Prozessoptimierung beim ERP evaluieren?

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„Prozesse bereits beim Evaluieren der ERP Lösung zu optimieren geht zu weit, das kann später erfolgen, und zwar zusammen mit dem zukünftigen Lösungsanbieter“. Diese Aussage hört man einerseits von ERP-Anbietern, anderseits aber auch von Unternehmen, welche ein ERP evaluieren. Gilt diese Aussage für alle Unternehmen, welche ein ERP evaluieren? Oder trifft sie nur für spezifische Evaluationen zu?

Prozessanalyse und Prozessoptimierung während der ERP-Evaluation

Mit der Prozessanalyse und der Prozessoptimierung der Wertschöpfungsabläufe soll ein wesentlicher Teil der ERP Anforderungen des Unternehmens dem potentiellen ERP Anbieter beim Evaluieren der optimalen ERP-Lösung aufgezeigt werden. Die Prozesse, welche idealerweise graphisch beschrieben werden, zeigen auf, wie das Geschäft des Unternehmens funktioniert. Die angelsächsische Lehre drückt es treffend aus: „to show, how Business does the things right“. Auf Deutsch: aufzeigen, wie man die Prozesse richtig abwickelt, die Dinge richtig tun. Richtig heisst: effizient (speditiv, schnell) und effektiv(wirksam, ohne Umwege, direkt).

ERP Prozessoptimierung vor ERP EvaluierenWas geschieht nun, wenn die Prozesse erst nach Abschluss der ERP-Evaluation zusammen mit dem ausgewählten ERP-Partner untersucht und auf Prozessoptimierungen geprüft werden?Auf jeden Fall besteht die Gefahr, dass sich der ERP-Auftragnehmer im Evaluationsverfahren zu wenig um die Nuancen des Geschäfts gekümmert hat und das Einführungsprojekt verzögert oder unter Umständen abgebrochen werden muss. Unter grossem Zeitdruck müssen nachträglich möglicherweise weitere Analysen und Lösungswege gefunden werden. Dabei ist das Risiko hoch, dass aufgrund vieler zusätzlicher Projekteinschränkungen wie z.B. Kosten, Termin, technische, funktionale oder konzeptionelle Machbarkeit, wichtige zukünftige Prozesse nicht optimal und zielführend abgewickelt werden können. Das Unternehmen muss dann damit Rechnen, sich mit sogenannten Workarounds / Umgehungslösungen zu begnügen. Zudem ist die Gefahr gross, dass die Kosten der ERP-Implementation in die Höhe schnellen und das Budget nicht eingehalten werden kann. Die während des Projekts gefundenen ERP-Lücken führen zu Vertrauensverlust des ERP-Kunden und können somit zu grossen Problemen führen (vgl. hierzu „ein teurer und ärgerlicher Hosenlupf“).

Prozessanalyse und Prozessoptimierung bei der ERP-Implementation

Bei ausgewählten Konstellationen, z.B. wenn für das ERP-suchende Unternehmen nur sehr wenige ERP-Systeme in Frage kommen, kann es sinnvoll sein, die Prozessoptimierung und somit die Kern-Anforderungen erst im Rahmen der ERP-Einführung zusammen mit dem ERP-Anbieter zu gestalten. Dies bedingt aber im Vorfeld eine intensive Prüfung des Systems sowie des Systemanbieters. Es gilt insbesondere, die im Projekt vorgesehenen Berater genau zu prüfen: Durch intensive Workshops, Prüfungen an Assessments oder durch Gespräche mit Unternehmen, welche mit den jeweiligen Beratern zusammengearbeitet hat.

Fazit:
Um das Risiko von Fehlentscheidungen tief zu halten, sollen neben den Anforderungen auch die Prozesse des Unternehmens sorgfältig überprüft werden. Die Kernfragen lauten „machen wir es richtig? Welche Prozessoptimierungsmöglichkeiten gibt es?“ Die vorgängige Prozessanalyse hat zudem den Vorteil, dass sich der Systemanbieter intensiv mit den unternehmensspezifischen, erfolgsrelevanten Prozessen auseinandersetzen muss. Der Sieger aus dem ERP-Evaluationsverfahren ist danach bei der ERP-Implementation „fit“ für das Unternehmen. Langwierige Analysen sind dann in der ERP-Umsetzung grundsätzlich nicht mehr notwendig.

Veröffentlicht am 14. Januar 2014
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