Requirements Engineering für erfolgreiche ERP-Projekte

Requirements Engineering

Immer wieder hört man vom Scheitern diverser ERP-Projekte. Daher zögern viele Unternehmen, die vor einem dringend benötigten ERP-Wechsel stehen, die Massnahme ängstlich hinaus. Es stellt sich die Frage, was Unternehmen machen können, um das Risiko eines Misserfolgs ihres ERP-Projekts zu verringern? Unserer Erfahrung nach gibt es einen Faktor, der in ganz besonderem Masse über Erfolg und Misserfolg eines ERP-Projekts entscheidet: Das Anforderungsmanagement, auch Requirements Engineering genannt. Vor einigen Tagen verfasste mein Kollege Reto Kessler einen Blogbeitrag zum Thema Requirements Engineering, den ich aufgrund der Relevanz des Themas aufgreifen und weiterführen möchte. Ich verweise darauf, dass sich meine Ausführungen auf der Modell des International Requirements Engineering Board (IREB) stützen.

Requirements Engineering wird in ERP-Projekten unterschätzt

Das Requirements Engineering wird im Rahmen eines ERP-Projekts häufig vernachlässigt und nicht mit dem nötigen Aufwand betrieben. Viel zu selten wird der Wert von professionellem Requirements Engineering richtig erkannt. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die systematische Erfassung aller relevanten Anforderungen – im richtigen Detailliierungsgrad und unter Miteinbeziehung der Stakeholder – in zahlreichen Unternehmen über den Erfolg ihres ERP-Projekts entscheidet.

Bestandteile des Requirements Engineerings

RE_vier_Schritte

Wie aber betreibt man richtiges Requirements Engineering? Um diese Frage beantworten zu können gilt es zunächst festzuhalten, aus welchen Arbeitsschritten Requirements Engineering besteht. Hier ist erstens die Ermittlung von Anforderungen zu nennen, an die sich deren Dokumentation anschliesst. Daran anknüpfend erfolgt die Prüfung und Abstimmung der Anforderungen, welche das Requirements Engineering komplettieren. Im Folgenden wird für jeden Arbeitsschritt prägnant beschrieben, welche Punkte für die Erzielung eines optimalen Ergebnisses zu beachten sind.

Ermittlung von Anforderungen

Bei der Anforderungsermittlung sind zunächst die passenden Quellen auszuwählen. Zum einen sind dies bestehende Dokumente (z.B. Anforderungsunterlagen des Altsystems, Normen und Standards oder auch Fehlerberichte) und Systeme, die sich aktuell in Betrieb befinden (eigene Systeme oder auchSysteme die bei Wettbewerbern im Einsatz befinden). Zum anderen sind die Stakeholder (z.B. Nutzer des Systems, Auftraggeber, Entwickler) als Anforderungsquelle besonders wichtig. Werden bei der Auswahl der und im Umgang mit den Anforderungsquellen, sprich in einer sehr frühen Phase des Requirements Engineering, Fehler gemacht, kann dies ernste Folgen für das Projekt, bis hin zur Systemuntauglichkeit, nach sich ziehen. Wichtig bei der Ermittlung von Anforderungen, besonders im Zusammenhang mit Stakeholdern, ist die Wahl der richtigen Ermittlungstechnik unter Berücksichtigung der spezifischen Vor- und Nachteile. Prinzipiell stehen Befragungstechniken, Kreativitätstechniken, dokumentenzentrierte Techniken, Beobachtungstechniken sowie weitere, unterstützenden Techniken zur Verfügung.

Dokumentation von Anforderungen

Bei der Dokumentation von Anforderungen gilt es eine geeignete Anforderungsspezifikation, die als Kommunikationsgrundlage zwischen den Stakeholdern und Basis eines später zu verfassenden Lastenhefts dient, zu erstellen. Die sorgfältige Dokumentation der Anforderungen ist aus mehreren Gründen notwendig, beispielsweise ist hier anzuführen, dass sie Basis für die Systementwicklung ist oder im Streitfall mit dem zukünftigen Systempartner eine wichtige rechtliche Grundlage bildet. Prinzipiell lassen sich Anforderungen auf zwei verschiedene Arten dokumentieren, natürlichsprachig oder modellbasiert. Auch hier gilt, dass beide Dokumentationsarten spezifische Vor- und Nachteile haben und gezielt entsprechend der vorliegenden Anforderung ausgewählt werden sollten. Für die Qualität der dokumentierten Anforderungen gibt es einige Kriterien, die zu erfüllen sind. So muss die dokumentierte Anforderung abgestimmt, gültig und aktuell, realisierbar, verständlich, bewertet, eindeutig, korrekt, konsistent, prüfbar, verfolgbar und vollständig sein. Ähnliches gilt für das Anforderungsdokument im Ganzen.

Prüfung und Abstimmung von Anforderungen

Die Prüfung und Abstimmung der Anforderungen hat das Ziel, Fehler (innerhalb der Anforderungen) und Konflikte (zwischen den Stakeholdern) frühzeitig zu identifizieren und zu beheben, da unentdeckte Probleme im Nachhinein erhebliche Kosten verursachen können. Abgesehen von der Problembehebung ist dieser Arbeitsschritt auch notwendig, um ein gemeinsames und von allen Beteiligten zu verantwortendes Ergebnis gewährleisten zu können. Die Abstimmung und Prüfung von Anforderungen sollte fortlaufend erfolgen, um schnellstmöglich agieren zu können. Daneben empfehlen sich Milestone-Meetings zur Verabschiedung von Zwischenergebnissen. Besonders wichtig ist, dass alle relevanten Stakeholder in den Vorgang involviert sind. Auch für die Prüfung und Abstimmung der Anforderungen gibt es spezifische Tools, die der Situation entsprechend auszuwählen sind.

Verwaltung von Anforderungen

Die Anforderungsverwaltung hat das Ziel, die erarbeiteten Ergebnisse während des gesamten Prozesses aufzubereiten und mitzuführen. Es empfiehlt sich die Anforderungen mit zusätzlichen Informationen (z.B. Beschreibung der Anforderung, Quelle, Kritikalität) in Form von Attributen zu verwalten. Das Attributierungsschema ist hierbei einheitlich im Projekt beizubehalten. In der Anforderungsverwaltung sollte ausserdem die Priorisierung von Anforderungen (die in den häufigsten Fällen sinnvoll ist und anhand ausgesuchter Kriterien erfolgen sollte) dokumentiert werden. Änderungen, die in der Anforderungsverwaltung vorgenommen werden, sind unbedingt systematisch und mit Kenntnis der relevanten Stakeholder zu verwalten.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich konstatieren, dass Requirements Engineering, wird es den oben stehenden Ausführungen entsprechend professionell und strukturiert durchgeführt, einen ganz erheblichen Beitrag zum Erfolg eines ERP-Projekts leisten kann.

Veröffentlicht am 19. November 2013
4 Kommentare

Das ist ja schön und nett mit den Anforderungen. Aber entstehen nicht so die bei ERP-Evaluationen so berüchtigten 1000-seitigen Pflichtenhefte?

Reto Kessler
Reto Kessler Antworten

Haben Sie schlechte Erfahrung gemacht mit zu langen Lastenheften?
Lange Lastenhefte sind nicht per se schlecht. Aber das Risiko, ausufernder Lastenhefte besteht in der Tat. Es ist wichtig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Unter http://www.erp-selection.ch/?p=716 finden Sie eine Grafik, die diesen Sachverhalt darstellt.
Überlange Lastenhefte sind oft aber auch Ausdruck mangelnder Kenntnisse im Umgang mit Anforderungen. Häufig wird versucht, das bestehende (ERP-System) möglichst genau zu beschreiben. Das ist aber nicht das Ziel. Man sollte sich nicht für neue Lösungen verschliessen, oder?

Kommentar schreiben