Der Return on Invest von ERP-Systemen

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ERP-Systeme kosten Geld, meist viel Geld, gemessen am Anteil des IT-Budgets vieler Firmen. Spätestens wenn der Investitionsantrag für eine neue ERP-Lösung beim Geldgeber auf dem Tisch liegt, stellt sich die Frage: „Was bringt uns ein neues ERP-System? Lohnt sich die Investition“. Und diese Frage ist wichtig. Wenn der erhoffte Nutzen eine ERP-Einführung nicht erreicht werden kann, ist dies mindestens ärgerlich, oft aber auch fatal für eine Organisation. Kaum ein Unternehmen kann es sich leisten, ein ERP-Projekt durchzuführen, ohne damit einen entscheidenden Schritt weiterzukommen. Wie hoch ist also der Return on Invest eines ERP-Systems?

Der Return in Invest

Bei der Bewertung einer Investition wird meist der Return on Invest (ROI) herangezogen. In dieser wird die Rendite oder der erwartete Mehrwert einer Investition ins Verhältnis gesetzt zum eingesetzten Kapital, den Investitionskosten. Es gibt hierzu verschiedene Berechnungen und unterschiedliche Interpretationen. Wichtig bei Investitionen in ein ERP-System ist die Betrachtung über die gesamte Lebensdauer oder zumindest über einen längeren Zeitraum. Zwar fällt ein Teil der Investition meist kurzfristig an (z. B. Lizenzen, Dienstleistungen für die ERP-Einführung), der Nutzen wird oft erst bei Betrachtung einer längeren Zeitspanne erkennbar.

Kosten für Einführung und Betrieb

Was bei einer ERP-Einführung an externen Kosten entsteht, lässt sich relativ einfach ermitteln. Die ERP-Evaluation dient letztlich dazu, sich ein Bild darüber zu verschaffen. Je klarer die Ausgangslage, die Anforderungen, Erwartungen und Ziele beschrieben werden können, desto besser können Anbieter eine Schätzung dazu machen. Ähnlich verhält es sich mit den externen Kosten im laufenden Betrieb. Neben den Kosten für Wartung und Betrieb kommen, je nach Betriebsmodell und Systemarchitektur weitere z. B. für Hosting, Schnittstelle und Entwicklung hinzu. Soweit, so klar. Die grösste Herausforderung für diesen Teil des ROI ist, plausible Annahmen für den zukünftigen Bedarf an Dienstleistungen zu treffen. Dafür ist es hilfreich, wenn das Projektteam auf eine aussagefähige Unternehmens- und IT-Strategie zurückgreifen kann.

Interne Kosten für die Einführung

Etwas schwieriger ist die Frage zu beantworten, was intern an Kosten anfällt. Während der Einführung sind umfangreiche Arbeiten notwendig, die ohne das ERP-Projekt nicht anfallen würden. Wie hoch diese genau ausfallen werden, ist schwer zu sagen. Sie sind stark abhängig von den verfügbaren Kapazitäten und Möglichkeiten, dem Einführungskonzept und der Arbeitsweise des ERP-Implementierungspartners. Die Leistungen der eigenen Mitarbeitenden lassen sich jedoch schätzen.

Weitere Kosten im Return on Invest

Für die ROI-Betrachtung von ERP-Systemen ist die langfristige Perspektive entscheidend. Zum einen kann das Potenzial nicht unmittelbar nach der Implementierung ausgeschöpft werden. Zum anderen fällt ein Grossteil der Kosten im laufenden Betrieb und der Weiterentwicklung der ERP-Lösung an. Die Betriebs- und Entwicklungskosten haben somit wesentlichen Einfluss auf die Rentabilität des Systems. Eine Herausforderung ist hierbei meist, die Abgrenzung oder die Zuordnung der Kosten (z. B. bei Schnittstellen zu anderen Systemen, bei Ablösung von bestehenden Applikationen). Insgesamt sind Kosten meist leichter zu bewerten als…

Der Nutzen im Lichte des Return on Invest

Nutzen oder Mehrwert zu quantifizieren ist schwierig. Es kann zwar sein, dass sich durch die Einführung eines neuen ERP-Systems unmittelbar messbare Nutzen ergeben. Zum Beispiel weil gewisse, bisher umständliche Arbeiten entfallen. Oder weil Prozesse automatisiert werden können. Das treffen wir häufig an, wenn sehr alte Installationen ersetzt werden. Für diese wird in der Return on Invest-Betrachtung der Betrag eingesetzt, der durch den Wegfall der Arbeit eingespart werden kann.

Der weitaus grössere Teil des Nutzens ist meist schwieriger in Zahlen zu fassen. Da gibt es Fehlerquellen die entfallen, eine verbesserte Transparenz, die die Grundlage für weitere Verbesserungen schafft, neue technische Möglichkeiten als Basis für neue Produkte oder Dienstleistungen, Informationen, die schneller zur Verfügung stehen usw. Bei allen stellt sich die Frage, was ist der konkrete Wert? Und wie soll dieser in die Kalkulation des Return on Invest einfliessen?

Wichtig bei der Bewertung des Nutzen ist auch, dass man klar zwischen realisierten und potentiellen Nutzen unterscheidet: Die Implementierung eines neuen ERP-System schafft häufig erst die Grundlage dafür, einen Mehrwert zu realisieren (potenzieller Nutzen). Damit dieser tatsächlich realisiert wird (realisierter nutzen), braucht es häufig zusätzliches Massnahmen (z. B. Knowhow der Mitarbeitenden, technische Umsetzung).

Ob und wenn ja welcher Wert für einen Nutzen jeweils eingesetzt werden soll, hängt somit von den konkreten Umständen ab. Dazu gehören die strategischen Vorhaben genauso wie die Möglichkeiten für ein Unternehmen, potenzielle Nutzen zu realisieren. Die Möglichkeit mobile Endgeräte zu nutzen, Business Intelligence zu realisieren und Industrie-4.0-Projekt umzusetzen sind noch kein geldwerte Nutzen an sich.

Der Return on Invest im Vergleich

Wir werden häufig mit der Frage konfrontiert: „Was darf ein ERP-System kosten?“. Die Fragenden erwarten eine Antwort in Form eines Betrags oder eines Prozentsatzes vom Umsatz. Sie ist jedoch so nicht zu beantworten. Es gibt Unternehmen für die das eigene ERP-System nach wie vor ein rudimentärer Datenspeicher ist. Für sie stehen die unmittelbaren Kosten und der funktionale Abdeckungsgrad im Vordergrund. Andere nutzen Ihre gesamte IT (nicht nur ihr ERP-System) um ihre Prozesse und ihr Geschäftsmodell zu gestalten und zu realisieren. Für sie stehen die Möglichkeiten und die Kosten für die Realisierung von Potenzialen im Fokus. Diese zwei unterschiedlichen Sichtweisen zu vergleichen, führt zu irreführenden Schlussfolgerungen. Für eine seriöse Betrachtung im Sinn der Return on Invest (zur Beantwortung der Frage „Was ist uns ein neues ERP-System wert?“) ist es notwendig festzulegen, was man mit einem neuen ERP-System erreichen möchte.

Veröffentlicht am 5. Dezember 2016

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