Review Pflichtenheft: Walkthrough

Walkthrough, Prüfung Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist im ERP-Evaluationsprozess ein zentrales und überaus wichtiges Dokument. Mit diesem Dokument werden die Weichen für ein System gestellt, welches anschliessend zehn bis zwanzig Jahre im Einsatz steht. Entsprechend wichtig ist die Prüfung sowie die Abstimmung dieses Dokumentes. Es existieren verschiedene Review-Techniken, wobei ich in diesem Blog speziell auf den Walkthrough eingehen werde. Er dient zur systematischen Kontrolle von Systemanforderungen und soll Qualitätsmängel aufdecken. Nebst der inhaltlichen Prüfung ist auch die Abstimmung zwischen den Anspruchsgruppen ein wichtiger Schritt zur Förderung der Akzeptanz eines neuen ERP-Systems. In der Praxis erweist sich der in der Walkthrough für die Prüfung eines ERP-Pflichtenheftes als sehr erfolgreiche, sowie leicht anwendbare Methode.

Vorbereitung Walkthrough

Bevor ein Walkthrough durchgeführt werden kann, müssen einige Vorbereitungen getätigt werden. Es empfiehlt sich vorab einen Zeitplan mit den Themen des Pflichtenheftes zu erstellen, da im Normalfall die Teilnehmer nicht zu allen Themen anwesend sein werden. Weiter müssen vorgängig die folgenden Rollen definiert werden:

  • Reviewer: Projektmitglieder und Anspruchsgruppen (Stakeholder) aus den jeweiligen Fachbereichen, die die Anforderungen im Pflichtenheft auf Qualitätsmängel hin untersuchen.
  • Vorleser/Autor: Der Autor stellt den Reviewern die zu untersuchenden Anforderungen schrittweise vor.
  • Moderator: Der Moderator leitet die Diskussionen und versucht Entscheidungen herbeizuführen. Er ist verantwortlich für die Einhaltung des Zeitplans.
  • Protokollant: Er dokumentiert die identifizierten Qualitätsmängel in dem Protokoll.

Sobald der Zeitplan und die Rollen definiert sind, kann die Einladung versendet werden. Instruieren Sie die einzelnen Teilnehmer und machen Sie sie mit ihren Rollen vertraut. Versenden Sie das Pflichtenheft vorab, damit sich die Teilnehmer in ihr Themengebiet einlesen können. Verlangen Sie von den Teilnehmern, dass sie vorgängig Notizen erstellen.

Durchführung und Prüfung

Wie der Name bereits sagt, wird das Pflichtenheft von A bis Z „durchlaufen“. Das Pflichtenheft wird vom Autor vorgelesen. Nach jedem Kapitel (je nach Umfang auch Unterkapitel) bringen die Reviewer ihre Änderungswünsche an. Der Moderator versucht Meinungsverschiedenheiten aufzulösen. Damit der Zeitplan eingehalten werden kann, sollten die Diskussionen jedoch in Rahmen gehalten werden. Änderungen, Ergänzungen sowie offene Fragen und ungelöste Konflikte werden protokolliert. Das Pflichtenheft wird grundsätzlich auf die folgenden Punkte geprüft:

  • Prüfung der Qualitätsaspekte bezüglich des Inhaltes:
    • Es wurden alle relevanten Anforderungen im erforderlichen Detaillierungsgrad dokumentiert
    • Die Anforderungen spiegeln die Bedürfnisse der Fachabteilungen und Anspruchsgruppen wider
    • Die Anforderungen sind überprüfbar
    • Die Anforderungen sind notwendig
    • Die Anforderungen stehen in keinem Widerspruch zueinander
  • Prüfung der Qualitätsaspekte bezüglich der Dokumentation:
    • Die Anforderungen sind verständlich formuliert
    • Alle relevanten Informationen sind dokumentiert
    • Die Anforderungen sind an der richtigen Stelle im Dokument notiert
    • Die Anforderungen sind in dem gegebenen Kontext verständlich
    • Die Dokumentation lässt eine eindeutige Interpretation der Anforderung zu

Je nach Erfahrung der Teilnehmer empfiehlt es sich, die Prüfkriterien auf das wesentliche zu beschränken. Aus meiner Sicht können die wichtigsten Kriterien mit den folgenden Punkten zusammengefasst und vereinfacht werden (weniger ist oftmals mehr):

  • Sind die relevanten Anforderungen dokumentiert, die Ihre Fachabteilung benötigt?
  • Sind die dokumentierten Anforderungen für meine Fachabteilung notwendig?
  • Sind die Anforderungen für Aussenstehende verständlich formuliert?

Nachbearbeitung Pflichtenheft

Nach dem Walkthrough wird das Protokoll den Teilnehmern versendet. Bestehende Konflikte müssen Schritt für Schritt aufgelöst werden. Sobald das Protokoll durch die Teilnehmer genehmigt, sowie die Konflikte aufgelöst wurden, kann das Pflichtenheft durch das Projektteam überarbeitet werden. Nun existiert ein Pflichtenheft, welches eine bessere Qualität aufweist, sowie von den Fachabteilungen und Anspruchsgruppen wesentlich besser akzeptiert wird.

 

 

 

 

 

 

Veröffentlicht am 1. Mai 2015

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