Releasefähigkeit von ERP-Systemen als Qualitätsmerkmal (1/3)

Releasefähigkeit_von_ERP-Systemen

Durch die Entwicklung neuer Releases, halten die ERP-Anbieter ihre Lösungen auf dem aktuellen Stand: Die Kunden bezahlen dafür eine Wartungsgebühr. Um in den Genuss der Neuerungen zu kommen, müssen sie die neuen Releases in Betrieb nehmen. Die Releasefähigkeit soll darüber Auskunft geben, wie hoch der Aufwand für einen Releasewechsel ist. Doch was genau ist die Releasefähigkeit und wie verlässlich sind Aussagen dazu?

Releasewechsel mit hohem Aufwand

In einer Umfrage von Capgemini im Jahr 2014 gaben die Befragten an, über 40% ihres IT-Budgets für Releases von bestehenden Systemen auszugeben (siehe Capgemini IT-Trends-Studie 2014, S. 10). Diese Releasewechsel sind oft mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Organisationen haben daher ein berechtigtes Interesse an Systemen, die effiziente Releasewechsel ermöglichen. Die Releasefähigkeit hat einen grossen Einfluss auf die Ausgaben in der IT. Zudem werden durch die hohen Aufwende für die Systemaktualisierung Ressourcen in der IT belegt, die dadurch nicht für Innovationen zur Verfügung stehen.

Releasekosten_Anteil_IT-Budget_Capgemini

Beispiele aus der jüngsten Vergangenheit haben gezeigt, dass gerade bei ERP-Systemen der Aufwand für die Inbetriebnahme eines neuen Releases die Dimensionen von Neueinführungen haben können. Häufig müssen die Kunden viel Zeit in Planung, Datenmigration, Schulung und Tests investieren um die neue Funktionen in Betrieb nehmen zu können. Die hohen Kosten haben Kunden dazu bewogen eine Neuevaluation zu starten und teilweise den ERP-Hersteller zu wechseln.

Die betroffenen ERP-Hersteller stehen dabei vor einem Dilemma: sie müssen hohe Investitionen tätigen und grundlegende Änderungen in der Software vornehmen um der technischen Entwicklung Rechnung zu tragen. Sie bürden ihren Kunden Release-Projekte auf, deren Nutzen oft nicht unmittelbar monetär gemessen und wenn überhaupt nur mit langfristiger Perspektive vermittelt werden kann. Denn die neuen Funktionen bringen nur in selten Fällen eine Effizienzsteigerung, die den Aufwand für den Releasewechsel rechtfertigen würde. Dass für das neue Release (die Software) dabei keine Kosten anfallen (da, wenn ein gültiger Wartungsvertrag existiert, über die Wartungsgebühr bereits bezahlt) sondern „nur“ Dienstleistungen des Anbieters oder des eigenen Projektteams bezahlt werden müssen, ist für den Kunden ein geringer Trost.

ERP-Releasewechsel schlank und rank

OPACC sah sich beispielsweise gezwungen, die Dataflex-Technologie aus den 80er-Jahren durch eine modernere SQL-Datenbank zu ersetzen. Obwohl die Datenbank zentraler Bestandteil des ERP-System ist, läuft dieser Wechsel bei OPACCs Kunden ohne wesentlich erhöhten Aufwand ab. Es gibt die ERP-Anbieter, die seit jeher schlanke Releasewechsel ermöglichen.

Sind diese nun einfach besser und haben ihre Hausaufgaben bezüglich Releasefähigkeit gemacht oder ist die Software auf dem absteigenden Ast weil der Anbieter keine Investitionen in grundlegend neue Technologie tätigen kann? Natürlich gibt es darauf keine einfache und vor allem keine allgemein gültige Antwort. Wenn man die ERP-Anbieter fragt, ist die Antwort klar (und vorhersehbar), die Unsicherheit seitens der Kunden bleibt.

Bleibt noch anzumerken, dass ein schlankes Releaseverfahren in der Vergangenheit nicht zwingend auf die Zukunft schliessen lässt. Die Releasefähigkeit in der Zukunft ist evtl. eine andere als die vergangene. Grundlegende Änderungen in der ERP-Software, die dem Kunden nutzen, sind notwendig und gut. Sie können durch neue Anforderungen aus dem Business notwendig werden. Gerade in unserer Zeit können jedoch sich ändernde technologische Rahmenbedingungen ebenfalls grosse Änderungen notwendig machen. Und sie können einen erhöhten Aufwand für die Inbetriebnahme beim Kunden mit sich bringen. Dies sollte jedoch eine Ausnahme sein.

Releasefähigkeit unter der Lupe

Neben „Release“ werden Begriffe wie „die Version“, „das Update“ oder „das Upgrade“ fast synonym verwendet. Innerhalb von „Release“ wird zwischen Minor und Major Releases unterschieden. In der Wissenschaft oder auch beim Serviceframework ITIL  gibt es unterschiedliche Definitionen von „Release“. Zusammenfassend lassen sich folgende Definitionen festlegen:

  • Release: Ein Release ist eine mehrere Neuerungen zu einem bestehenden, produktiven System die einzeln und in der Gesamtheit getestet und freigegeben werden müssen. ERP-Anbieter verkaufen einem Neukunden jeweils das aktuelle Release.
  • Minor Release: Zusammenstellung mehrere kleinerer Änderungen und Neuerungen, die jedoch eine grundlegenden Veränderungen für Anwender oder Betreiben mit sich bringen. Ein Minor Release wir häufig in einem Update beim Kunden installiert
  • Major Release: Ein Major Release enthält grundlegende Neuerungen in einem System die zu tiefgreifenden Änderungen in der Arbeitsweise der Anwender mit sich bringen und dadurch Schulungen und Datenmigrationen notwendig machen können.
  • Version: Eine Version ist ein Stand eines Systems in der Entwicklung. Versionen müssen nicht zwingend beim Kunden installiert werden. Version die für die Installation beim Kunden freigegeben werden, bezeichnet man als Release

Weit verbreitet sind dreistellige Releasenummern bei Software: 1.2.3. Die erste Stelle bezeichnet das Major Release, die zweite das Minor Release und die dritte die Version der Applikation.

Releasefähigkeit_Major_Minor_Version

Releasefähigkeit ist ein etwas schwer zu fassender Begriff. Es handelt sich um ein qualitatives Merkmal einer Applikation. Er gibt Auskunft darüber, mit welchem Aufwand ein neues Release für eine bestehende Installation bei einem Unternehmen in Betrieb genommen werden kann.

Es entsteht der Eindruck, dass manche Leute unter Releasefähigkeit die grundsätzliche Möglichkeit verstehen, für eine bestehende Installation ein neues Release in Betrieb zu nehmen. Hierfür wäre der Begriff der Abwärtskompatibilität vermutlich besser geeignet. Denn Releasewechsel sind letztlich immer ein Frage des Aufwands. Statt „Ist das ERP-System releasefähig?“ muss die Frage lauten „Wie releasefähig ist das ERP-System?“. Die Aussagen „Die ERP-Software ist zu 100% releasefähig.“ wie man sie von ERP-Herstellern hört oder auch auf topsoft.ch lesen kann, ist Unsinn. Wenn man man über eine Releasefähigkeit von 88% spräche, müssten man die Frage stellen, was mit den 12% der ERP-Software passiert, die nicht releasefähig sind.

Releasefähigkeit und Kundenanpassungen

Die Releasefähigkeit hängt wesentlich davon ab, ob die Installation beim Kunden gegenüber der vom ERP-Anbieter ausgelieferten Version verändert wurde. Dabei stellt sich die Frage, ob die vorgenommenen Einstellungen bei einem Releasewechsel ohne zusätzliche Eingriffe und ohne Probleme übernommen werden können. Dabei sind grob folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Customizing: ERP-Systeme werden grundsätzlich beim Kunden angepasst. Das ist vom ERP-Anbieter bereits so vorgesehen. Dabei wird die ERP-Software über angebotene Parameter so verändert, dass sie den Anforderungen der Anwender und des Gesamtprozesses entspricht. Diesen Vorgang nennt man Customizing oder Parametrierung. Das Customizing erfolgt im Rahmen der ERP-Einführung durch die ERP-Berater des Anbieters. Bei viele Kunden übernehmen häufig entsprechend geschulte Mitarbeitenden die Aufgabe (z. B. in der IT-Abteilung oder einem Competence Center), das ERP-System laufend an neue Anforderungen anzupassen. Änderungen, die an der ERP-Software im Rahmen des Customizings vorgenommen werden, sind für Releasewechsel im allgemeinen weniger problematisch. Da der ERP-Anbieter die Parameter kennt, kann er das neue Release entsprechend darauf abstimmen.
  • Einbindung: ERP-Systeme verfügen über Schnittstellen zu internen und externen Systemen beim Kunden und teilen sich Ressourcen in der IT mit anderen Applikationen. Sie sind in die Systemlandschaft eingebunden. Art und Umfang der Integration haben Einfluss auf die Releasefähigkeit.
  • Programmanpassungen: Wenn das ERP-System über die vom Anbieter vorgesehenen Parameter nicht an Anforderungen angepasst werden kann, werden Individualanpassungen vorgenommen. Hierzu gibt es verschiedenen Konzepte (technologisch und organisatorisch). Sie sollen helfen, die Releasefähigkeit sicherzustellen. unter dem Strich bleibt: Individualanpassungen sind heikler als das, was im Customizing vorgenommen wird.

Um die Releasefähigkeit einer ERP-Lösung sicherzustellen, wird ein Release beim ERP-Hersteller getestet. Als Kunde sind Sie gut beraten, ein neues Release unter Ihren individuellen Bedingungen ebenfalls ausgiebig zu testen. Der Schwerpunkt in den Tests sollten (neben den grundlegenden Funktionstests) die Bereiche mit individuellen Anpassungen sein. Der Umfang der Tests der notwendig ist, um die sichere Inbetriebnahme zu gewährleisten, hat wesentlichen Einfluss auf die Releasefähigkeit.

Unternehmen sollten über eine Release Policy verfügen. Sie legt die grundlegenden Regeln für die Inbetriebnahme von neuen Releases fest, von der Organisation über die Planung bis zum Abschluss eines Releasewechsels.

Lesen Sie im zweiten Teil zur Releasefähigkeit, durch welche Faktoren sie beeinflusst wird und wie man sie verbessern kann.

Veröffentlicht am 18. August 2015
2 Kommentare

[…] sich über den neuesten Stand zu informieren und zu entscheiden, ob das neue Release den Aufwand für einen Releasewechsel rechtfertigt. Zum anderen ist es ein schöner Marketing-Anlasse bei dem sich der ERP-Anbieter im […]

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