Projektumfeldanalyse – Vernetzung sehen

Projektumfeldanalyse

Erfolgreiches Projektmanagement basiert auf vielseitigen und vielschichtigen Wechselbeziehungen, mit einer Projektumfeldanalyse erfahren Sie die Abhängigkeiten, die Vernetzungen, die Einflussfaktoren und die Wechselwirkungen. Projektarbeit ist ein ständiger Austausch von Informationen und kann somit nie isoliert oder in sich geschlossen betrachtet werden. Eine Projektumfeldanalyse ermöglicht den Blick auf die Vernetzungen, die Rahmenbedingungen, die (möglichen) Einflüsse und liefert wichtige Erkenntnisse für die Projektführung. Nach H. Vetter [1] ist ein systemisches Verständnis des Projektmanagements zu entwickeln. Traditionell legt das Projektmanagement sein Schwergewicht auf Organisationsstrukturen, Phasenabläufe und formale Methoden. Es werden somit in erster Linie die sachlich-planerischen Aspekte von Projekten berücksichtigt und weniger die machtpolitischen und gruppendynamischen. Ein systemisches Verständnis versucht Projektmanagement in seiner Vielschichtigkeit und Komplexität zu begreifen. In einem System sind alle anderen Elemente und Beziehungen mitbetroffen, wenn sich an einem Ort etwas bewegt. Jedes Projekt ist in einem Projektumfeld eingebettet, welches in der Regel dynamisch und vielseitig ist. Diese ständige Interaktion zwischen dem Projekt und dem Projektumfeld ist in erfolgreichen Projekten aktiv zu gestalten und positiv zu beeinflussen. Mit der Projektumfeldanalyse werden die Voraussetzungen für dieses lenken und steuern erarbeitet.

Projektumfeldanalyse – der Nutzen

Um den Nutzen der Projektumfeldanalyse herauszustreichen nehmen wir uns zuerst den Ursachen an, welche in Umfragen als Erklärung für das Scheitern von Projekten evaluiert wurden. Nehmen wir beispielsweise die Ergebnisse der PM Studie „Konsequente Berücksichtigung weicher Faktoren“, GPM und PA Consulting Group (2006), dann erkennen wir unteren anderen folgende Faktoren:

  • Politik, Bereichsegoismen, Kompetenzstreit
  • schlechte Kommunikation
  • mangelhaftes Stakeholder-Management
  • fehlende Top-Management Unterstützung

Diese kurze Aufzählung zeigt, dass bei gescheiterten Projekten die Dynamik des Projektumfelds, der Widerstand (aus Verunsicherung oder Angst), der Widerspruch (Veränderung durch das Projekt was in der Linie jahrelang aufgebaut und gelebt wurde) und bereits bestehende jedoch nicht wirklich sichtbare Basiskonflikte eine tragende Rolle spielen. Die Projektumfeldanalyse trägt zum Erkennen und zur Sichtbarkeit dieser Dynamiken bei und sind für die Projektleiterin oder den Projektleiter ein wesentlicher Erfolgsfaktor in der Führung des Projekts. Zur Vertiefung wollen wir uns folgende Fragen stellen:

  • Was waren die Erfolgsfaktoren bei erfolgreich abgeschlossenen Projekten? Waren es tatsächlich die klaren Zielsetzungen im Projektauftrag und die korrekt nach Satz-Schablone formulierten Anforderungen?
  • Wer und was erwies sich als hilfreich und unterstützend während die Projektarbeiten nicht so rund liefen?
  • Wären die geäusserten und vielleicht sogar offen ausgetragenen Widerstände und Konflikte vor dem Ausbruch erkennbar gewesen, haben sie sich angekündigt?
  • Wer hat in welcher Phase eine Beitrag zum Projekt geliefert, waren diese Beiträge für das Projekt eine Untersützung oder eine zusätzliche Belastung?

Zum integralen Bestandteil der Projektumfeldanalyse gehört die Stakeholderanalyse. Der Zweck dieser Analyse ist es, Personen mit Einfluss (vorerst unabhängig ob positiv, neutral oder negativ) zu identifizieren, zu klassifizieren, zu priorisieren und wenn notwendig passende Massnahmen zu planen und durchzuführen. Die Erfassung der Stakeholderinteressen ist ein wesentlicher Inhalt der Projektumfeldanalyse. Stakeholder werden nach Hermes 5 [2] positioniert und beschrieben. Die Positionen werden wie folgt zugeteilt: System/Produkt; Anwender; Nutzniesser, Umfeld. Die Beschreibung umfasst die Organisation, den Namen, die Sprache, die Funktion, das Wissensgebiet, den Einfluss, die Motivation, die Rolle im Projekt und die Verfügbarkeit. Nach openpm.info [3] können drei Leitfragen Klarheit über die Erwartungen der Stakeholder schaffen:

  • Was erwartet ein Stakeholder?
  • Welche typischen Fragen würde dieser (typische) Stakeholder stellen?
  • Was darf man aus Sicht des Stakeholders nicht tun?

 Projektumfeldanalyse – Darstellung

Zur Darstellung des Projektumfelds eignen sich unterschiedlichste Formen. Besonders nachhaltig erscheint mir die visualisierte Darstellung, beispielsweise anhand eines Diagramms. Ein strukturierte Analyse erfolgt oft in einer Tabellenform. Aus dieser können Netzgrafiken, Bubble-Grafiken oder weitere Grafiken erstellt werden. Das DaVinci Institut (Brussels) beschreibt [4] einen weiteren Ansatz mittels Network Canvas. Diese stark vereinfachende und optisch ansprechende Variante eignet sich besonders in einer frühen Projektphase zur Initialisierung der Projektumfeldanalyse im Projektteam anlässlich eines Workshops.

Um die Projektumfeldanalyse so darzustellen, dass Sie im Team 1. Identifiziert, 2. Klassifiziert und 3. mit Massnahmen belegt werden kann, empfiehlt es sich nach Farbstiften zu greifen und gemeinsam zu skizzieren. Rasch entstehen Bilder wie beispielsweise das nachfolgende, welches für alle Teilnehmer auf eine einfache, verständliche und insbesondere nachhaltige Art zuerst das Umfeld beschreibt, dann die Analyse ermöglicht und anschliessend die Massnahmen nachvollziehbar definieren lässt.

Projektumfeldanalyse

Projektumfeldanalyse grafisch darstellen

Kennen Sie ein Projekt, welches nicht in ein Umfeld eingebettet ist? Projekte stehen in dauernder Wechselwirkung und können als offene, soziale Systeme [1] verstanden werden. Eine isolierte Betrachtung ist nicht nur realitätsfremd, sondern behindert oder verunmöglicht den Projekterfolg. Ein wichtiges Instrument im Projektmanagement ist die Projektumfeldanalyse. Darin werden die Beziehungen eines Projekts zum Umfeld analysiert:

  • Welche sozialen Systeme sind relevant?
  • Wie lauten die Beziehungen zu ihnen?
  • Wie ist das Projekt im Unternehmen / in die Gesamtorganisation eingebettet?
  • Welche Funktion hat es?
  • Welche echten Probleme sollen mit dem Projekt gelöst werden? -> Erfassen Sie auch die Alibi-Funktionen (es soll ja vorkommen, dass es auch Ziele geben soll, welche nichts verändern sollen)
  • Einfluss der angestrebten Veränderungen auf die Linie, die Kunden, den Markt, die Politik, die Macht, die Wirtschaft, …?

Die ständige Beobachtung des Projektumfelds ist für erfolgreiche Projekte ein absolut zentraler Punkt.

Literatur:

[1] H. Vetter: Das Management komplexer Führungssituationen. In: Angewandte Psychologie, 2. Auflage, Band II, 2003, S. 220-255

[2] http://www.hermes.admin.ch, 26.01.2015

[3] https://www.openpm.info, 26.01.2015

[4] http://davinci-institute.eu/networkcanvas, 26.01.2015

Veröffentlicht am 26. Januar 2015
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