit. Und die Testerinnen und Tester sind geschult. Sie haben sich mit dem neuen ERP-System vertraut gemacht und sind in das Testverfahren eingewiesen. Welche Leistungen hier sinnvoll und notwendig sind, kann man schon bei Vorliegen des Testkonzepts abschätzen. Je nach Verlauf der Tests dauert sie kürzer oder länger.

Die Test-Phase ist sehr wichtig. Bei einem grossen Teil der ERP-Einführungen die nicht zufriedenstellend verlaufen, wurde schlicht zu wenig getestet. Glauben Sie mir, Sie werden viele Fehler finden. Und bitte glauben Sie mir nochmal: Sie wollen möglichst viele vor dem Golive finden. Und noch etwas ist wichtig: Ein Test kann grob gesagt zwei Sachen zeigen: Es funktioniert oder es funktioniert nicht. Wenn es funktioniert ist es gut. Wenn es nicht funktioniert, handeln Sie entsprechend. Sollte ein Test zeigen, dass Sie noch nicht bereit für den Start sind, verschieben Sie den Parallelbetrieb. Um das herauszufinden haben sie ja den Test gemacht.

Parallelbetrieb

Jetzt wird es ernst. Die Anwenderinnen und Anwender erfassen die ersten Aufträge „scharf“ im neuen ERP-System. Es wird jedoch noch nicht darin gebucht. Im alten ERP-System werden nur noch die Aufträge erfasst, die derzeit aktiv laufen oder noch vor dem Golive abgeschlossen werden. Das ist eine intensive Zeit. Die User müssen in zwei Systemen arbeiten. Das ist anspruchsvoll und zeitaufwendig. Schliesslich ist man im neuen ERP-System noch nicht am Ende der Lernkurve. Das Projektteam ist verantwortlich für den Support und muss da und dort noch Anpassungen vornehmen. Je nach Umfang und Qualität der Tests, poppen hier noch Themen auf die bearbeitet werden müssen. Und die Dringlichkeit ist jetzt hoch. Denn es handelt sich um Ernstfälle.

Wie lange der Parallelbetrieb dauert, ist abhängig von den Durchlaufzeiten Ihre Aufträge. Als groben Richtwert verwenden viele sechs Wochen. Dieser kann jedoch schwanken. Für einen langen Parallelbetrieb spricht mehr Zeit für die Erfassung und die Einarbeitung. Dafür ist Dauer die Doppelbelastung auch länger. Bei einem kürzeren Parallelbetrieb ist es umgekehrt.

Golive

Wenn der Parallelbetrieb gut funktioniert hat, ist der eigentliche Golive oft gar nicht mehr so eine grosse Sache. Alles was buchungsrelevant ist, wird hochgefahren: Es gibt eine zweite Datenmigration (die der aktuellen Bewegungsdaten), die Finanzbuchhaltung nimmt ihre Arbeit auf, die noch offenen Aufträge werden im alten System abgeschlossen und im neuen neu eröffnet. Des Weiteren nehmen Subsysteme wie die BDE ihre Arbeit auf.

Natürlich erfordert so ein Golive eine hohe Präsenz. Denn jetzt muss das ERP als Gesamtsystem funktionieren. Daher sind in der Zeit auch die Mitarbeiter des ERP-Anbieters an Board und wesentlich involviert.

Nach dem Golive wird es natürlich weiterhin Support brauchen. Das Projektteam überführt diesen nun in den Betriebsmodus, der nicht mehr Teil des ERP-Projekts ist. Die Anwenderinnen und Anwender können sich jedoch immer besser selber helfen. Das Finetuning sollte abgeschlossen sein.

Systemabnahme

Die ERP-Systemabnahme ist der letzte grosse Schritt im Projekt. Anhand von vorab definierten Kriterien wird geprüft, ob das Werk „ERP-System“ wie vereinbart geliefert wurde. Auch hier sind evtl. noch Tests notwendig, die nicht im Rahmen der Einführung vorgenommen werden konnten. Wenn die Systemabnahme erfolgreich war und es keine weiteren Einführungen für Teilsysteme oder ERP-Modulen mehr gibt, hat das Projektteam damit den letzten grossen Schritt getan. Das Projekt wird abgeschlossen und das Projektteam in die Linienorganisation zurückgeführt.

Das war’s?

Das war ein Überblick. Ziel war es, einen Basis zur Schätzung der eigenen Leistungen in der ERP-Einführung bereitzustellen. Wir halten Partizipation von den in einem Projekt Beteiligten Menschen für etwas sehr wichtiges. Gerade in der Vorbereitung einer ERP-Einführung.

Es ist ein Überblick ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Was können wir noch ergänzen? Was haben Sie für Erfahrungen in Ihren ERP-Einführungen gemacht?

Veröffentlicht am 2. November 2016

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